Gestion des Conférences

Les enregistrements numériques de toutes les réunions publiques sont accessibles dans toutes les langues officielles sur un portail en ligne consacré aux enregistrements. On peut y faire des recherches par date et par mot clé. On peut ensuite sélectionner la langue de l’audio et un segment précis de la réunion. En sélectionnant « langue originale », on entend l’enregistrement de chaque intervention dans la langue que l’intervenant(e) a utilisée ; en sélectionnant l’une des langues, on entend l’interprétation. Seule l’intervention dans la langue originale constitue la version authentique des propos tenus. Rendez-vous sur la page Web pour accéder aux enregistrements des réunions. L’accès à la diffusion sur le Web en direct est disponible dans la langue originale de l’intervention, ainsi qu’en anglais (son provenant de la cabine d’interprétation). Veuillez également consulter la page de UN Web TV.

La Division de la gestion des conférences de l’Office des Nations Unies à Genève fournit des services essentiellement pour les conférences et réunions des organes de l’ONU, de ses commissions régionales et des programmes, fonds et institutions spécialisées des Nations Unies. Les ONG et les autres organisations dotées d’un statut spécial sont également autorisées à organiser des réunions au Palais des Nations.

Les traducteurs temporaires sont recrutés au moyen de tests qui durent généralement une demi-journée et peuvent être organisés dans de courts délais. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web consacrée aux carrières linguistiques.

Le recrutement des traducteurs permanents se fait exclusivement par concours. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web consacrée aux carrières linguistiques.

Les interprètes de conférence sont des professionnels des langues et de la communication qui, dans le cadre des réunions multilingues, s’emploient à restituer les messages d’une langue à l’autre, de manière naturelle et fluide, en adoptant l’élocution, le ton et la détermination des orateurs. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web consacrée aux services linguistiques.

Indico.UN est la référence mondiale en matière de gestion d’événements dans le système des Nations Unies. Il s’agit d’un logiciel en tant que service entièrement hébergé localement qui s’appuie sur la technologie libre de droits du CERN (INDICO) et qui permet de gérer les réunions sur site, virtuelles et hybrides. Il offre une solution complète qui permet à la fois d’informer les participants, de gérer leurs inscriptions, de planifier des événements et d’en faire la promotion, de contrôler les accès ou encore de solliciter les participants.

Les organisations et entités qui utilisent Indico.UN pour la première fois bénéficient d’une introduction présentée par l’équipe chargée de l’analyse décisionnelle et d’une formation délivrée par l’équipe d’assistance d’Indico.UN. Lors de ces premières réunions, les utilisateurs qui seront amenés à créer et à gérer des événements se voient attribuer les droits correspondants. Ces gestionnaires de catégorie pourront ensuite attribuer à leurs collègues le même rôle ou des rôles subsidiaires, comme gestionnaire de conférence, point focal ou, sous certaines conditions, responsable de la sécurité.

Indico.UN est intégré à d’autres systèmes de gestion des conférences du Secrétariat de l’ONU qui peuvent être utilisés pour la réservation de salles ou l’obtention de transcriptions ou de services de sécurité. Les fonctions correspondantes ne sont alors disponibles que pour certains lieux de conférence de l’ONU. Le système est également intégré à Zoom, ce qui en fait une solution fiable pour les événements hybrides et virtuels. En outre, il comprend des tableaux de bord intégrés qui permettent aux organisations d’obtenir des informations précieuses sur la participation aux événements.

Indico.UN est actuellement utilisé par des organisations du système des Nations Unies et par d’autres organisations internationales. Toute entité extérieure au Secrétariat de l’ONU doit conclure un accord de niveau de service.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Indico.UN, nous vous invitons à nous contacter. Nous vous fournirons un exposé expliquant le fonctionnement du système et ses fonctionnalités. Nous pouvons également faire une démonstration du système aux entités intéressées. N’hésitez pas à prendre contact avec nous.

Certainement. Veuillez nous indiquer par courriel le nombre d’événements et de participants que vous prévoyez chaque année et nous vous ferons parvenir une estimation.

Oui, Indico.UN peut être utilisé par des organes de l’ONU, de fonds, programmes et institutions spécialisées des Nations Unies, des organisations non liées à l’ONU et des entités privées dans le monde entier.

Les organisateurs d’une réunion doivent trouver un lieu pour leur événement, consulter les services responsables de la sécurité et se procurer tout service connexe en dehors d’Indico.UN. En revanche, ils peuvent tirer parti des fonctions de gestion des conférences et des participants d’Indico.UN pour créer la page de l’événement, configurer et personnaliser les paramètres d’inscription et le calendrier, planifier l’envoi de notifications par courriel aux participants, configurer les rôles liés à la sécurité, gérer les inscriptions et envoyer des notifications par courriel, et procéder à des activités liées à la gestion de la sécurité, à l’impression des badges et à l’enregistrement.

Indico.UN est intégré à d’autres systèmes de gestion des conférences du Secrétariat de l’ONU qui peuvent être utilisés pour la réservation de salles ou l’obtention de transcriptions ou de services de sécurité. Les fonctions correspondantes ne sont alors disponibles que pour certains lieux de conférence de l’ONU. Pour plus de détails, veuillez consulter l’équipe d’assistance d’Indico.UN.

L’expression « publication des Nations Unies » s’entend de tout document écrit qui est publié par l’ONU ou pour son compte à l’intention d’un certain public extérieur à l’Organisation. Ces publications comprennent des études et rapports importants, des monographies, des ouvrages publiés sous la direction de l’Organisation, des recueils de statistiques, des actes de conférence, des revues, des publications périodiques telles que des annuaires, le Recueil des Traités des Nations Unies et d’autres publications dans le domaine du droit international.

Les publications des Nations Unies sont généralement publiées soit comme suite à un mandat confié par un organe délibérant, soit à la demande d’un organe intergouvernemental, et nécessitent une autorisation et une certification des fonds (pour celles financées au moyen de fonds extrabudgétaires). Certaines sont distribuées gratuitement, d’autres sont payantes. Celles qui sont mises en vente se voient attribuer un numéro international normalisé du livre (ISBN ou eISBN) ou, dans le cas des publications périodiques ou en série, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN ou eISSN). Elles peuvent être imprimées ou publiées sous forme électronique, notamment sous forme d’application pour appareils mobiles ou sous toute autre forme ou sur tout autre support, selon l’évolution des techniques.

Après avoir été approuvée par le Comité des publications, toute publication proposée est inscrite au programme de publication.

Un document est considéré comme une publication s’il est prévu d’en distribuer, dans la langue originale, au moins 500 exemplaires (tous formats confondus) et, pour une édition traduite, au moins 1 000 exemplaires (tous formats confondus).

Si le contenu mérite d’être publié, mais que le public visé est trop limité pour justifier le coût d’une publication, ou que l’on ne dispose pas de fonds, le texte peut paraître comme document de travail. Il est alors mis en forme par le département auteur, avec une mise en page minimale et sans couverture (seulement une page de titre en noir et blanc). Un document de travail est uniquement diffusé au format numérique, dans la langue originale, sur le site Web du département auteur. Il porte une indication relative au droit d’auteur de l’ONU et la mention « document de travail ».

Aux fins du renforcement de l’efficacité et de l’efficience des activités de publication prescrites à l’ONU par les organes intergouvernementaux, le Secrétaire général a promulgué la circulaire ST/SGB/2012/2 portant création du Comité des publications. Le Comité des publications a pour objet de fixer les normes et politiques du Secrétariat (y compris les bureaux hors Siège et les commissions régionales) en matière de publications, afin que :

• Les publications des Nations Unies continuent d’être une source d’information utile, de haute qualité et d’actualité pour les États Membres, les décideurs, les praticiens, les universitaires et le public en général ;
• Les activités et pratiques de l’Organisation soient conformes à ses objectifs et priorités généraux en ce qui concerne la pertinence, l’intérêt commercial, la diffusion, la production, le caractère économique et la conservation des publications.

Le rôle du Comité des publications est de fixer les politiques régissant l’élaboration, la production, la distribution et la vente des documents, ainsi que de coordonner la planification des programmes de publication et d’en superviser l’exécution.

Seules les publications inscrites au programme sont prioritaires et seront traitées - c’est-à-dire traduites dans toutes les langues prévues dans le mandat et imprimées - sans frais pour le département auteur. Une fois qu’une publication est inscrite au programme, aucune modification ne peut y être apportée sans l’autorisation du Comité des publications. Tout département auteur qui a besoin d’ajouter un titre ou d’apporter une modification à un élément inscrit au programme de publication, par exemple pour donner suite à un nouveau mandat confié par un organe intergouvernemental, doit soumettre une demande détaillée au secrétariat du Comité des publications pour approbation.

Un « programme de publication » comprend l’ensemble des documents qu’un département auteur prévoit de publier au cours d’une année ou d’un exercice biennal, généralement en application d’un mandat prescrit par un organe délibérant ou d’un autre type de demande provenant d’un organe intergouvernemental ou d’un organe d’experts. Toutes les publications des Nations Unies doivent figurer dans un programme de publication. Les services organiques doivent donc suivre précisément les directives et les politiques qui s’appliquent à ces programmes (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

Les documents d’information et les textes promotionnels - brochures, tracts, lettres d’information, affiches, calendriers, catalogues, ainsi que les communiqués de presse - ne s’inscrivent pas dans le programme de publication, de même que les documents des Nations Unies. Sont également exclus les textes tels que les documents préparatoires, les documents de travail et les documents de séance présentant un rappel du contexte ou des renseignements techniques pour une réunion ou un séminaire.

Conformément aux paragraphes 2.3, 2.4 et 2.5 de la section 2 de la circulaire ST/SGB/2012/2, le Comité des publications écrit chaque année vers le mois de novembre à tous les départements auteurs du Secrétariat, y compris les commissions régionales, pour leur transmettre ses instructions concernant l’élaboration des programmes de publication de l’année suivante. Dans son mémorandum intérieur, il invite tous les départements auteurs à soumettre leur proposition de programme de publication dans le module de publication de gDoc 2.0.

Toutes les publications doivent être enregistrées dans gDoc pour être traitées. Toute publication qui n’est pas enregistrée dans gDoc n’est pas considérée comme une publication officielle de l’ONU et ne doit pas porter l’emblème des Nations Unies.

La production des publications n’a pas la priorité sur celle des documents officiels destinés aux organes délibérants. Par conséquent, toute publication doit être soumise suffisamment à l’avance pour pouvoir être achevée en temps utile, compte étant tenu de sa taille et de sa complexité. Les délais de production ne peuvent pas être estimés avec précision tant que tous les éléments d’une publication n’ont pas été fournis.

À titre indicatif, le traitement d’une publication, si celle-ci est soumise dans un fichier prêt à l’impression, prend au moins dix semaines. Lorsque la publication doit être traduite, il faut ajouter au délai susmentionné le temps nécessaire à la traduction et à la composition. Il est donc recommandé de négocier avec DMS un calendrier particulier pour chaque publication.

À la fin de chaque année, les publications correspondant aux éléments du programme de publication de l’année en question doivent avoir été soumises dans gDoc pour traitement. Chaque année, DMS communique une date limite aux coordonnateurs de chaque secrétariat. Après cette date, les demandes de traduction et d’impression ne seront plus acceptées. Des exceptions peuvent s’appliquer uniquement dans les cas où les coûts ont été pré-enregistrés dans Umoja et après consultation de DMS.

Les départements auteurs sont tenus de respecter les délais fixés dans les prévisions car le travail est planifié en conséquence.

Les titres et les versions linguistiques obsolètes qui sont en attente de traduction depuis plus de deux ans sont supprimés.

L’emblème doit figurer en bas de la page de couverture de toute publication des Nations Unies, à côté ou au-dessus de la mention « Nations Unies ». Il ne peut être utilisé à côté de l’emblème d’une organisation extérieure au système des Nations Unies qu’avec l’autorisation expresse du Secrétaire général.

Lorsque l’emblème des Nations Unies apparaît en même temps que celui d’une autre entité du système des Nations Unies, chacun des emblèmes doit être accompagné du nom de l’organisation à laquelle il se rapporte.

L’emblème des Nations Unies ne peut être utilisé avec l’insigne d’un gouvernement qu’avec l’autorisation expresse du Comité des publications. Pour plus de détails, veuillez consulter le document ST/AI/189/Add.21.