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Todos los documentos de las Naciones Unidas a partir de 1993; todas las resoluciones de los órganos principales a partir de 1946; todos los documentos de las sesiones plenarias del Consejo de Seguridad desde 1946 en español, francés e inglés; todos los suplementos de los Documentos Oficiales de la Asamblea General a partir de 1946; Se están escaneando documentos más antiguos. El personal de las Naciones Unidas, los delegados, los medios de comunicación acreditados o los representantes de ONG pueden ponerse en contacto con la Biblioteca de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra o visitarla para consultar las copias impresas. Los investigadores externos pueden acceder a los Documentos Oficiales que aún no han sido digitalizados visitando una de las bibliotecas depositarias o los centros de información de las Naciones Unidas.
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Las grabaciones digitales de todas las reuniones “públicas” pueden consultarse en todos los idiomas oficiales en un portal específico en línea. El sitio permite realizar búsquedas por fecha y palabra clave. A continuación, se puede seleccionar el idioma para escuchar el audio y el segmento solicitado de la reunión. Con la opción "Original" se escucha la intervención en el idioma en que se realizó, mientras que con los otros idiomas se accede a la interpretación. Solo la intervención en el idioma original constituye un acta auténtica de la reunión. Visite la página web para acceder a las grabaciones de las reuniones. Se puede acceder a la transmisión web en directo en el idioma original en que se está realizando la intervención y en inglés (emitida desde la cabina de interpretación). Consulte también la página web de UN Web TV.
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La División de Gestión de Conferencias de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra se ocupa principalmente de las conferencias y reuniones de los órganos de las Naciones Unidas y sus programas, fondos, comisiones regionales y organismos especializados. Las organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones con rango especial también pueden celebrar reuniones en el Palacio de las Naciones.
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En las Normas para el Control y la Limitación de la Documentación (ST/AI/189/Add.3/Rev.2) se definen los documentos y las publicaciones, y se establece que un documento es un texto sometido a la consideración de un órgano principal o de un órgano subsidiario de las Naciones Unidas, generalmente en relación con uno o varios temas de su programa. Los documentos de las Naciones Unidas se publican para los órganos intergubernamentales o bajo la autoridad de estos con una signatura de las Naciones Unidas e incluyen todos los documentos oficiales y actas de reuniones de los órganos o conferencias de las Naciones Unidas. La atribución en los documentos de las Naciones Unidas se rige por normas y prácticas establecidas bajo la autoridad del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias. Los documentos de las Naciones Unidas llevan normalmente, además de un título correspondiente al tema del programa, un subtítulo que indica la entidad o el funcionario responsable de la presentación del documento. En los documentos preparados para un órgano que no tiene programa para el período de sesiones, esa información puede figurar en el título principal.
El término “publicación de las Naciones Unidas” se refiere a cualquier material escrito publicado por o para las Naciones Unidas, destinado al público general. Como ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas, cabe citar los principales estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, revistas, publicaciones seriadas como los anuarios, compilaciones de tratados (United Nations Treaty Series) y otras publicaciones de derecho internacional. Las publicaciones de las Naciones Unidas se elaboran, en general, atendiendo a mandatos legislativos o peticiones de órganos intergubernamentales. Pueden distribuirse gratuitamente o previo pago. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un número internacional normalizado de libros (ISBN/eISBN) o, en el caso de las publicaciones seriadas y periódicas, un número internacional normalizado de publicaciones seriadas (ISSN/eISSN). Pueden publicarse en formato impreso o electrónico, incluso como aplicaciones para móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.
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Entregue con antelación una copia del texto preparado al personal de la secretaría para que los redactores de actas resumidas y los intérpretes puedan consultar el texto mientras usted lo lee. En los documentos oficiales de las Naciones Unidas, haga referencia a los números de párrafo, no a las páginas. La paginación de los documentos de las Naciones Unidas varía a menudo entre las versiones lingüísticas, pero los números de los párrafos no cambian. Proporcione las referencias de los párrafos antes de leer las citas, no después. Hable a un ritmo razonable para que los redactores de actas resumidas y los intérpretes, así como el resto del público, puedan seguir sus argumentos. Si cree que debe constar en acta algún punto o cita en particular, dígalo.
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Las correcciones deberán presentarse en uno de los idiomas de trabajo. Deberán presentarse en forma de memorando y, además, incorporarse en un ejemplar del acta. Deben enviarse a dms-dcm@un.org en el plazo de una semana a partir de la fecha del documento en cuestión.
Las correcciones presentadas se cotejarán debidamente con las grabaciones de audio de la reunión. Las correcciones que se introduzcan en las actas de las sesiones públicas se agruparán en un documento único que se publicará poco después de finalizar el período de sesiones.
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Las actas resumidas se publican en cuanto están disponibles en el sitio web del comité, en el período de sesiones correspondiente, y también pueden consultarse en el Sistema de Archivo de Documentos (ODS) de las Naciones Unidas.
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Si quien presenta el documento sabe de antemano que va a llegar con retraso, puede ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Documentos y negociar una asignación de fecha tardía. Si la demora no estaba prevista, el documento se tramitará en función de la capacidad disponible sin compromiso en cuanto a la fecha de publicación. Si el documento tiene una fecha de publicación asignada, el retraso quedará reflejado en la tasa oficial de cumplimiento de plazos del departamento autor.
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Si mientras se está procesando un documento se advierte que es necesario hacer una corrección, se puede incluir la información pertinente. En ese caso debe presentarse un nuevo archivo original definitivo a la Sección de Gestión de Documentos. Si la corrección se comunica cuando el documento ya ha sido publicado, será necesaria una revisión o una corrección oficial.