Координация услуг

Перечень действий по созданию учетной записи приведен на соответствующей странице раздела «Help» (Помощь) сайта Indico.UN. После создания учетной записи необходимо связаться с командой Indico.UN, которая назначит вам роль (линейный руководитель или руководитель конференционных служб).

На странице «Create an event» (Создать мероприятие) в разделе «Help» (Помощь) сайта Indico.UN приводятся пошаговые инструкции по регистрации мероприятия в системе Indico.UN для организаторов мероприятий.

Да, в Indico.UN предусмотрено несколько ролей, которыми определяется перечень доступных для вас действий. Обзор ролей приведен на странице «Managerial Roles Overview» (Обзор руководящих ролей) в разделе «Help» (Помощь) сайта Indico.UN.

Команда Indico.UN предоставляет пошаговое онлайновое руководство по регистрации участников. Вы можете отправить ссылку на руководство участникам мероприятия.

Да, мы можем выслать презентацию с описанием работы и функций системы. Мы также можем провести для заинтересованных организаций демонстрацию системы. Пожалуйста, свяжитесь с нами.

Участники конференции, прошедшие регистрацию в системе Indico.UN, могут войти во Дворец Наций через въезд со стороны Прени (Pregny Gate), где им выдадут пропуск. Вход 40 и двери в здание Tempus всегда открыты, для прохода не требуется пропуск с кодом (в отличие от некоторых других входов в другие здания).

Аналитический модуль платформы Indico.UN предоставляет пользователям статистические данные о конкретном мероприятии, конкретных подкатегориях (например, о выбранном месте или цикле мероприятий) или об их организации, в зависимости от прав пользователя в системе.

Ключевыми показателями являются количество мероприятий, число утвержденных участников, количество напечатанных пропусков и число зарегистрированных участников по каждому клиенту, субклиенту, мероприятию и циклу мероприятий. Также доступны фильтры и просмотр в разбивке по периодам и местоположению.

Для доступа к аналитическому модулю пользователям Indico.UN может быть присвоена роль составителей докладов. Составители докладов могут получить доступ к модулю по ссылке, доступной в интерфейсе Indico.UN. С дополнительной информацией о порядке получения доступа к рабочей области аналитического модуля и присвоения пользователям роли составителя докладов на платформе Indico.UN можно ознакомиться в справочных файлах аналитического модуля либо связавшись со службой поддержки пользователей.

Да, платформа Indico.UN обслуживает органы Секретариата ООН, специализированные учреждения ООН, а также организации, не входящие в систему ООН, и частные структуры по всему миру.

Организаторам заседаний необходимо зарезервировать место проведения, проконсультироваться с лицами, ответственными за безопасность, и договориться о предоставлении любых других сопутствующих услуг вне платформы Indico.UN. Вместе с тем они могут использовать функции платформы Indico.UN, относящиеся к управлению конференциями и регистрации участников, для создания страницы мероприятия, подготовки/настройки регистрации и расписания, настройки рассылки участникам уведомлений по электронной почте, настройки ролей, связанных с безопасностью, управления регистрацией и отправки уведомлений о ней по электронной почте, выполнения действий по управлению безопасностью, распечатки пропусков и проверки на входе.

Платформа Indico.UN объединена с другими системами конференционного управления Секретариата ООН, позволяющими бронировать залы заседаний, вести стенограммы или пользоваться услугами охраны. Соответствующие функции доступны только для определенных мест проведения конференций ООН. За подробной информацией обратитесь в службу поддержки Indico.UN.

Участники могут проверить подключение за час до начала заседания. Основное внимание уделяется выступающим на сессии, т. е. всем, кто, согласно имеющейся информации, будет брать слово. Для утренних сессий, которые проходят с 10.00 до 13.00, проверка начинается в 9.00. Для дневных сессий, которые проходят с 15.00 до 18.00, проверка начинается в 14:00. Ораторам, которые будут выступать только на дневной сессии, следует выполнять проверку начиная с 14:00.

Хотя планировку залов заседаний менять запрещено, украшения и цветочные композиции допускаются при условии соблюдения соответствующих правил охраны и безопасности. Цветочные композиции заказываются отдельно и не предоставляются структурами ООН в Женеве. Вешать что-либо на стены залов заседаний запрещено. Для размещения плакатов можно заказать специальные стенды. Потребности в оборудовании просьба обсудить с Секцией организационного обеспечения заседаний.

Если на дверях отсутствуют стационарные обозначения, организаторы конференций могут воспользоваться специальными держателями для карточек.

Флипчарты можно запросить через систему gMeets в момент подачи заявки на бронирование зала заседаний. Кроме того, организаторы конференций могут напрямую связаться с компетентной службой, в частности чтобы узнать, достаточно ли в наличии флипчартов: unog-nameplates.conferencerequest@un.org.

Для заказа флага на мероприятие просьба написать по адресу ineed-unog-css-flags@un.org.

Свяжитесь со Службами централизованного вспомогательного обслуживания/Секцией эксплуатации зданий и помещений, контактное лицо: г-н Этьен Мартине (тел.: +41 22 917 2997, эл. адрес: etienne.martinet@un.org).

Правилами строго запрещается пронос в залы заседаний еды и напитков, помимо воды. Воду для докладчиков можно заказать у официального организатора общественного питания — компании «Эльдора» (телефон: +41 22 917 5619, электронная почта: onu@eldora.ch).

Порядок рассадки определяется по запросу секретариата подразделения-организатора и в соответствии с Протоколом ООН. Структура президиума и протокольные мероприятия должны соответствовать стандартам, правилам и процедурам Организации Объединенных Наций, установленным для данного заседания. Проконсультировать по вопросам официального протокола рассадки могут Секция организационного обеспечения заседаний и Группа обслуживания заседаний.

Съемку пресс-конференций, проводящихся в пресс-центре организациями системы ООН, выполняет канал UNTV, и эти материалы размещаются на сайте https://www.unognewsroom.org.

Для любых других случаев услуги фото- и видеосъемки предоставляет своим клиентам Секция дизайна и полиграфии. Эти услуги могут включать в себя выполнение фото- и видеосъемки, редактирование фото- и видеоматериалов, а также создание титров и анимации. Тем не менее Секция не выполняет съемку или трансляцию конференций целиком.

Если при посредстве Информационной службы ООН во Дворце Наций проводится официальная пресс-конференция, на которой могут присутствовать все аккредитованные ООН средства массовой информации, то Служба предоставит в ваше распоряжение зал для пресс-конференций или зону для встречи с журналистами. После пресс-конференции вы можете провести там же интервью.

Если вы хотите организовать брифинг только для избранной группы журналистов или представителей СМИ, вам необходимо забронировать помещение, обратившись в Отдел конференционного управления.

Информационная служба рассылает журналистам, аккредитованным при Отделении ООН в Женеве, официальные анонсы пресс-конференций и заметки для корреспондентов о событиях и мероприятиях ООН.

Учреждения ООН и государства-члены должны самостоятельно направлять в СМИ свои материалы для прессы.
 

Информационная служба ООН не проводит пресс-конференции в полностью виртуальном формате.

Пресс-конференции в гибридном формате (с использованием платформы Zoom) проводятся только в тех случаях, когда их организатором либо соорганизатором является организация системы ООН, которая также выступает модератором мероприятия. Журналисты и выступающие могут участвовать в онлайн-формате, однако модератор должен очно присутствовать в пресс-центре Дворца Наций.

Для пресс-конференций, проводимых государствами-членами, доступен только очный режим.

Средства массовой информации, имеющие соответствующую аккредитацию, могут вести прямые трансляции из Дворца Наций с использованием собственного оборудования. При проведении крупных мероприятий, информация о которых попадает в выпуски новостей, вещатели могут подключить свое оборудование к прямой трансляции UNTV. До окончания пресс-конференций, пресс-подходов и встреч с журналистами в специально выделенных для этого зонах запрещены прямые включения. В зонах, отведенных для перерывов на кофе и прием пищи, запрещено делать запись или вести прямую трансляцию.

Пресс-конференции во Дворце Наций могут проводить учреждения ООН и государства-члены. Для организации пресс-конференции обратитесь в Информационную службу Организации Объединенных Наций, к Соланж Бехотеги Кортес и Элизе Ландоцци, которые помогут вам сориентироваться в процессе.

Государства-члены или организации системы ООН могут пригласить своего фотографа или видеооператора для документирования своего участия в пресс-конференции или официальном мероприятии либо конференции ООН. Официальные видеооператоры и фотографы должны быть аккредитованы не как представители прессы, а как члены официальной делегации или организационного комитета мероприятия, поскольку они не являются представителями СМИ.

Нет. В соответствии с руководством в области защиты данных Информационная служба предоставляет перечень журналистов, аккредитованных при Отделении ООН в Женеве, только пресс-секретарям организаций системы ООН, расположенных в Женеве.

Государства-члены или НПО, желающие разослать материалы для прессы журналистам, аккредитованным во Дворце Наций, могут обратиться в Ассоциацию журналистов, аккредитованных при Организации Объединенных Наций (ACANU), которая, возможно, распространит их материалы среди своих членов. Связаться с Ассоциацией можно по адресу acanu.secretary@acanu.ch.
 

При обращении в Секцию организационного обеспечения заседаний (СООЗ) с заявкой на предстоящее заседание не забудьте перечислить все необходимые услуги. СООЗ проконсультирует вас и укажет дальнейшие действия.

Экскурсию можно забронировать онлайн. Поскольку количество мест ограничено, просьба бронировать экскурсии заранее.

В Правилах в отношении контроля за документацией и ограничения ее объема (ST/AI/189/Add.3/Rev.2) приводится определение документов и изданий: «Документ — это текст, представляемый главному или вспомогательному органу Организации Объединенных Наций для рассмотрения, обычно в связи с пунктом(ами) его повестки дня». Документы Организации Объединенных Наций выпускаются для межправительственных органов или по их поручению, им присваивается условное обозначение Организации Объединенных Наций; к числу документов относятся все официальные отчеты и отчеты о заседаниях органов или конференций Организации Объединенных Наций. Определение авторства документов Организации Объединенных Наций регулируется в соответствии с установленными правилами и практикой и выполняется под руководством Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению. У документов Организации Объединенных Наций, помимо названия, соответствующего теме или пункту повестки дня, обычно имеется подзаголовок с указанием органа или должностного лица, отвечающего за представление документа. В документах, подготовленных для органов, которые не имеют сессионной повестки дня, эти сведения могут содержаться в основном заголовке.

«Термин “издание Организации Объединенных Наций” означает любой письменный материал, выпущенный Организацией Объединенных Наций для широкой общественности». Примерами изданий Организации Объединенных Наций являются крупные исследования и доклады, монографии, отредактированные сборники научных трудов, статистические сборники, материалы конференций, журналы, серийные публикации, например ежегодники, Сборник договоров Организации Объединенных Наций и другие публикации по международному праву. Издания Организации Объединенных Наций обычно выпускаются в соответствии с директивными мандатами или просьбами межправительственных органов. Они могут распространяться бесплатно или за определенную плату. При продаже изданиям Организации Объединенных Наций присваивается Международный стандартный книжный номер (ISBN/eISBN) или, в случае серийных и периодических изданий, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN/eISSN). Издания могут выпускаться в печатном или электронном виде, в том числе в виде мобильных приложений, а также, по мере развития технологий, в любом другом формате или на любых носителях.

Если отправитель заранее знает, что документ придется представить с опозданием, то он может связаться с Секцией управления документооборотом (СУД) и договориться о более позднем включении его в график документооборота. Если более позднее представление не прогнозировалось, то обработка документа будет выполнена сообразно возможностям, без обязательств по дате выпуска. Если документ включен в график документооборота, то задержка будет отражена в официальном показателе соблюдения сроков представления документации подразделением-составителем.

Если подлежащий исправлению фрагмент выявлен на этапе обработки документа, новую информацию еще можно включить. В адрес Секции управления документооборотом (СУД) необходимо будет направить новый окончательный вариант исходного файла. Если об исправлении сообщается после публикации документа, то его необходимо будет оформить официально, т. е. в виде выпуска исправления к документу или пересмотра документа.

Заранее предоставьте экземпляр любого подготовленного текста сотрудникам секретариата, чтобы составители кратких отчетов и устные переводчики могли сверяться с текстом по мере его зачитывания. При цитировании официальных документов Организации Объединенных Наций ссылайтесь на номера пунктов, а не страниц. Номера страниц документов Организации Объединенных Наций нередко различаются в версиях на разных языках, однако номера пунктов остаются неизменными. Указывайте номера пунктов до, а не после цитирования. Говорите в умеренном темпе, чтобы составители кратких отчетов и переводчики — равно как и другие слушатели — могли следить за ходом рассуждений. Если вы считаете, что какое-либо конкретное заявление или цитату следует занести в протокол, сообщите об этом.

Исправления должны представляться на одном из рабочих языков. Они должны быть изложены в пояснительной записке, а также внесены в экземпляр отчета. 
Они должны направляться по адресу dms-dcm@un.org в течение одной недели с момента выпуска соответствующего документа.

Все представленные исправления должным образом сверяются с аудиозаписью заседания. Любые поправки к отчетам об открытых заседаниях того или иного комитета сводятся в единое исправление, которое издается вскоре после окончания сессии.

Краткие отчеты публикуются сразу после их составления в разделе, посвященном соответствующей сессии, на веб-сайте комитета; кроме того, их можно найти в Системе официальной документации (СОД) ООН.

Устный перевод может осуществляться тремя способами: синхронно, последовательно и шепотом (шушотаж). Синхронные переводчики находятся в звукоизолированных кабинах и слышат звук докладчика через наушники, а переводят в микрофон, при этом участники заседания слушают перевод через наушники. Иногда выполняется последовательный перевод, при котором устный переводчик сидит за столом переговоров, делает записи и переводит высказывания на другой язык. Перевод шепотом на ухо (шушотаж), который иногда используется в определенных рабочих условиях, таких как полевые миссии, пресс-конференции и двусторонние закрытые совещания на высоком уровне, заключается в том, что переводчик выполняет синхронный перевод шепотом для крайне ограниченной аудитории с использованием либо без использования мобильного оборудования. Дополнительную информацию можно найти на веб-странице, посвященной лингвистическим службам.

В целом на конференциях и заседаниях ООН в Женеве обеспечивается устный перевод на все шесть языков ООН. Все нестандартные запросы на устный перевод просьба адресовать сотрудникам Секции организационного обеспечения заседаний в момент первоначального бронировании зала заседаний.

Устный перевод, равно как и другие услуги, могут предоставляться на возмездной основе, за счет внебюджетных средств. Секция организационного обеспечения заседаний Отделения ООН в Женеве должна будет проверить возможность оказания запрашиваемых услуг, для чего будет составлена смета расходов. Чтобы гарантировать наличие и, в конечном счете, предоставление запрашиваемых услуг, клиент должен своевременно утвердить смету. Поставщики услуг могут начать организационную подготовку только после утверждения сметы, поэтому в случае задержки с ее утверждением запрашиваемые услуги могут оказаться недоступны.

Как правило, услуги полиграфии, верстки и оформления, а также веб-услуги и мультимедийные услуги предоставляются международным организациям, находящимся в Женеве; кроме того, обращаться за такими услугами в Отделение ООН в Женеве могут международные организации, находящиеся в других местах службы.

Организаторы конференций и дипломатические представительства, расположенные в Женеве, также могут заказать такие услуги в рамках пакетов конференционного обслуживания. Они могут обратиться в Секцию дизайна и полиграфии Отделения ООН в Женеве по адресу genevapublishing@un.org.

Отделение ООН в Женеве предоставляет такие услуги, как разработка микросайтов, вывод на телеэкраны интерактивной информации, фото- и видеосъемка, съемка с дронов, трехмерная печать подготовленных объемных модулей и др. Микросайты обычно разрабатываются для распространения информации о важных публикациях клиентов.

Да, Отделение ООН в Женеве оказывает клиентам помощь в печати всевозможных рекламно-информационных материалов. К ним относятся, в частности, баннеры, листовки, буклеты, открытки, плакаты малого и большого формата, рулонные плакаты, наклейки, календари, закладки и т. д.

Да, Полиграфическая секция может выполнить печать публикаций большими и малыми тиражами. Небольшие тиражи могут быть напечатаны в сжатые сроки, т. е. за одну–две недели. За консультациями обращайтесь по адресу genevapublishing@un.org.

Материалы, напечатанные Секцией обслуживания конференций Отделения ООН в Женеве, по запросу можно отправить на площадки, расположенные в Женеве или за ее пределами. Эту услугу можно запросить при оформлении заявки на печать, на нее распространяются правила возмещения расходов. Для получения дополнительной информации обращайтесь по адресу distribution@un.org.

Печатные издания и другие бумажные рекламные материалы можно напечатать на месте на возмездной основе. Для отправки печатных документов в Отделение ООН в Женеве обратитесь в Секцию организационного обеспечения заседаний или в Группу по распределению. Свяжитесь с нами для согласования сроков доставки и адреса получателя.

Для получения коммерческого предложения на печать напишите по адресу genevapublishing@un.org. По получении электронного письма сотрудники Отделения ООН в Женеве направят вас к своим коллегам из Группы по дизайну и мультимедийному обеспечению для обсуждения ваших конкретных потребностей и требований перед подготовкой коммерческого предложения.

Да. Все запросы необходимо направлять на официальное согласование административным службам и службам безопасности. Услуги по организации питания должны предоставляться официальным организатором общественного питания Отделения ООН в Женеве.

Нет. Согласно правилам Отделения ООН в Женеве, касающимся организации мероприятий, предоставлять услуги питания уполномочен только официальный организатор общественного питания, в том числе по соображениям безопасности пищевых продуктов и доступа в помещения.

Да. По согласованию с организатором общественного питания Отделения ООН в Женеве национальные блюда могут дополнять меню фуршетов. Такие исключения из правил возможны при условии соблюдения заявителем правил гигиены и безопасности пищевых продуктов в процессе приготовления, транспортировки и хранения этих блюд.

Нет. Согласно правилам Отделения ООН в Женеве, касающимся организации мероприятий, предоставлять услуги питания уполномочен только официальный организатор общественного питания, в том числе по соображениям безопасности пищевых продуктов и доступа в помещения. В случае проведения мероприятий, приуроченных к событиям культурного характера (открытиям выставок, концертам и т. д.), постоянным представительствам или уполномоченным организациям, которые желают предложить особые блюда, не предоставляемые организатором общественного питания Отделения ООН в Женеве, может быть разрешено привлекать собственных сотрудников по организации питания при условии согласования с администрацией. Привлечение частных компаний по организации питания не допускается ни в каких случаях.

Нет, это невозможно. Согласно правилам Отделения ООН в Женеве, касающимся организации мероприятий, официальный организатор общественного питания ЮНОГ является единственной организацией, уполномоченной предоставлять услуги питания, в том числе по соображениям безопасности пищевых продуктов и доступа в помещения.

Да. По согласованию с организатором общественного питания Отделения ООН в Женеве национальные блюда могут дополнять меню фуршетов. Такие исключения из правил возможны при условии соблюдения заявителем правил гигиены и безопасности пищевых продуктов в процессе приготовления, транспортировки и хранения этих блюд.

Нет, это невозможно. Согласно правилам Отделения ООН в Женеве, касающимся организации мероприятий, предоставлять услуги питания уполномочен только официальный организатор общественного питания ЮНОГ, в том числе по соображениям безопасности пищевых продуктов и доступа в помещения. В случае организации мероприятий, приуроченных к событиям культурного характера (открытиям выставок, концертам и т. д.), постоянным представительствам или уполномоченным организациям, которые желают предложить особые блюда, не предусмотренные организатором общественного питания Отделения ООН в Женеве, может быть разрешено привлекать собственных сотрудников по организации питания при условии согласования с администрацией. Привлечение частных компаний по организации питания не допускается ни в каких случаях.

Если общие меры по обеспечению доступности не соответствуют индивидуальным потребностям, то участники конференции могут направить заявку на предоставление разумного приспособления. Заявки следует направлять в секретариат подразделения-организатора в момент регистрации на платформе Indico.UN. Затем секретариаты подразделений-организаторов могут обсудить порядок удовлетворения конкретного запроса с Отделом конференционного управления и Службой безопасности и охраны. Секретариатам подразделений-организаторов следует активировать на платформе Indico.UN краткий опросник для всех своих мероприятий, чтобы при регистрации на заседание участники могли указать свои потребности в разумном приспособлении. Если краткий опросник не активирован, участники могут перечислить свои потребности в поле для текстового комментария.

Вход 40 и здание Tempus полностью доступны для лиц с инвалидностью. Во все залы заседаний можно въехать на инвалидной коляске. С дополнительной информацией можно ознакомиться на странице, посвященной доступности.

Участники заседаний с ограниченной мобильностью могут указать в регистрационном бланке в системе Indico, что им необходимо въехать на территорию ООН на автомобиле. Секретариат соответствующего заседания сообщит об этом Службе охраны и безопасности ЮНОГ. Кроме того, во Дворец Наций с целью высадки можно завезти представителей НПО с ограниченной мобильностью либо на официальном такси, либо на частном автомобиле. Сведения о типе и цвете транспортного средства, а также номерном знаке и имени водителя, если таковые имеются, следует сообщить по адресу controlcenter.security-unog@un.org не менее чем за сутки до времени заезда.

Для установки пандуса необходимо обратиться в Секцию организационного обеспечения заседаний, которая свяжется с монтажной бригадой. По соображениям безопасности при использовании пандуса людей с ограниченной мобильностью необходимо сопровождать.