Coordination des services

Une page d’aide du site Indico.UN présente les différentes étapes de l’ouverture d’un compte. Une fois votre compte créé, veuillez contacter l’équipe d’Indico.UN pour qu’elle vous attribue un rôle (gestionnaire de catégorie ou gestionnaire de conférence).

Pour savoir comment enregistrer leur événement dans Indico.UN, les organisateurs de réunions sont invités à se rendre sur la page d’aide « Créer un événement » du site Indico.UN, sur laquelle ils trouveront des instructions étape par étape.

Oui, il existe plusieurs rôles dans Indico.UN, et le rôle qui vous est attribué détermine les actions que vous pouvez effectuer. Une vue d’ensemble des différents rôles est présentée sur la page d’aide d’Indico.UN intitulée « Vue d’ensemble des rôles de gestion ».

L’équipe d’aide d’Indico.UN a mis en ligne un guide par étapes pour l’inscription des participants. Veuillez donner le lien conduisant à cette page aux personnes qui souhaitent participer à votre événement.

Oui, nous pouvons fournir un exposé expliquant le fonctionnement du système et ses fonctionnalités. Nous pouvons également faire une démonstration du système aux entités intéressées. N’hésitez pas à nous contacter.

Les participants à une conférence qui se sont inscrits sur Indico.UN peuvent entrer dans le Palais des Nations par le Portail de Prégny, où un badge leur est remis. La porte 40 et les portes du bâtiment Tempus s’ouvrent en permanence sans badge spécial (contrairement à d’autres portes de différents bâtiments).

Le module analytique d’Indico.UN peut fournir des statistiques sur un événement donné, sur une sous-catégorie définie (par exemple, un lieu en particulier ou une série d’événements) ou sur une entité, en fonction des autorisations qu’a l’utilisateur dans le système.

Les principaux indicateurs mesurés sont le nombre d’événements, le nombre de participants approuvés, le nombre de badges imprimés et le nombre de participants enregistrés par client ou sous-client, par événement et par série d’événements. Des filtres et des vues par période et par lieu sont également disponibles.

Un(e) utilisateur/trice d’Indico.UN peut se voir attribuer un rôle de rapporteur/teuse pour accéder au module analytique. L’accès à ce module peut se faire par le lien qui figure dans l’interface d’Indico.UN. Prière de consulter les fiches d’aide sur le module analytique ou de contacter l’équipe d’assistance aux utilisateurs pour en savoir plus sur comment accéder à l’espace de travail du module analytique et comment attribuer un rôle de rapporteur à un utilisateur d’Indico.UN.

Oui, Indico.UN peut être utilisé par des organes de l’ONU, des institutions spécialisées des Nations Unies, des organisations non liées à l’ONU et des entités privées dans le monde entier.

Les organisateurs d’une réunion doivent trouver un lieu pour leur événement, consulter les services responsables de la sécurité et se procurer tout service connexe en dehors d’Indico.UN. En revanche, ils peuvent tirer parti des fonctions de gestion des conférences et des participants d’Indico.UN pour créer la page de l’événement, configurer et personnaliser les paramètres d’inscription et le calendrier, planifier l’envoi de notifications par courriel aux participants, configurer les rôles liés à la sécurité, gérer les inscriptions et envoyer des notifications par courriel, et procéder à des activités liées à la gestion de la sécurité, à l’impression des badges et à l’enregistrement.

Indico.UN est intégré à d’autres systèmes de gestion des conférences du Secrétariat de l’ONU qui peuvent être utilisés pour la réservation de salles ou l’obtention de transcriptions ou de services de sécurité. Les fonctions correspondantes ne sont alors disponibles que pour certains lieux de conférence de l’ONU. Pour plus de détails, veuillez consulter l’équipe d’assistance d’Indico.UN.

Les participants peuvent tester leur connexion une heure avant le début de la réunion. Il importe surtout que les intervenants, c’est-à-dire toutes les personnes qui doivent prendre la parole, procèdent à ce test. Pour les séances du matin (10 h-13 h), les tests commencent à 9 heures ; pour les séances de l’après-midi (15 h-18 h), à 14 heures. Les personnes qui n’interviennent que l’après-midi doivent faire les tests à partir de 14 heures.

Si la disposition des salles de conférence ne peut être modifiée, les décorations et les arrangements floraux sont autorisés, pour autant que les règles de sécurité soient respectées. Les compositions florales doivent être commandées séparément ; elles ne peuvent pas être fournies par les services de l’ONU Genève. Il est interdit d’accrocher quoi que ce soit sur les murs des salles de conférence. Pour présenter des affiches, il convient de demander des parois indépendantes. Veuillez faire part de vos besoins à la Section de la gestion des réunions.

Les organisateurs de conférences peuvent utiliser librement les porte-cartes qui figurent sur les portes, à condition de ne rien fixer de manière permanente.

Les tableaux à feuilles mobiles peuvent être demandés dans gMeets au moment de la demande de salle de réunion. Les organisateurs de conférences peuvent également contacter directement le service compétent, par exemple pour savoir si des tableaux sont disponibles en nombre suffisant : unog-nameplates.conferencerequest@un.org.

Pour demander un drapeau pour une réunion, veuillez écrire à ineed-unog-css-flags@un.org.

Veuillez prendre contact avec M. Etienne Martinet des Services centraux d’appui (Section de la gestion des installations) (téléphone : +41 22 917 2997, courriel : etienne.martinet@un.org).

En principe, la consommation de nourriture et de boissons autres que l’eau dans les salles de conférence est strictement interdite. Pour que de l’eau soit fournie aux orateurs, contacter le traiteur officiel, Eldora (téléphone : +41 22 917 5619, courriel : onu@eldora.ch).

Les places sont attribuées conformément à la demande du secrétariat organisateur et au protocole de l’ONU. Le placement sur l’estrade et les dispositions protocolaires doivent être conformes aux normes de l’ONU et aux règles et procédures de la réunion. La Section de la gestion des réunions et le Groupe du service des séances peuvent donner des conseils sur le protocole officiel en matière de placement.

Les conférences de presse organisées dans la salle de presse par des entités des Nations Unies sont filmées par le Service télévisuel de l’ONU (UNTV) et la vidéo correspondante est publiée à l’adresse www.unognewsroom.org.

Par ailleurs, la Section de l’impression propose à ses clients des services photo et vidéo, notamment la prise de photos, le tournage de vidéos, l’édition de photos et de vidéos, le sous-titrage et la réalisation d’animations. Elle ne propose toutefois pas de filmer ou de diffuser en continu des conférences entières.

Si vous organisez une conférence de presse officielle ouverte à tous les représentants d’organes d’information accrédités, en coordination avec le Service d’information des Nations Unies, ce dernier mettra à votre disposition une salle de presse ou un emplacement délimité au Palais des Nations. Vous pourrez y tenir des interviews après la conférence de presse.

Si vous souhaitez organiser une réunion d’information avec un groupe restreint de journalistes ou de représentants d’organes d’information, vous devez réserver une salle auprès de la Division de la gestion des conférences.

Le Service d’information envoie aux journalistes accrédités auprès de l’ONU Genève des annonces officielles des conférences de presse et des notes aux correspondants au sujet des manifestations et activités organisées par l’ONU.

Les organismes des Nations Unies et les États Membres doivent contacter eux-mêmes les médias.

Le Service de l’information n’organise pas de conférences de presse entièrement en ligne.

Il facilite l’organisation de conférences de presse hybrides (à l’aide de Zoom) uniquement si celles-ci sont parrainées et animées par une entité des Nations Unies. Les journalistes et les orateurs peuvent y participer en ligne, mais l’animateur doit être présent physiquement dans la salle de presse au Palais des Nations.

Les conférences de presse parrainées par des États Membres doivent se tenir en présentiel.

Les organes d’information accrédités peuvent diffuser des événements en direct depuis le Palais des Nations en utilisant leur propre matériel. Pour les grands événements d’information, ils peuvent se connecter au canal de diffusion en direct d’UNTV. Les reportages en direct face à la caméra ne sont pas autorisés pendant les conférences de presse et les rencontres avec la presse, ni dans les espaces de réunion lorsqu’un événement est en cours. Aucun enregistrement et aucune diffusion en direct ne sont autorisés dans les espaces réservés pour les pauses-café et les repas.

Les organismes des Nations Unies et les États Membres peuvent organiser des conférences de presse au Palais des Nations. Si vous souhaitez organiser une conférence de presse, vous pouvez contacter, au Service de l’information, Solange Behoteguy Cortes et Elisa Landozzi, qui vous accompagneront dans les différentes démarches.

Les États Membres et les entités des Nations Unies peuvent amener leur propre photographe ou cameraman pour immortaliser leur conférence de presse ou leur participation à une manifestation ou une conférence officielles de l’ONU. Les cameramen et photographes officiels doivent être accrédités comme membres de la délégation officielle ou comme organisateurs de l’événement, et non comme journalistes étant donné qu’ils ne représentent pas un organe d’information.

Non. Le Service d’information communique la liste des journalistes accrédités auprès de l’ONU Genève uniquement aux porte-paroles des entités des Nations Unies basées à Genève, conformément aux directives sur la protection des données.

Les États Membres et les ONG qui souhaitent envoyer du contenu aux journalistes accrédités au Palais des Nations peuvent contacter l’Association des correspondants accrédités auprès des Nations Unies, qui pourra éventuellement distribuer ce contenu à ses membres. L’Association peut être contactée à l’adresse acanu.secretary@acanu.ch.

Lorsque vous contacterez la Section de la gestion des réunions en vue de soumettre une demande, informez-la de tout ce dont vous avez besoin. Elle vous conseillera et vous guidera pour la suite.

Vous pouvez réserver une visite en ligne. Comme les places sont limitées, nous vous recommandons de réserver suffisamment à l’avance.

Le document intitulé « Règles à appliquer pour assurer le contrôle et la limitation de la documentation » (ST/AI/189/Add.3/Rev.2) définit les documents et les publications. « Un document est un texte soumis pour examen à un organe principal ou subsidiaire de l’Organisation des Nations Unies, et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites à l’ordre du jour de l’organe concerné ». Les documents de l’Organisation des Nations Unies sont publiés pour un organe intergouvernemental ou sous son autorité, avec une cote de document de l’ONU. En font partie les Documents officiels et les comptes rendus de séance des organes de l’Organisation et des conférences des Nations Unies. La désignation des auteurs dans les documents de l’Organisation est effectuée conformément aux règles et pratiques établies sous l’autorité du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences. Les documents publiés par l’ONU portent normalement, outre un titre correspondant à l’objet ou au point de l’ordre du jour, un sous-titre indiquant l’entité ou le fonctionnaire chargé de la présentation du document. Lorsqu’il s’agit d’un document établi par un organe qui n’a pas d’ordre du jour de session, ce renseignement peut figurer dans le titre principal.

« L’expression “publication des Nations Unies” s’entend de tout document écrit publié par l’Organisation des Nations Unies à l’intention du public ». Ces publications comprennent des études et rapports importants, des monographies, des ouvrages publiés sous la direction de l’Organisation, des recueils de statistiques, des actes de conférence, des revues, des publications périodiques telles que des annuaires, le Recueil des Traités des Nations Unies et d’autres publications dans le domaine du droit international. Les publications des Nations Unies sont généralement publiées soit comme suite à un mandat confié par un organe délibérant, soit à la demande d’un organe intergouvernemental. Certaines sont distribuées gratuitement, d’autres sont payantes. Celles qui sont mises en vente se voient attribuer un numéro international normalisé du livre (ISBN ou eISBN) ou, dans le cas des publications périodiques ou en série, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN ou eISSN). Elles peuvent être imprimées ou publiées sous forme électronique, notamment sous forme d’application pour appareils mobiles ou sous toute autre forme ou sur tout autre support, selon l’évolution des techniques.

Si l’auteur/autrice sait à l’avance qu’un document sera soumis tardivement, il/elle peut contacter la Section de la gestion des documents (DMS) et négocier une inscription tardive dans le système de créneaux. Si la soumission tardive n’est pas anticipée, le document est traité en fonction des capacités et aucun engagement n’est pris concernant la date de publication. Si le document relève du système de créneaux, il est tenu compte de ce retard dans le taux de respect des délais de soumission du département auteur.

Si une erreur est signalée alors qu’un document est encore en cours de traitement, la correction peut être apportée. Un nouveau fichier original final doit être soumis à la Section de la gestion des documents. Si l’erreur est signalée alors que le document a déjà été publié, il est nécessaire d’apporter une correction officielle en publiant un rectificatif ou en procédant à une révision.

Avant la réunion, remettez une copie de tout texte écrit au personnel du secrétariat pour que les rédacteurs de comptes rendus analytiques et les interprètes puissent suivre votre déclaration sur papier. Lorsque vous citez un document officiel de l’ONU, référez-vous aux numéros de paragraphe, et non aux numéros de page : les numéros de page varient souvent d’une version linguistique à une autre tandis que les numéros de paragraphe restent les mêmes. Mentionnez le numéro du paragraphe avant de le citer, pas après. Ne parlez pas trop vite pour que les rédacteurs de comptes rendus analytiques et les interprètes - ainsi que les autres membres du public - puissent suivre vos arguments. Si vous estimez qu’un élément ou une citation en particulier doivent figurer dans le compte rendu analytique, faites-le savoir.

Les rectifications doivent être rédigées dans une des langues de travail. Elles doivent être présentées dans un mémorandum et incorporées à un exemplaire du compte rendu. 
Elles doivent être envoyées à l’adresse dms-dcm@un.org une semaine au plus tard à compter de la date du compte rendu.

Toute demande de rectification donnera lieu à une vérification de l’enregistrement sonore de la réunion. Les rectifications apportées aux comptes rendus des séances publiques d’un même comité seront groupées dans un rectificatif unique qui sera publié peu après la session.

Les comptes rendus analytiques sont publiés sur le site Web du comité concerné, sous la rubrique de la session correspondante, dès qu’ils sont disponibles. Ils sont aussi chargés dans le Système de diffusion électronique des documents de l’ONU (ODS).

Il existe trois types d’interprétation de conférence : simultanée, consécutive et chuchotée. Lors d’une interprétation simultanée, les interprètes, installés dans une cabine insonorisée et équipés d’écouteurs et de micros, interprètent en continu les paroles d’un orateur à l’intention des participants à la réunion qui sont munis d’écouteurs. Lors d’une interprétation consécutive, parfois utilisée, l’interprète est assis(e) à la table de conférence et prend des notes avant de reproduire oralement le discours dans une autre langue. Lors d’une interprétation chuchotée, parfois utilisée dans certains contextes tels que les missions sur le terrain, les conférences de presse et les réunions bilatérales privées de haut niveau, l’interprète, équipé(e) ou non de matériel portatif, restitue les paroles d’un orateur en simultané, en chuchotant, pour un public restreint. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web consacrée aux services linguistiques.

En général, l’interprétation des conférences et des réunions organisées à l’ONU Genève est assurée dans les six langues de l’ONU. Si vous souhaitez des services d’interprétation spéciaux, discutez-en avec votre interlocuteur de la Section de la gestion des réunions lors de la réservation de la salle.

Des services d’interprétation et d’autres services peuvent être fournis sur demande, moyennant remboursement des coûts, au moyen de ressources extrabudgétaires. La Section de la gestion des réunions à l’ONU Genève doit vérifier la disponibilité des services demandés et établir une estimation des coûts, laquelle doit être acceptée en temps voulu par le client pour garantir la disponibilité et, en définitive, la fourniture des services demandés. Les prestataires de services ne peuvent prendre les dispositions nécessaires qu’une fois l’estimation des coûts acceptée, et une acceptation tardive peut donc entraîner la non-disponibilité des services demandés.

En règle générale, les services d’impression, de conception visuelle et de mise en page et les services Web et multimédias sont fournis aux organisations internationales basées à Genève ; ils peuvent également être demandés par des organisations internationales basées dans d’autres lieux d’affectation.

De plus, les organisateurs de conférences et les missions diplomatiques basées à Genève peuvent bénéficier de ces services dans le cadre des services de conférence. Ils peuvent les demander en écrivant à la Section de l’impression de l’ONU Genève à l’adresse genevapublishing@un.org.

L’ONU Genève fournit des services tels que le développement de microsites, l’affichage interactif d’informations sur des écrans de télévision, la prise de photographies, l’enregistrement de vidéos, la capture d’images par drones et l’impression 3D de modules établis. Les microsites servent généralement à promouvoir les publications importantes de clients.

Oui, l’ONU Genève peut imprimer toutes sortes de documents d’information et de supports promotionnels pour aider ses clients, notamment des banderoles, des brochures, des prospectus, des cartes postales, des affiches de petite ou de grande taille, des enrouleurs, des autocollants, des calendriers et des marque-pages.

Oui, la Section de l’impression peut imprimer des publications en grande et en petite quantité. Les publications en petite quantité peuvent être imprimées dans un court délai, c’est-à-dire en une à deux semaines. N’hésitez pas à écrire à l’adresse genevapublishing@un.org pour obtenir des conseils.

Les produits imprimés par le Service des conférences de l’ONU Genève peuvent être expédiés dans Genève ou même ailleurs, sur demande. Ce service peut être demandé lors de la demande d’impression et est soumis au principe du recouvrement des coûts. Pour plus d’informations, veuillez nous contacter à l’adresse distribution@un.org.

Les publications et autres supports promotionnels peuvent être imprimés sur place selon le principe du recouvrement des coûts. Pour envoyer des documents à l’ONU Genève, veuillez prendre contact avec la Section de la gestion des réunions ou l’équipe chargée de la distribution. Veuillez également nous contacter pour convenir des délais d’expédition et de l’adresse de destination.

Veuillez contacter genevapublishing@un.org pour obtenir un devis d’impression. Les personnes qui gèrent cette adresse vous dirigeront vers leurs collègues du Groupe de la conception visuelle et du multimédia afin qu’ils examinent vos besoins et vos exigences avant d’établir un devis.

Oui. Toute demande doit être soumise à l’accord officiel de l’administration et des services de sécurité. Les services de restauration doivent être fournis par le traiteur officiel de l’ONU Genève.

Non. Conformément aux règles de l’ONU Genève relatives à l’organisation de réceptions, le traiteur officiel est la seule entité autorisée à fournir des services de restauration, notamment pour des raisons de sécurité sanitaire des aliments et d’accès aux locaux.

Oui. À titre exceptionnel, des spécialités culinaires peuvent compléter l’offre du traiteur de l’ONU Genève, avec l’accord de celui-ci. Dans ce cas, les plats doivent être préparés, transportés et entreposés dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité sanitaire des aliments.

Non. Conformément aux règles de l’ONU Genève relatives à l’organisation de réceptions, le traiteur officiel est la seule entité autorisée à fournir des services de restauration, notamment pour des raisons de sécurité sanitaire des aliments et d’accès aux locaux. Pour les réceptions organisées en marge d’événements culturels (vernissages, concerts, etc.), les missions permanentes ou les entités autorisées qui souhaitent servir des spécialités culinaires non proposées par le traiteur officiel pourront, sous réserve de l’approbation de l’Administration, faire appel à leur propre traiteur, mais en aucun cas à une société privée.

Non, cela n’est pas permis. Conformément aux règles de l’ONU Genève relatives à l’organisation de réceptions, le traiteur officiel est la seule entité autorisée à fournir des services de restauration, notamment pour des raisons de sécurité sanitaire des aliments et d’accès aux locaux.

Oui. À titre exceptionnel, des spécialités culinaires peuvent compléter l’offre du traiteur de l’ONU Genève, avec l’accord de celui-ci. Dans ce cas, les plats doivent être préparés, transportés et entreposés dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité sanitaire des aliments.

Non, cela n’est pas permis. Conformément aux règles de l’ONU Genève relatives à l’organisation de réceptions, le traiteur officiel est la seule entité autorisée à fournir des services de restauration, notamment pour des raisons de sécurité sanitaire des aliments et d’accès aux locaux. Pour les réceptions organisées en marge d’événements culturels (vernissages, concerts, etc.), les missions permanentes ou les entités autorisées qui souhaitent servir des spécialités culinaires non proposées par le traiteur officiel pourront, sous réserve de l’approbation de l’Administration, faire appel à leur propre traiteur, mais en aucun cas à une société privée.

Lorsque les mesures générales d’accessibilité ne répondent pas à ses besoins, une personne devant participer à une conférence peut demander des aménagements raisonnables en s’adressant, via Indico.UN, au secrétariat organisateur. Celui-ci discute alors avec la Division de la gestion des conférences et le Service de la sécurité et de la sûreté des aménagements pouvant être apportés pour répondre à la demande. Pour chaque manifestation qu’ils organisent, les secrétariats doivent activer dans Indico.UN un bref questionnaire permettant aux participants d’indiquer, lors de leur inscription, les aménagements raisonnables dont ils ont besoin. Si ce questionnaire n’est pas activé, les participants peuvent faire part de leurs besoins dans la zone de texte libre.

Toutes les entrées situées à la porte 40 et toutes celles du bâtiment Tempus sont accessibles. Les portes d’entrée de toutes les salles de conférence devraient être adaptées aux fauteuils roulants. Pour de plus amples informations, consultez notre page sur l’accessibilité.

Les personnes à mobilité réduite qui ont besoin d’entrer dans l’enceinte de l’ONU en véhicule peuvent le faire savoir dans leur formulaire d’inscription sur Indico.UN. Le secrétariat de la réunion en informera le Service de la sécurité et de la sûreté de l’ONU Genève. Les personnes à mobilité réduite qui représentent une ONG peuvent aussi se faire déposer dans l’enceinte du Palais des Nations par un taxi officiel ou par un véhicule privé. Elles doivent écrire à l’adresse controlcenter.security-unog@un.org au moins 24 heures à l’avance pour donner des informations relatives au modèle et à la couleur du véhicule et communiquer, si elles les connaissent, le numéro d’immatriculation et le nom de la personne qui conduira.

L’installation d’une rampe doit être demandée à la Section de la gestion des réunions, qui en informera les déménageurs. Pour des raisons de sécurité, les personnes à mobilité réduite doivent être accompagnées lorsqu’elles utilisent la rampe.