服务协调

Indico.UN的专门帮助页面上有关于创建账户步骤的说明。创建账户后，请联系Indico.UN团队，他们将为您分配一个角色(类别管理员或会议管理员)。

Indico.UN的“创建活动”帮助页面提供了关于会议组织者如何在Indico.UN上登记活动的分步说明。

可以，Indico.UN上有若干角色，您的角色决定了您有权执行哪些操作。关于不同角色的概述，请见Indico.UN帮助页面“管理角色概述”。

Indico.UN团队为与会者登记提供在线分步指南。请与您的与会者分享该指南的链接。

是的，我们有关于该系统如何运作及其功能的介绍。我们还可为感兴趣的实体提供系统演示。请与我们联系。

与会者根据其在Indico.UN中登记的信息，可从Pregny大门进入万国宫，在那里领取出入证。40号门和Tempus大楼的门始终是开着的，无需用带编码的出入证打开(其他一些楼门可能也是如此)。

根据用户在系统中的权限，Indico.UN分析模块为用户提供关于特定活动、特定子类别(如选定地点或系列活动)或其实体的统计信息。

主要指标包括活动数量、批准的参与者数量、打印的出入证数量和签到的参与者数量，按每个客户、子客户、每个活动和每个活动系列分列。还可以按时间和地点进行筛选和查看。

Indico.UN用户可被授予报告员的角色，以访问分析模块。报告员可通过Indico.UN界面上的链接访问该模块。关于如何访问分析模块工作区以及如何在Indico.UN中授予用户报告员角色的更多信息，请查阅分析模块帮助文件或联系用户支持团队。

可以。Indico.UN与世界各地的联合国秘书处组织、联合国专门组织、非联合国组织和私营实体合作。

会议组织者将需要安排会场、咨询安保人员和安排Indico.UN以外的任何其他相关服务。同时，他们可以利用Indico.UN的会议和与会者管理功能来创建活动页面，设置/自定义登记和时间表，设置发给与会者的电子邮件通知，设置安全角色，管理各项登记和发送电子邮件通知，并实施安全管理活动、出入证打印和签到工作。

Indico.UN与联合国秘书处其他处理会议室预订、会议记录或安保服务的会议管理系统集成。相应功能仅在特定的联合国会议地点提供。详情请咨询Indico.UN支持团队。

与会者可在会议开始前一小时测试连接。重点是会议期间的发言者，即任何已知要发言的人。对于从上午10时至下午1时的上午会议，测试于上午9时开始。对于下午3时到下午6时的会议，测试从下午2时开始。仅在下午会议上发言的发言者应从下午2时开始测试。

虽然会议室布局不可更改，但允许进行装饰和花卉布置，前提是必须遵守相关安保和安全规定。花卉布置需另行订购，联合国日内瓦办事处不提供此项服务。不得在会议室墙面固定任何物品。如需展示海报，可申请使用独立展板。具体需求请与会议管理科协商。

会议组织者可随意使用专用的门卡插槽，只要不在门上做永久性固定即可。

可在提交会议室申请时通过gMeets申请翻页挂图。会议组织者也可直接与主管部门联系，了解是否有足够数量的翻页挂图等事宜：unog-nameplates.conferencerequest@un.org。

申请会议旗帜，请致函ineed-unog-css-flags@un.org。

请与中央支助事务处/设施管理科的Etienne Martinet先生联系(电话：+41 22 917 2997, 电子邮件：etienne.martinet@un.org)。

会议室内原则上严禁食品和水以外的饮料。发言者饮水可请官方餐饮供应商Eldora提供 (电话：+41 22 917 5619, 电子邮件：onu@eldora.ch)。

根据组织会议的秘书处的要求和联合国礼仪安排座次。主席台和礼仪安排应符合既定的联合国标准、规则和会议程序。会议管理科和会议服务股可就正式座次安排提供建议。

联合国实体在新闻发布室举办的新闻发布会由联合国电视台拍摄，录像可在https://www.unognewsroom.org上观看。

如有其他特殊需要，设计和印务科可为客户提供摄影摄像服务。其中包括照片和视频拍摄，照片和视频编辑，以及字幕和动画制作。不过，该科不提供整个会议的拍摄或流媒体服务。

如果您通过联合国新闻处在万国宫举办正式新闻发布会，所有经联合国认证的媒体均可参加，新闻处将为您提供一个新闻发布室或媒体候访点。新闻发布会结束后，您可以在那里接受采访。

如果您只想与部分记者或媒体举行吹风会，您需要向会议管理司预订一个房间。

新闻处向派驻联合国日内瓦办事处的记者发送关于联合国事件和活动的正式新闻发布会通知和记者须知。

联合国机构和会员国须向媒体发送各自的新闻材料。
 

联合国新闻处不组织完全虚拟的新闻发布会。

只有当联合国实体是新闻发布会主办方或共同主办方并主持活动时，新闻处才为混合新闻发布会提供便利(使用Zoom)。记者和发言者可以选择在线参与，但主持人需要亲自到万国宫新闻发布室。

对于会员国主办的新闻发布会，只能采用现场方式。

获得新闻认证的媒体机构可以使用自己的设备在万国宫进行现场直播。对于大型新闻活动，广播公司可将其设备连接到联合国电视台的直播信号源。在新闻发布会和采访期间或活动仍在进行的会议区，不得进行现场连线报道。在茶歇或餐饮服务区，禁止任何录像或直播活动。

联合国机构和会员国可在万国宫举办新闻发布会。如需举办记者招待会，请与联合国新闻处的Solange Behoteguy Cortes和Elisa Landozzi联系，他们将为您提供全程指导。

会员国或联合国实体可以自带摄影师或摄像师，记录其新闻发布会或参加联合国正式活动或会议的情况。官方摄像师和摄影师必须作为官方代表团或活动组织者的一部分，而不是作为记者获得认证，因为他们不是媒体代表。

不会。新闻处根据数据保护指南，仅向设在日内瓦的联合国实体的发言人提供联合国日内瓦办事处认证的记者名单。

会员国或非政府组织如想向万国宫认证的记者发送新闻材料，可与联合国认证记者协会联系，该协会可能会与其成员分享您的材料。可通过acanu.secretary@acanu.ch与他们联系。
 

在就即将提出的请求与会议管理科联系时，请务必列出所有要素。然后，会议管理科将为您提供进一步的建议和指导。

您可以在线预订导游服务。由于导游人数有限，请务必尽早预订。

《文件管理和限制条例》(ST/AI/189/Add.3/Rev.2)对文件和出版物的定义是：“文件是提交联合国主要机关或附属机关审议的文本，通常与其议程项目有关。”联合国文件是为政府间机构或经其授权以联合国文号印发的，包括联合国各机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的归属由大会和会议管理部根据既定规则和惯例管理。联合国文件除了与主题或议程项目相对应的标题外，通常还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会期议程的机构编写的文件中，主标题可包含这一信息。

“联合国出版物”一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。联合国出版物的例子包括主要研究报告和其他报告、专题著作、文集、统计汇编、会议记录、期刊、诸如年鉴等系列出版物、《联合国条约汇编》和其他国际法出版物。联合国出版物通常根据法定任务或政府间机构的要求出版。出版物可以免费或定价发行。联合国出版物如果出售，将获得国际标准书号(ISBN/eISBN)，如果是丛书和期刊，则获得国际标准连续出版物号(ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括移动应用程序，并可随着技术的发展以任何其他格式或媒介出版。

如果提交方事先知道文件不得不迟交，可与文件管理科联系，协商迟交档期安排。如果迟交是之前未有预料到的，则将视能力处理文件，不承诺发布日期。如果文件已排定档期，延迟将反映在提交部门正式的按时提交率中。

如果更正是在文件处理过程中提出的，则可以纳入更正信息。需向文件管理科提交一份新的最终原始文件。如果更正是在文件已经发布的情况下提出的，则需以勘误或修订的方式进行正式更正。

事先向秘书处工作人员提供一份准备好的讲稿，以便简要记录员和口译员在您读稿时可以参考。在引用联合国正式文件时，请注明段落编号，而不是页码。联合国文件的页码往往因语文版本而异，但段号保持不变。在宣读引文之前给出段落编号，而不是之后。语速要适中，以便简要记录员和口译员以及其他听众能跟上你的论点。如认为某个观点或引文应记录在案，请说出来。

更正应以工作语文之一提出，以备忘录说明更正之处，并改在一份已印发的记录上。
更正应在相关文件印发一周内送交dms-dcm@un.org。

提交的任何更正都将根据会议录音进行适当核对。对委员会公开会议记录的所有更正都合并在一份更正中，在届会结束后不久印发。

简要记录一经完成，即在委员会网站的相关届会下发布，也可在联合国正式文件系统(ODS)中查找。

会议口译有三种方式：同声传译、交替传译和耳语传译。在同声传译模式下，口译员坐在隔音间里，通过耳机听取发言者的发言，并通过麦克风向戴耳机的与会者提供实时翻译。有时也会使用交替传译模式，即口译员坐在会议桌旁，记下笔记，并将发言译成另一种语言。在某些工作环境下，如实地考察、新闻发布会和高级别双边私人会议等，有时也使用耳语传译，其方式是口译员将翻译内容同步低声直接传达给极少数听众，可以使用或不使用移动设备。如需了解更多信息，请查看我们的语文服务网页。

一般来说，联合国日内瓦办事处的各种会议都提供六种联合国语文的口译服务。请在首次预订会议室时与会议管理科的对应人员讨论所有非标准的口译要求。

可在偿还费用的基础上，根据预算外经费请求提供口译和其他服务。联合国日内瓦办事处会议管理科将需要核实所查询服务的提供情况，并提出费用估计。客户必须在适当时间内接受这一估计数，以确保所查询服务的可提供性和最终提供。只有在费用估算被接受后，服务提供者才能安排必要的服务，因此，过迟接受可能会导致无法提供所查询的服务。

一般为设在日内瓦的国际组织提供印刷、设计和排版、网络及多媒体服务；设在其他工作地点的国际组织也可请联合国日内瓦办事处提供此类服务。

会议组织者和驻日内瓦外交使团也可请求作为整套会议服务的一部分提供此类服务。可通过generationublishing@un.org与联合国日内瓦办事处设计和印务科联系。

联合国日内瓦办事处提供的服务包括开发微型网站、在电视屏幕上显示互动信息、摄影、摄像、无人机拍摄以及既有3D模块的3D打印等。微型网站通常用于宣传客户的重要出版物。

可以，联合国日内瓦办事处可协助客户印刷各种外联和宣传材料。其中包括但不限于横幅、宣传单、宣传册、明信片、小型和大型海报、易拉宝、贴纸、日历、书签等。

可以，印务科可以印刷大量或少量出版物。少量出版物可在短时间内印刷，即周转时间为一至两周。请联系genevapublishing@un.org咨询相关情况。

联合国日内瓦会议事务处印刷的材料可应要求送到日内瓦或日内瓦以外的地点。可在提出印刷要求时请求这项服务，但需回收费用。更多详情请通过distribution@un.org与我们联系。

印刷出版物和其他纸质宣传材料可在费用回收的基础上现场打印。如需将文件运送到联合国日内瓦办事处，请联系会议管理科或分发团队。还请与我们协调，讨论装运时间表和收件人地址。

请联系genevapublishing@un.org获取印刷费用报价。管理此电子邮件的联合国日内瓦办事处同事将为您联系设计和多媒体股的相关同事，讨论您的具体需要和要求，然后准备报价单。

可以。所有申请均须经行政部门和安保部门正式同意。餐饮服务必须由联合国日内瓦办事处的官方餐饮供应商提供。

不可以。根据联合国日内瓦办事处的活动组织规则，出于食品安全和进人房地等原因，官方餐饮供应商是唯一获准提供餐饮服务的实体。

可以。经联合国日内瓦办事处餐饮供应商同意，可为鸡尾酒会提供特色美食。此种例外将在申请人遵守关于烹饪、运输和储存这些特色食品的食品卫生和食品安全规则的基础上，予以批准。

不可以。根据联合国日内瓦办事处的活动组织规则，出于食品安全和进人房地等原因，官方餐饮供应商是唯一获准提供餐饮服务的实体。对于与文化性质的活动(展览开幕、音乐会等)有关的活动，常驻代表团或经授权的实体如希望提供日内瓦办事处餐饮供应商无法提供的特色美食，经行政部门批准，可获许使用自己的餐饮工作人员。任何情况下均不得雇用私营餐饮公司。

不可以。根据联合国日内瓦办事处的活动组织规则，出于食品安全和进出场地等原因，日内瓦办事处官方餐饮供应商是唯一获准提供餐饮服务的实体。

可以。经联合国日内瓦办事处餐饮供应商同意，可为鸡尾酒会提供特色美食。此种例外将在申请人遵守关于烹饪、运输和储存这些特色食品的食品卫生和食品安全规则的基础上，予以批准。

不可以。根据联合国日内瓦办事处的活动组织规则，出于食品安全和进入房地等原因，日内瓦办事处官方餐饮供应商是唯一获准提供餐饮服务的实体。对于与文化性质的活动(展览开幕、音乐会等)有关的活动，常驻代表团或经授权的实体如希望提供日内瓦办事处餐饮供应商无法提供的特色美食，经行政部门批准，可使用自己的餐饮工作人员。任何情况下均不得雇用私营餐饮公司。

当一般的无障碍措施无法满足个人需求时，与会者可以请求合理便利。此类请求应通过Indico.UN登记发送给会议组织秘书处。然后，这些秘书处可与会议管理司及安保和安全处讨论如何满足具体需求。会议组织秘书处应在Indico.UN中为其所有活动激活一份简短问卷，让与会者在登记参加会议时说明他们对合理便利的需求。如果未激活简短问卷，与会者可以在自由文本框中表明自己的需求。

40号门和Tempus大楼的入口完全无障碍。所有会议室的入口都应方便轮椅进出。有关更多信息，请访问我们的无障碍网页。

行动不便的与会者可在Indico登记表上注明需要乘车进入联合国房地。会议秘书处将相应通知联合国日内瓦办事处安全和安保处。行动不便的非政府组织代表也可由官方出租车或私家车接送，进入万国宫内下车。有关车辆类型和颜色的信息以及车牌号和司机姓名(如有)应在进入时间之前的至少24小时发送至controlcenter.security-unog@un.org。

安装坡道应向会议管理科提出申请，该科将通知搬运工人。出于安全原因，行动不便者在使用坡道时必须有人陪同。