Управление конференциями

Цифровые записи всех «открытых» заседаний доступны на всех официальных языках на специальном портале в Интернете. На сайте имеется функция поиска по дате и ключевому слову. После этого можно выбрать язык аудиодорожки и желаемый фрагмент заседания. При выборе варианта «оригинальный звук» запись будет проигрываться на том языке, на котором было сделано выступление, тогда как при выборе других языков она будет звучать в переводе. Аутентичной записью соответствующей части заседания считается только выступление на исходном языке. Записи заседаний размещены на этой веб-странице. Онлайн-трансляции можно слушать на исходном языке выступления или на английском языке (в формате трансляции из кабины синхронного переводчика). Пройдите на веб-страницу Интернет-ТВ ООН.

Отдел конференционного управления Отделения Организации Объединенных Наций в Женеве обслуживает главным образом конференции и заседания органов Организации Объединенных Наций, а также ее программ, фондов, региональных комиссий и специализированных учреждений. Кроме того, проводить заседания во Дворце Наций разрешено неправительственным организациям и другим организациям с особым статусом.

Набор штатных письменных переводчиков выполняется исключительно по результатам конкурсных экзаменов. Дополнительную информацию см. на веб-странице «Работа в лингвистических подразделениях».

Внештатные письменные переводчики нанимаются по итогам тестирования, которое обычно длится полдня и может быть организовано в кратчайшие сроки. Дополнительную информацию см. на веб-странице «Работа в лингвистических подразделениях».

Устные переводчики — это специалисты по лингвистике и коммуникации, которые работают на многоязычных совещаниях и бегло переводят выступления с одного языка на другой, причем их речь звучит естественно и передает подачу, тон и убеждения оратора. Дополнительную информацию можно найти на веб-странице лингвистических служб.

Indico.UN — это глобальная стандартная система управления мероприятиями в системе ООН. Это платформа, разработанная по модели «программное обеспечение как услуга», полностью размещенная на сайте ООН, разработанная на базе технологии ЦЕРН с открытым кодом (INDICO) и поддерживающая проведение заседаний в очном, виртуальном и гибридном формате. Это комплексное решение, охватывающее все этапы — от привлечения и регистрации участников, составления расписания и продвижения мероприятий до контроля доступа и взаимодействия с участниками.

Новые организации или подразделения, использующие Indico.UN, получают возможность пройти вводный инструктаж у команды бизнес-аналитиков, а также обучение у команды поддержки Indico.UN. Во время этих вводных встреч пользователям, которые занимаются подготовкой и проведением мерориятий, предоставляются соответствующие права. Далее, в качестве линейных руководителей, они могут наделить своих коллег теми же полномочиями либо любыми вспомогательными полномочиями. Линейные руководители могут предоставить коллегам функции линейного руководителя, руководителя конференционных служб, координатора или, при определенных условиях, сотрудника службы безопасности.

Платформа Indico.UN объединена с другими системами конференционного управления Секретариата ООН, позволяющими бронировать залы заседаний, вести стенограммы или пользоваться услугами охраны. Соответствующие функции доступны только для определенных мест проведения конференций ООН. Кроме того, платформа интегрирована с Zoom, что обеспечивает надежность проведения мероприятий в гибридном и виртуальном формате. В платформу встроены интегрированные информационные панели, позволяющие организациям получать ценные сведения об участии в мероприятиях.

В настоящее время платформу Indico.UN используют организации, входящие в систему ООН, и международные организации. Любая организация, не относящаяся к Секретариату ООН, должна заключить соглашение об уровне обслуживания.

Для получения дополнительной информации о платформе Indico.UN свяжитесь с нами. Мы вышлем презентацию с описанием работы и функций системы. Мы также можем провести для заинтересованных организаций демонстрацию системы. Пожалуйста, свяжитесь с нами.

Пожалуйста, сообщите нам по электронной почте ожидаемое количество мероприятий и общее число участников в год, и мы направим вам смету.

Да, платформа Indico.UN обслуживает органы Секретариата ООН, фонды, программы и специализированные учреждения ООН, а также организации, не входящие в систему ООН, и частные структуры по всему миру.

Организаторам заседаний необходимо зарезервировать место проведения, проконсультироваться с лицами, ответственными за безопасность, и договориться о предоставлении любых других сопутствующих услуг вне платформы Indico.UN. Вместе с тем они могут использовать функции платформы Indico.UN, относящиеся к управлению конференциями и регистрации участников, для создания страницы мероприятия, подготовки и настройки регистрации и расписания, настройки электронной рассылки уведомлений участникам, настройки ролей, связанных с безопасностью, управления регистрацией и отправки уведомлений о ней по электронной почте, выполнения действий по управлению безопасностью, распечатки пропусков и проверки на входе.

Платформа Indico.UN объединена с другими системами конференционного управления Секретариата ООН, позволяющими бронировать залы заседаний, вести стенограммы или пользоваться услугами охраны. Соответствующие функции доступны только для определенных мест проведения конференций ООН. За более подробной информацией обратитесь в службу поддержки Indico.UN.

Термин «издание Организации Объединенных Наций» означает любой письменный материал, выпущенный Организацией Объединенных Наций или по ее поручению для конкретной внешней аудитории. Примерами изданий Организации Объединенных Наций являются крупные исследования и доклады, монографии, отредактированные сборники научных трудов, статистические сборники, материалы конференций, журналы, серийные публикации, например ежегодники, Сборник договоров Организации Объединенных Наций и другие публикации по международному праву.

Издания Организации Объединенных Наций обычно выпускаются в соответствии с директивными мандатами или просьбами межправительственных органов; для их выпуска требуется разрешение на финансирование и подтверждение наличия средств (если для издания привлекаются внебюджетные средства). Издания могут распространяться бесплатно или за определенную плату. При продаже изданиям Организации Объединенных Наций присваивается Международный стандартный книжный номер (ISBN/eISBN) или, в случае серийных и периодических изданий, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN/eISSN). Издания могут выпускаться в печатном или электронном виде, в том числе в виде мобильных приложений, а также, по мере развития технологий, в любом другом формате или на любых носителях.

После одобрения Издательской коллегией предлагаемое издание включают в программу публикаций.

Документ считается изданием, если для его аудитории выпускают не менее 500 экземпляров во всех форматах на языке оригинала и 1000 экземпляров (во всех форматах) в переводе.

Если материалы заслуживают публикации, но целевая аудитория слишком мала, чтобы оправдать затраты на полноформатную публикацию, и/или отсутствует необходимое финансирование, то их можно издать в виде рабочего документа, форматирование которого выполняет подразделение-составитель, с минимальным оформлением и без обложки, за исключением черно-белого титульного листа. Рабочие документы доступны только в цифровом формате на языке оригинала и размещаются на веб-сайте подразделения-составителя. На них проставляется знак авторского права ООН и делается пометка «рабочий документ».

В целях повышения эффективности и результативности издательской деятельности Организации Объединенных Наций при выполнении мандатов межправительственных органов Генеральный секретарь в соответствии с бюллетенем ST/SGB/2012/2 учредил Издательскую коллегию. Задача Издательской Коллегии — определять издательскую политику и стандарты Секретариата, в том числе для отделений вне Центральных учреждений и региональных комиссий, с тем чтобы:

• издания Организации Объединенных Наций оставались источником высококачественной, актуальной и своевременной информации для государств-членов, политиков, практиков, ученых и широкой общественности;
• издательская деятельность и практика Организации Объединенных Наций соответствовала общим целям и приоритетам Организации в отношении актуальности, конкурентоспособности, распространения, производства, рентабельности и сохранности.

Функция Издательской коллегии заключается в определении политики, регулирующей подготовку, составление, распространение и продажу документов, а также в координации планирования программы публикаций и контроле за ее выполнением.

Первоочередными являются издания из этой программы, подготовка которой (т. е. перевод на все предусмотренные мандатом языки и печать) является бесплатной для подразделения-составителя. После включения издания в программу публикаций внесение в него любых изменений допускается только с разрешения Издательской коллегии. Если подразделению-составителю потребуется добавить в программу публикаций новый пункт либо внести изменения в существующий, например в связи с выполнением нового поручения того или иного межправительственного органа, то для утверждения такого изменения следует направить подробный запрос в секретариат Издательской коллегии.

Термин «программа публикаций» означает корпус текстов, которые подразделение-составитель планирует опубликовать в течение годичного или двухгодичного периода, как правило в соответствии с мандатами директивных органов либо запросами межправительственных или экспертных органов. В программу публикаций следует включать все издания Организации Объединенных Наций. Поэтому основные подразделения должны в полной мере соблюдать директивы и правила, применяющиеся к этой программе (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

В программу публикаций не входят информационные и рекламные материалы, в частности брошюры, информационные листки, информационные рассылки, плакаты, календари, каталоги и пресс-релизы. Кроме того к ней не относятся документы Организации Объединенных Наций. Также из нее исключаются документы для внутреннего пользования, в частности подготовительные документы, рабочие документы и документы зала заседаний, включающие в себя справочную и техническую документацию, предназначенную для совещаний и семинаров.

В соответствии с пунктами 2.3, 2.4 и 2.5 раздела 2 документа ST/SGB/2012/2 Издательская коллегия ежегодно (примерно в ноябре) рассылает во все отвечающие за составление документов подразделения Секретариата, включая региональные комиссии, свои инструкции по подготовке программ публикаций на следующий год. Посредством этой межведомственной записки подразделениям-составителям передается поручение представить предлагаемую программу публикаций с помощью модуля публикаций системы gDoc 2.0.

Все издания следует регистрировать в gDoc для целей обработки. Не зарегистрированным в gDoc изданиям не присваивается официальный статус ООН; на них не должна и не может наноситься эмблема Организации Объединенных Наций.

Подготовка изданий не имеет приоритета над подготовкой официальной документации для заседающих органов. Поэтому все запланированные издания должны быть представлены настолько заблаговременно, насколько это необходимо для их подготовки, с учетом объема и сложности. График выпуска невозможно точно рассчитать до тех пор, пока не будут подготовлены все компоненты издания.

По приблизительным оценкам, если издания представляются в готовом к печати виде, то их публикация занимает не менее 10 недель. Если при подготовке издания необходим перевод, то к указанному выше сроку следует добавить время, необходимое для перевода и дополнительной верстки. Поэтому рекомендуется обсудить с Секцией управления документооборотом (СУД) индивидуальный график для каждого издания.

Издания из перечня Издательской коллегии за текущий год должны быть загружены в gDoc для обработки до конца года. Каждый год СУД будет сообщать о крайних сроках ответственным координаторам того или иного секретариата. После указанного срока запросы на перевод и печать выполняться не будут. Исключения будут сделаны только для тех случаев, когда в системе «Умоджа» были предварительно заложены расходы, однако и в этих случаях необходимо проконсультироваться с СУД.

Подразделения-составители должны придерживаться сроков, указанных в прогнозе, поскольку работа будет планироваться сообразно им.

Неактуальные запросы на публикацию, а также запросы на перевод, которые оставались в очереди более двух лет, удаляются.

Эмблему следует размещать на титульном листе всех изданий Организации Объединенных Наций рядом с названием «Организация Объединенных Наций» либо над ним в нижней части страницы. Без прямого разрешения Генерального секретаря не допускается размещение эмблемы в сочетании с эмблемой любой организации, не входящей в систему Организации Объединенных Наций.

В случаях, когда эмблема Организации Объединенных Наций размещается совместно с эмблемой другого органа системы Организации Объединенных Наций, каждая из эмблем должна сопровождаться названием организации, к которой она относится.

Размещение эмблемы рядом с символикой какого-либо государства возможно только с прямого разрешения Издательской коллегии. Более подробную информацию см. в документе ST/AI/189/Add.21.