Coordinación de Servicios

Los pasos para abrir una cuenta se explican en la página de ayuda de Indico.UN. Una vez creada su cuenta, póngase en contacto con el equipo de Indico.UN, que le asignará una función (gestor de categoría o gestor de conferencias).

La página de ayuda de Indico.UN “Create an event” incluye instrucciones detalladas sobre cómo pueden los organizadores de reuniones registrar su evento en Indico.UN.

Sí, hay varios roles en Indico.UN, y su rol determina qué acciones está autorizado a realizar. En la página de ayuda de Indico.UN, en la sección “Managerial Roles Overview”, encontrará un resumen de los distintos roles.

El equipo de Indico.UN ofrece una guía detallada en línea para la inscripción de los participantes. Comparta el enlace a la guía con sus participantes.

Sí, podemos facilitarle una presentación en la que se explica cómo funciona el sistema y qué funcionalidades tiene. También podemos hacer una demostración del sistema a las entidades interesadas. No dude en ponerse en contacto con nosotros.

En función de su inscripción en Indico.UN, los participantes en la conferencia podrán acceder al Palacio de las Naciones por la Puerta de Pregny, donde recibirán una tarjeta de acceso. La puerta 40 y las puertas del edificio Tempus están siempre abiertas y no requieren una tarjeta de acceso codificada para abrirlas (como puede ocurrir con otras puertas de diferentes edificios).

El módulo analítico de Indico.UN proporciona a los usuarios estadísticas sobre un evento determinado, sobre subcategorías concretas (por ejemplo, una ubicación seleccionada o una serie de eventos) o sobre su entidad, en función de los permisos del usuario en el sistema.

Los indicadores clave son el número de actos, el número de participantes autorizados, el número de tarjetas de acceso impresas y el número de participantes registrados por cliente, subcliente, acto y serie de actos. También se pueden aplicar filtros y visualizar los resultados por período y ubicación.

A los usuarios de Indico.UN se les puede otorgar un rol de reportero para acceder al Módulo Analítico. Los reporteros pueden acceder al módulo a través del enlace disponible en la interfaz de Indico.UN. Consulte los archivos de ayuda del módulo analítico o póngase en contacto con el equipo de asistencia al usuario para obtener más información sobre cómo acceder al espacio de trabajo del módulo analítico y cómo otorgar a los usuarios el rol de reportero en Indico.UN.

Sí, Indico.UN trabaja con organizaciones de la Secretaría de las Naciones Unidas, organizaciones especializadas del sistema y organizaciones ajenas a él, así como entidades privadas de todo el mundo.

Los organizadores de la reunión tendrán que fijar el lugar de celebración, consultar con los responsables de la seguridad y organizar cualquier otro servicio relacionado fuera de Indico.UN. Al mismo tiempo, pueden aprovechar las funciones de gestión de conferencias y participantes de Indico.UN para crear la página del evento, configurar/personalizar la inscripción y el calendario, configurar las notificaciones por correo electrónico a los participantes y las funciones de seguridad, gestionar las inscripciones y enviar notificaciones por correo electrónico, realizar actividades de gestión de la seguridad, impresión de credenciales y actividades de registro.

Indico.UN está integrado con otros sistemas de gestión de conferencias de la Secretaría de las Naciones Unidas con los que se gestionan las reservas de salas, las transcripciones o los servicios de seguridad. Las funciones correspondientes solo están disponibles para determinados lugares de celebración de conferencias en las Naciones Unidas. Consulte al equipo de asistencia de Indico.UN para obtener más información.

Los participantes pueden probar su conexión una hora antes del inicio de la reunión. Se presta especial atención a los oradores de la sesión, es decir, a toda persona que se sepa que tomará la palabra. En la sesión de la mañana, de las 10.00 a las 13.00 horas, las pruebas comenzarán a las 9.00 horas. Para la sesión de tarde, de las 15.00 a las 18.00 horas, las pruebas comenzarán a las 14.00 horas. Los oradores que vayan a intervenir únicamente en la sesión de tarde deberán realizar las pruebas a partir de las 14.00 horas.

Si bien no se puede cambiar la disposición de las salas, sí se permiten decoraciones y arreglos florales, siempre que se respeten las normas de seguridad pertinentes. Los arreglos florales deben encargarse por separado y no pueden proporcionarlos los servicios de las Naciones Unidas en Ginebra. No está permitido fijar nada en las paredes de las salas. Para exponer carteles, se pueden solicitar paneles autoportantes. Consulte sus necesidades con la Sección de Gestión de Reuniones.

Los organizadores de la conferencia pueden utilizar los marcos portanombres, siempre que no fijen nada de manera permanente en las puertas.

Los rotafolios pueden solicitarse a través de gMeets en el momento de presentar la solicitud para la sala de reuniones. Los organizadores de conferencias también pueden ponerse en contacto directamente con el servicio encargado, por ejemplo, para saber si se dispone de suficientes rotafolios: unog-nameplates.conferencerequest@un.org.

Para solicitar un banderín para una reunión, escriba a ineed-unog-css-flags@un.org.

Póngase en contacto con el Sr. Etienne Martinet, de los Servicios Centrales de Apoyo/Sección de Gestión de Instalaciones (tel.: +41 22 917 2997, correo electrónico: etienne.martinet@un.org).

En principio, está estrictamente prohibido consumir alimentos y bebidas que no sean agua en las salas. Se puede solicitar agua para los oradores a través del servicio de restauración oficial: Eldora (teléfono: +41 22 917 5619, correo electrónico: onu@eldora.ch).

La distribución de los asientos se organiza a petición de la Secretaría organizadora y siguiendo el protocolo de las Naciones Unidas. Las disposiciones relativas al estrado y al protocolo deberán ajustarse a las normas, reglas y procedimientos establecidos por las Naciones Unidas para la reunión. La Sección de Gestión de Reuniones y la Dependencia de Servicios de Reuniones pueden asesorarle sobre el protocolo oficial de distribución de asientos.

Las conferencias de prensa organizadas en la sala de prensa por las entidades de las Naciones Unidas son filmadas por UNTV, y la grabación se publica en https://www.unognewsroom.org.

Para cualquier otra necesidad concreta, la Sección de Diseño e Imprenta pone a disposición de sus clientes servicios de fotografía y filmación, como la toma y edición de fotos y videos y la creación de subtítulos y animaciones. Sin embargo, la Sección no ofrece la posibilidad de filmar o retransmitir en directo conferencias enteras.

Si está organizando una conferencia de prensa oficial en el Palacio de las Naciones a través del Servicio de Información de las Naciones Unidas a la que pueden asistir todos los medios de comunicación acreditados ante las Naciones Unidas, el Servicio pondrá a su disposición una sala de conferencias de prensa o un puesto de seguimiento informativo. Puede celebrar entrevistas allí después de la rueda de prensa.

Si desea organizar una sesión informativa solo con un grupo específico de periodistas o medios de comunicación, deberá reservar una sala en la División de Gestión de Conferencias a tal efecto.

El Servicio de Información envía a los periodistas acreditados ante las Naciones Unidas en Ginebra anuncios oficiales de conferencias de prensa y notas a los corresponsales sobre los actos y actividades de las Naciones Unidas.

Los organismos de las Naciones Unidas y los Estados Miembros deben enviar su propio material de prensa a los medios de comunicación.

El Servicio de Información de las Naciones Unidas no organiza conferencias de prensa completamente virtuales.

El Servicio de Información facilita conferencias de prensa híbridas (mediante Zoom) solo cuando una entidad de las Naciones Unidas patrocina o copatrocina la conferencia de prensa y modera el acto. Los periodistas y oradores tienen entonces la opción de participar en línea, pero el moderador debe estar físicamente presente en la sala de prensa del Palacio de las Naciones.

Para las ruedas de prensa patrocinadas por los Estados Miembros, solo está disponible la modalidad presencial.

Los medios de comunicación con acreditación de prensa pueden retransmitir en directo desde el Palacio de las Naciones utilizando sus propios equipos. Para los grandes acontecimientos informativos, las emisoras pueden conectar sus equipos a una señal en directo de la UNTV. No se permitirán reportes en directo durante las conferencias de prensa o los encuentros informales con los medios ni en las zonas de reunión mientras el evento esté en curso. No se permite la grabación ni la retransmisión en directo en las zonas reservadas para las pausas para el café o el servicio de comidas.

Los organismos de las Naciones Unidas y los Estados Miembros pueden organizar conferencias de prensa en el Palacio de las Naciones. Para organizar una conferencia de prensa, póngase en contacto con Solange Behoteguy Cortes y Elisa Landozzi, del Servicio de Información de las Naciones Unidas, que le orientarán en el proceso.

Los Estados Miembros o las entidades de las Naciones Unidas pueden traer a su propio fotógrafo o camarógrafo para documentar su conferencia de prensa o su participación en un acto o conferencia oficial de las Naciones Unidas. El camarógrafo y el fotógrafo oficiales deberán acreditarse como parte de la delegación oficial o de los organizadores del evento, y no como prensa, puesto que no son representantes de los medios de comunicación.

No. El Servicio de Información solo facilita la lista de periodistas acreditados en Ginebra a los portavoces de las entidades de las Naciones Unidas con sede en Ginebra, de acuerdo con las directrices sobre protección de datos.

Los Estados Miembros o las ONG que deseen enviar material de prensa a los periodistas acreditados en el Palacio de las Naciones pueden ponerse en contacto con la Asociación de Corresponsales Acreditados ante las Naciones Unidas (ACANU), que podría compartir su material con sus miembros. Puede ponerse en contacto con ellos en acanu.secretary@acanu.ch.

Al ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Reuniones para una próxima solicitud, asegúrese de enumerar todos los elementos. Esta le asesorará y le orientará en el proceso.

Puede reservar su visita en línea. Dado que las plazas son limitadas, le rogamos que haga su reserva con antelación.

En las Normas para el Control y la Limitación de la Documentación (ST/AI/189/Add.3/Rev.2) se definen los documentos y las publicaciones, y se establece que un documento es un texto sometido a la consideración de un órgano principal o de un órgano subsidiario de las Naciones Unidas, generalmente en relación con uno o varios temas de su programa. Los documentos de las Naciones Unidas se publican para los órganos intergubernamentales o bajo la autoridad de estos con una signatura de las Naciones Unidas e incluyen todos los documentos oficiales y actas de reuniones de los órganos o conferencias de las Naciones Unidas. La atribución en los documentos de las Naciones Unidas se rige por normas y prácticas establecidas bajo la autoridad del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias. Los documentos de las Naciones Unidas llevan normalmente, además de un título correspondiente al tema del programa, un subtítulo que indica la entidad o el funcionario responsable de la presentación del documento. En los documentos preparados para un órgano que no tiene programa para el período de sesiones, esa información puede figurar en el título principal.

El término “publicación de las Naciones Unidas” se refiere a cualquier material escrito publicado por o para las Naciones Unidas, destinado al público general. Como ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas, cabe citar los principales estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, revistas, publicaciones seriadas como los anuarios, compilaciones de tratados (United Nations Treaty Series) y otras publicaciones de derecho internacional. Las publicaciones de las Naciones Unidas se elaboran, en general, atendiendo a mandatos legislativos o peticiones de órganos intergubernamentales. Pueden distribuirse gratuitamente o previo pago. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un número internacional normalizado de libros (ISBN/eISBN) o, en el caso de las publicaciones seriadas y periódicas, un número internacional normalizado de publicaciones seriadas (ISSN/eISSN). Pueden publicarse en formato impreso o electrónico, incluso como aplicaciones para móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.

Si quien presenta el documento sabe de antemano que va a llegar con retraso, puede ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Documentos y negociar una asignación de fecha tardía. Si la demora no estaba prevista, el documento se tramitará en función de la capacidad disponible sin compromiso en cuanto a la fecha de publicación. Si el documento tiene una fecha de publicación asignada, el retraso quedará reflejado en la tasa oficial de cumplimiento de plazos del departamento autor.

Si mientras se está procesando un documento se advierte que es necesario hacer una corrección, se puede incluir la información pertinente. En ese caso debe presentarse un nuevo archivo original definitivo a la Sección de Gestión de Documentos. Si la corrección se comunica cuando el documento ya ha sido publicado, será necesaria una revisión o una corrección oficial.

Entregue con antelación una copia del texto preparado al personal de la secretaría para que los redactores de actas resumidas y los intérpretes puedan consultar el texto mientras usted lo lee. En los documentos oficiales de las Naciones Unidas, haga referencia a los números de párrafo, no a las páginas. La paginación de los documentos de las Naciones Unidas varía a menudo entre las versiones lingüísticas, pero los números de los párrafos no cambian. Proporcione las referencias de los párrafos antes de leer las citas, no después. Hable a un ritmo razonable para que los redactores de actas resumidas y los intérpretes, así como el resto del público, puedan seguir sus argumentos. Si cree que debe constar en acta algún punto o cita en particular, dígalo.

Las correcciones deberán presentarse en uno de los idiomas de trabajo. Deberán presentarse en forma de memorando y, además, incorporarse en un ejemplar del acta. Deben enviarse a dms-dcm@un.org en el plazo de una semana a partir de la fecha del documento en cuestión.

Las correcciones presentadas se cotejarán debidamente con las grabaciones de audio de la reunión. Las correcciones que se introduzcan en las actas de las sesiones públicas se agruparán en un documento único que se publicará poco después de finalizar el período de sesiones.

Las actas resumidas se publican en cuanto están disponibles en el sitio web del comité, en el período de sesiones correspondiente, y también pueden consultarse en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS) de las Naciones Unidas.

La interpretación de conferencias puede realizarse de tres formas: simultánea, consecutiva y susurrada (chuchotage). En la interpretación simultánea, los intérpretes están en cabinas insonorizadas desde donde escuchan al orador a través de auriculares y ofrecen una interpretación en directo que se transmite mediante un micrófono a los participantes en la reunión que llevan auriculares. La modalidad consecutiva, utilizada ocasionalmente, consiste en que el intérprete se siente a la mesa de conferencias, tome notas y pronuncie la intervención en otro idioma. En el chuchotage, utilizado también ocasionalmente en determinados entornos de trabajo como misiones sobre el terreno, ruedas de prensa y reuniones privadas bilaterales de alto nivel, el intérprete susurra simultáneamente la interpretación directamente a una audiencia muy limitada, con o sin equipo móvil. Para más información, consulte la página web sobre los servicios lingüísticos.

En general, se ofrece interpretación para las conferencias y reuniones de las Naciones Unidas en Ginebra en los seis idiomas de la organización. Le rogamos que comente todas las solicitudes especiales de interpretación con su homólogo de la Sección de Gestión de Reuniones al reservar por primera vez la sala de reuniones.

Los servicios de interpretación y de otro tipo pueden solicitarse a título reembolsable, mediante una provisión extrapresupuestaria. La Sección de Gestión de Reuniones de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra deberá verificar la disponibilidad de los servicios solicitados, para lo cual se elaborará una estimación de gastos. El cliente debe aceptar a tiempo la estimación a fin de garantizar la disponibilidad y, en última instancia, la prestación de los servicios solicitados. Los proveedores de servicios no pueden disponer todo lo necesario hasta que se haya aceptado la estimación, por lo que una aceptación tardía puede implicar que los servicios solicitados no estén disponibles.

En general, los servicios de impresión, diseño y maquetación, web y multimedia se prestan a organizaciones internacionales con sede en Ginebra; las organizaciones internacionales con sede en otros lugares de destino también pueden solicitar estos servicios a la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra.

Los organizadores de conferencias y las misiones diplomáticas con sede en Ginebra también pueden solicitar este servicio como parte del paquete completo de servicios de conferencias. Pueden ponerse en contacto con la Sección de Diseño e Imprenta de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra a través de genevapublishing@un.org.

La Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra ofrece servicios como el desarrollo de micrositios, la presentación de información interactiva en pantallas de televisión, fotografía, videografía, grabaciones con drones e impresión 3D de módulos tridimensionales establecidos, etc. Los micrositios suelen desarrollarse para promocionar publicaciones importantes de los clientes.

Sí, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra ayuda a sus clientes a imprimir todo tipo de material divulgativo y promocional. Esto incluye, entre otros artículos, pancartas, octavillas, folletos, tarjetas postales, carteles pequeños y grandes, expositores enrollables, pegatinas, calendarios, marcapáginas, etc.

Sí, la Sección de Imprenta puede imprimir publicaciones en tiradas grandes y pequeñas. Si las cantidades son pequeñas, pueden imprimirse con poca antelación, es decir, con un plazo de entrega de una a dos semanas. Póngase en contacto con genevapublishing@un.org para que le asesoren.

El material impreso por los Servicios de Conferencias de las Naciones Unidas en Ginebra puede enviarse a lugares dentro o fuera de Ginebra previa solicitud. Este servicio puede solicitarse al hacer el pedido de impresión y está condicionado a la recuperación de los costos. Si desea más información, póngase en contacto con nosotros en distribution@un.org.

Las publicaciones impresas y otros materiales promocionales en papel pueden imprimirse in situ siguiendo el principio de recuperación de costos. Para enviar documentos a la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra, póngase en contacto con la Sección de Gestión de Reuniones o con el equipo de Distribución. Coordine también con nosotros los plazos de envío y la dirección del destinatario.

Póngase en contacto con genevapublishing@un.org para que le presupuesten el costo de la impresión. Los colegas de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra que gestionen esta dirección electrónica le dirigirán a los colegas pertinentes de la Dependencia de Diseño y Multimedia para conocer sus necesidades y requisitos específicos antes de preparar el presupuesto.

Sí. Todas las solicitudes están sujetas al acuerdo oficial de la administración y los servicios de seguridad. Los servicios de restauración debe facilitarlos el proveedor oficial de las Naciones Unidas en Ginebra.

No. Según las normas de las Naciones Unidas en Ginebra relativas a la organización de eventos, por motivos de seguridad alimentaria y acceso a las instalaciones, entre otros, el servicio oficial de restauración es la única entidad autorizada a prestar servicios de restauración.

Sí. Las especialidades culinarias pueden completar las ofertas de cócteles con el acuerdo del servicio de restauración de las Naciones Unidas en Ginebra. Esas excepciones se concederán en función del cumplimiento por parte del solicitante de las normas de higiene alimentaria y salubridad de los alimentos relativas a la preparación culinaria, el transporte y el almacenamiento de los alimentos.

No. Según las normas de las Naciones Unidas en Ginebra relativas a la organización de eventos, por motivos de seguridad alimentaria y acceso a las instalaciones, entre otros, el servicio oficial de restauración es la única entidad autorizada a prestar servicios de restauración. En el caso de eventos organizados en relación con actos de carácter cultural (inauguraciones de exposiciones, conciertos, etc.), las Misiones Permanentes o entidades autorizadas que deseen servir especialidades culinarias no disponibles a través del servicio de restauración de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra podrán recurrir a su propio servicio de restauración, siempre que lo autorice la administración. En ningún caso podrán contratar a una empresa privada de restauración.

No, no es posible. Según las normas de las Naciones Unidas en Ginebra relativas a la organización de eventos, por motivos de seguridad alimentaria y acceso a las instalaciones, entre otros, el servicio oficial de restauración es la única entidad autorizada a prestar servicios de restauración.

Sí. Las especialidades culinarias pueden completar las ofertas de cócteles con el acuerdo del servicio de restauración de las Naciones Unidas en Ginebra. Esas excepciones se concederán en función del cumplimiento por parte del solicitante de las normas de higiene alimentaria y salubridad de los alimentos relativas a la preparación culinaria, el transporte y el almacenamiento de los alimentos.

No, no es posible. Según las normas de las Naciones Unidas en Ginebra relativas a la organización de eventos, por motivos de seguridad alimentaria y acceso a las instalaciones, entre otros, el servicio oficial de restauración es la única entidad autorizada a prestar servicios de restauración. En el caso de eventos organizados en relación con actos de carácter cultural (inauguraciones de exposiciones, conciertos, etc.), las Misiones Permanentes o entidades autorizadas que deseen servir especialidades culinarias no disponibles a través del servicio de restauración de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra podrán recurrir a su propio servicio de restauración, siempre que lo autorice la administración. En ningún caso podrán contratar a una empresa privada de restauración.

Cuando las medidas generales de accesibilidad no satisfagan ciertas necesidades particulares, los participantes en la conferencia podrán solicitar ajustes razonables. Estas peticiones deberán enviarse a la secretaría organizadora a través de la inscripción en Indico.UN. Las secretarías de organización podrán entonces estudiar con la División de Gestión de Conferencias y el Servicio de Seguridad cómo puede atenderse la solicitud específica. Las secretarías organizadoras deberían activar un breve cuestionario para todos sus eventos en Indico.UN y así los participantes podrían indicar sus necesidades de ajustes razonables al inscribirse en la reunión. Si este cuestionario breve no está activado, los participantes tienen la posibilidad de indicar sus necesidades en la casilla de texto libre.

Las entradas de la puerta 40 y del edificio Tempus son totalmente accesibles. Las entradas a todas las salas de conferencias deben estar adaptadas para las sillas de ruedas. Para más información, visite nuestra página sobre accesibilidad.

Los participantes con movilidad reducida pueden indicar en el formulario de inscripción en Indico que necesitarían acceder a las instalaciones de las Naciones Unidas en coche. La secretaría de la reunión informará de ello al Servicio de Seguridad de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra. Por otro lado, los representantes de ONG con movilidad reducida pueden acceder al Palacio de las Naciones en taxi o vehículo privado. La información sobre el tipo y el color del vehículo, así como la matrícula y el nombre del conductor, si se dispone de ellos, deberá comunicarse a controlcenter.security-unog@un.org, al menos 24 horas antes de la hora de acceso.

La colocación de una rampa debe solicitarse a la Sección de Gestión de Reuniones, que informará a los responsables. Por razones de seguridad, la persona con movilidad reducida debe ir acompañada cuando utilice la rampa.