Gestión de conferencias

Se puede acceder a las grabaciones digitales de todas las reuniones "públicas" en todos los idiomas oficiales en un portal en línea dedicado. El sitio permite realizar búsquedas por fecha y palabra clave. A partir de entonces, se puede seleccionar el idioma del audio y el segmento solicitado de la reunión. La opción de "suelo" permitirá la grabación del idioma original en el que se realizó la intervención, mientras que el resto de idiomas permitirá el acceso a la interpretación. Sólo la intervención en el idioma original constituye un acta auténtica de las actuaciones. Visite la página web para acceder a las grabaciones de las reuniones . El acceso a la transmisión web en vivo está disponible en el idioma original en que se realiza la intervención, así como en inglés (tal como se transmite desde la cabina de interpretación). Consulte también la página web de UN Web TV.

La División de Gestión de Conferencias de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra atiende principalmente conferencias y reuniones para los órganos de las Naciones Unidas y sus Programas, Fondos, Comisiones Regionales y Organismos Especializados. Las organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones con estatus especial también pueden organizar reuniones en el Palacio de las Naciones.

La contratación de traductores permanentes se realiza exclusivamente mediante concursos. Para obtener información adicional, consulte la página web Language Careers .

Los traductores autónomos se contratan a través de pruebas informales que generalmente duran medio día y se pueden organizar con poca antelación. Para más información, consulte la página Web Language Careers .

Un intérprete de conferencias es un experto profesional en lenguaje y comunicación que trabaja en reuniones multilingües y traduce un mensaje de un idioma a otro, con naturalidad y fluidez, adoptando la forma de hablar, el tono y las convicciones del orador. Para obtener información adicional, consulte la página web sobre nuestros servicios lingüísticos .

Indico.UN es el estándar mundial para la gestión de eventos en el sistema de las Naciones Unidas. Es un software totalmente alojado como servicio basado en la tecnología de código abierto del CERN (INDICO), que admite reuniones in situ, virtuales e híbridas. Brinda una solución integral, desde el alcance y el registro de los participantes, la programación y promoción de eventos, hasta el control de acceso y la participación de los participantes.

Las nuevas organizaciones o entidades que utilizan Indico.UN se benefician de la incorporación del equipo de análisis comercial y la capacitación del equipo de soporte de Indico.UN. Durante esas reuniones iniciales, se otorgan derechos a los usuarios que configuran y administran eventos. Estos gerentes de categoría pueden otorgar el mismo rol o cualquier rol subsidiario a sus colegas. Los administradores de categoría pueden otorgar los roles de administrador de categoría, administrador de conferencias, punto focal o, bajo algunas condiciones, oficial de seguridad a otros colegas.

Indico.UN está integrado con otros sistemas de gestión de conferencias de la Secretaría de las Naciones Unidas que gestionan la reserva de salas, las transcripciones o los servicios de seguridad. Las funciones correspondientes están disponibles solo para lugares específicos de conferencias de la ONU. También está integrado con Zoom, lo que proporciona una solución robusta para eventos híbridos y virtuales. También viene con paneles integrados que brindan a las organizaciones información valiosa sobre la participación en eventos.

Indico.UN es utilizado actualmente por organizaciones que pertenecen al sistema de la ONU y organizaciones internacionales. Cualquier organización fuera de la Secretaría de la ONU debe celebrar un Acuerdo de Nivel de Servicio.

Si estás interesado en conocer más sobre Indico.UN, te invitamos a contactarnos . Compartiremos una presentación explicando cómo funciona el sistema y qué funcionalidades tiene. También podemos dar a las entidades interesadas una demostración del sistema. Por favor, póngase en contacto con nosotros .

Por supuesto, háganos saber por correo electrónico cuántos eventos y participantes en general espera cada año, y le responderemos con un presupuesto.

Sí, Indico.UN trabaja con organizaciones de la Secretaría de las Naciones Unidas, fondos, programas y agencias especializadas de las Naciones Unidas, organizaciones ajenas a las Naciones Unidas y entidades privadas de todo el mundo.

Los organizadores de la reunión deben organizar el lugar, consultar con la seguridad a cargo y organizar cualquier otro servicio relacionado fuera de Indico.UN. Al mismo tiempo, pueden aprovechar las funciones de administración de conferencias y participantes de Indico.UN para crear la página del evento, configurar y personalizar el registro y el horario, configurar notificaciones por correo electrónico para los participantes, configurar roles de seguridad, administrar los registros y enviar notificaciones por correo electrónico, realizar actividades de gestión de seguridad, impresión de credenciales y actividades de registro.

Indico.UN está integrado con otros sistemas de gestión de conferencias de la Secretaría de las Naciones Unidas que gestionan la reserva de salas, las transcripciones o los servicios de seguridad. Las funciones correspondientes están disponibles solo para lugares específicos de conferencias de la ONU. Consulte al equipo de soporte de Indico.UN para obtener más detalles.

El término “publicación de las Naciones Unidas” se refiere a todo material escrito publicado por o para las Naciones Unidas y dirigido a un público externo definido. Entre los ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas se incluyen los principales estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, revistas, publicaciones periódicas como anuarios, la Serie de Tratados de las Naciones Unidas y otras publicaciones de derecho internacional.

Las publicaciones de las Naciones Unidas se publican generalmente en respuesta a mandatos legislativos o solicitudes de órganos intergubernamentales y necesitan autorización y certificación de fondos (si son publicaciones extrapresupuestarias). Las publicaciones pueden distribuirse gratuitamente o a cambio de un precio. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un Número Internacional Normalizado de Libro (ISBN/eISBN) o, en el caso de publicaciones periódicas y seriadas, un Número Internacional Normalizado de Publicaciones Secundarias (ISSN/eISSN). Las publicaciones pueden publicarse en forma impresa o electrónica, incluidas las aplicaciones móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.

Tras la aprobación del Comité de Publicaciones, la publicación propuesta se incluye en el Programa de Publicaciones.

Un título se considera una publicación si su audiencia es de al menos 500 ejemplares en todos los formatos en el idioma original y 1000 ejemplares (todos los formatos) para una edición traducida.

Cuando el contenido justifica su publicación, pero el público al que va dirigido es demasiado limitado como para justificar el coste de una publicación completa o no se dispone de financiación, el manuscrito puede publicarse como documento de trabajo formateado por el departamento autor con un diseño minimalista y sin portada (solo una página de título en blanco y negro). Los documentos de trabajo solo se publican en formato digital, en el idioma original y se suben al sitio web del departamento autor. Llevan los derechos de autor de las Naciones Unidas y mencionan “documento de trabajo”.

El Secretario General, con el fin de aumentar la eficacia y eficiencia de las actividades editoriales de las Naciones Unidas en la ejecución de los mandatos de los órganos intergubernamentales, promulgó la Junta de Publicaciones en la nota ST/SGB/2012/2. El objetivo de la Junta de Publicaciones es establecer las políticas y normas de publicación de la Secretaría, incluidas las oficinas fuera de la Sede y las comisiones regionales, de modo que:

• Las publicaciones de las Naciones Unidas siguen siendo una fuente de información pertinente, oportuna y de alta calidad para los Estados Miembros, los encargados de formular políticas, los profesionales, los académicos y el público en general.

• Las actividades y prácticas editoriales de las Naciones Unidas están en consonancia con los objetivos y prioridades generales de la Organización en materia de pertinencia, comercialización, difusión, producción, relación coste-eficacia y preservación.

La función de la Junta de Publicaciones es determinar las políticas que rigen la preparación, producción, distribución y venta de documentos , y coordinar la planificación y supervisar la ejecución del programa de publicaciones.

Sólo estas publicaciones tienen prioridad y se procesarán (es decir, se traducirán a todos los idiomas obligatorios y se imprimirán) sin costo alguno para el departamento autor. Una vez que una publicación se incluye en el programa de publicaciones, no se pueden realizar cambios sin la autorización de la Junta de Publicaciones. Si los departamentos autores necesitan agregar un título o realizar un cambio en un tema del programa de publicaciones, como implementar un nuevo mandato de un organismo intergubernamental, deben presentar una solicitud detallada a la Secretaría de la Junta de Publicaciones para su aprobación.

El término “programa de publicaciones” se refiere a un conjunto de obras que el departamento autor tiene previsto publicar a lo largo de un año o un bienio, generalmente en respuesta a mandatos legislativos u otras solicitudes de órganos intergubernamentales u otros órganos de expertos. Todas las publicaciones de las Naciones Unidas deben incluirse en el programa de publicaciones. Por consiguiente, las oficinas sustantivas deben seguir en detalle las directrices y políticas que se aplican a este programa (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

El material informativo y promocional, como folletos, volantes, boletines, carteles, calendarios, catálogos y comunicados de prensa, no forma parte del programa de publicaciones. Los documentos de las Naciones Unidas tampoco forman parte de un programa de publicaciones. También quedan excluidos los materiales de carácter interno, como los documentos preparatorios, los documentos de trabajo y los documentos de sala de conferencias, que contienen documentación técnica y de antecedentes para reuniones y seminarios.

De conformidad con los párrafos 2.3, 2.4 y 2.5 de la Sección 2 de la ST/SGB/2012/2, cada año, alrededor de noviembre, la Junta de Publicaciones escribe a todos los departamentos autores de la Secretaría, incluidas las comisiones regionales, para transmitirle instrucciones para la preparación de los programas de publicaciones del año siguiente. Mediante este memorando entre oficinas, se solicita a los departamentos autores que presenten sus propuestas de programas de publicaciones a través del módulo de publicaciones gDoc 2.0 .

Todas las publicaciones deben estar registradas en gDoc para su procesamiento. Las publicaciones que no estén registradas en gDoc no tienen estatus oficial de la ONU y no deben ni pueden llevar el símbolo de las Naciones Unidas.

La preparación de publicaciones no tiene prioridad sobre la preparación de la documentación parlamentaria oficial. Por tanto, todas las publicaciones presentadas deben entregarse con la suficiente antelación para que estén listas, teniendo en cuenta su volumen y complejidad. No es posible estimar con precisión los plazos de producción hasta que se hayan entregado todos los elementos de una publicación.

Como estimación, las publicaciones tardan al menos diez semanas en prepararse si se envían listas para imprimir. Cuando la preparación de una publicación implica la traducción, el tiempo requerido para la traducción y la composición tipográfica adicional debe agregarse al plazo anterior. Por lo tanto, se recomienda que se discuta un cronograma individual para cada publicación con DMS.

Al finalizar cada año, las publicaciones vinculadas a los temas incluidos en el Comité de Publicaciones para ese año deben haberse presentado en gDoc para su procesamiento. Cada año, el DMS compartirá una fecha límite con los respectivos puntos focales de una secretaría determinada. Después de esa fecha, no se atenderán solicitudes de traducción e impresión. Se harán excepciones solo en los casos en que los costos se hayan precomputado en UMOJA, en cuyo caso aún sería necesario consultar con el DMS.

Los departamentos autores deben cumplir con los plazos previstos, ya que el trabajo se planificará en consecuencia.

Se eliminarán los títulos obsoletos y las versiones en otros idiomas que hayan permanecido en una cola de traducción durante más de dos años.

El emblema deberá figurar en la portada de todas las publicaciones de las Naciones Unidas, al lado o encima del nombre "Naciones Unidas" en la parte inferior de la página. El emblema no podrá utilizarse en combinación con el emblema de ninguna organización ajena al sistema de las Naciones Unidas sin la autorización expresa del Secretario General.

Cuando el emblema de las Naciones Unidas aparezca junto con el de otro órgano del sistema de las Naciones Unidas, el emblema de cada uno deberá aparecer en combinación con el nombre de la organización a la que se refiere.

El emblema podrá utilizarse junto con las insignias de cualquier gobierno sólo con autorización expresa de la Junta de Publicaciones. Para más detalles, véase ST/AI/189/Add.21