Gestión de conferencias

Las grabaciones digitales de todas las reuniones “públicas” pueden consultarse en todos los idiomas oficiales en un portal específico en línea. El sitio permite realizar búsquedas por fecha y palabra clave. A continuación, se puede seleccionar el idioma para escuchar el audio y el segmento solicitado de la reunión. Con la opción "Original" se escucha la intervención en el idioma en que se realizó, mientras que con los otros idiomas se accede a la interpretación. Solo la intervención en el idioma original constituye un acta auténtica de la reunión. Visite la página web para acceder a las grabaciones de las reuniones. Se puede acceder a la transmisión web en directo en el idioma original en que se está realizando la intervención y en inglés (emitida desde la cabina de interpretación). Consulte también la página web de UN Web TV.

La División de Gestión de Conferencias de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra se ocupa principalmente de las conferencias y reuniones de los órganos de las Naciones Unidas y sus programas, fondos, comisiones regionales y organismos especializados. Las organizaciones no gubernamentales y otras organizaciones con rango especial también pueden celebrar reuniones en el Palacio de las Naciones.

La contratación de traductores permanentes se realiza exclusivamente mediante concursos. Para más información, consulte la página web de Carreras lingüísticas.

Los traductores autónomos se contratan mediante pruebas que suelen durar media jornada y pueden organizarse con poca antelación. Para más información, consulte la página web de Carreras lingüísticas.

Un intérprete de conferencias es un profesional experto en idiomas y comunicación que desempeña su trabajo en reuniones multilingües para trasladar un mensaje de un idioma a otro con naturalidad y fluidez y adoptando la prosodia, el tono y las convicciones del orador. Para más información, consulte la página web sobre nuestros servicios lingüísticos.

Indico.UN es la herramienta de referencia para la gestión de eventos en todo el sistema de las Naciones Unidas. Se trata de un software como servicio con soporte integral y basado en la tecnología de código abierto del CERN (INDICO) que permite organizar reuniones presenciales, virtuales e híbridas. Constituye una solución integral con la que se puede gestionar desde la captación e inscripción de participantes, la programación y promoción de eventos, hasta el control de accesos y la colaboración de los participantes.

Las organizaciones o entidades que utilizan Indico.UN por primera vez cuentan con asistencia para familiarizarse con el sistema por parte del equipo de análisis de procesos y reciben una formación del equipo de apoyo de Indico.UN. Durante esas reuniones iniciales, se conceden derechos a los usuarios que configuran y gestionan los eventos. Estos gestores de categoría pueden conceder la misma función o cualquier función subsidiaria a sus colegas. Los gestores de categoría pueden otorgar a otros colegas las funciones de gestor de categoría, gestor de conferencias, punto focal o, en determinadas condiciones, oficial de seguridad.

Indico.UN está integrado con otros sistemas de gestión de conferencias de la Secretaría de las Naciones Unidas con los que se gestionan las reservas de salas, las transcripciones o los servicios de seguridad. Las funciones correspondientes solo están disponibles para determinados lugares de celebración de conferencias en las Naciones Unidas. También se integra con Zoom, de modo que constituye una solución sólida para eventos híbridos y virtuales. La herramienta incluye también paneles integrados que proporcionan a las organizaciones información valiosa sobre la participación en eventos.

Actualmente utilizan Indico.UN las organizaciones que pertenecen al sistema de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales. Cualquier organización ajena a la Secretaría General de las Naciones Unidas debe suscribir un acuerdo de prestación de servicios.

Si tiene interés en saber más sobre Indico.UN, le invitamos a ponerse en contacto con nosotros. Le enviaremos una presentación en la que se explica cómo funciona el sistema y qué funcionalidades tiene. También podemos hacer una demostración del sistema a las entidades interesadas. No dude en ponerse en contacto con nosotros.

Por supuesto, indíquenos por correo electrónico cuántos eventos tiene previsto organizar al año y aproximadamente cuántos participantes acogerán, y nos pondremos en contacto con usted con una estimación.

Sí, Indico.UN trabaja tanto con organizaciones de la Secretaría de las Naciones Unidas, como con fondos, programas y organismos especializados del sistema, además de organizaciones ajenas a él y entidades privadas de todo el mundo.

Los organizadores de la reunión tendrán que fijar el lugar de celebración, consultar con los responsables de la seguridad y organizar cualquier otro servicio relacionado fuera de Indico.UN. Al mismo tiempo, pueden aprovechar las funciones de gestión de conferencias y participantes de Indico.UN para crear la página del evento, configurar y personalizar la inscripción y el calendario, configurar las notificaciones por correo electrónico a los participantes y las funciones de seguridad, gestionar las inscripciones y enviar notificaciones por correo electrónico, además de realizar actividades de gestión de la seguridad, impresión de credenciales y actividades de registro.

Indico.UN está integrado con otros sistemas de gestión de conferencias de la Secretaría de las Naciones Unidas con los que se gestionan las reservas de salas, las transcripciones o los servicios de seguridad. Las funciones correspondientes solo están disponibles para determinados lugares de celebración de conferencias en las Naciones Unidas. Consulte al equipo de asistencia de Indico.UN para obtener más información.

El término “publicación de las Naciones Unidas” se refiere a cualquier material escrito publicado por o para las Naciones Unidas, destinado a un público externo definido. Como ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas, cabe citar los principales estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, revistas, publicaciones seriadas como los anuarios, compilaciones de tratados (United Nations Treaty Series) y otras publicaciones de derecho internacional.

Las publicaciones de las Naciones Unidas se elaboran, en general, atendiendo a mandatos legislativos o peticiones de órganos intergubernamentales y necesitan autorización y certificación de fondos (si son publicaciones extrapresupuestarias). Las publicaciones pueden distribuirse gratuitamente o previo pago. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un número internacional normalizado de libros (ISBN/eISBN) o, en el caso de las publicaciones seriadas y periódicas, un número internacional normalizado de publicaciones seriadas (ISSN/eISSN). Pueden publicarse en formato impreso o electrónico, incluso como aplicaciones para móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.

Tras su aprobación por la Junta de Publicaciones, la propuesta de publicación se incluye en el programa de publicaciones.

Se considera que un título es una publicación si su tirada es de al menos 500 ejemplares en todos los formatos en el idioma original y de 1.000 ejemplares (en todos los formatos) en el caso de una edición traducida.

Cuando el contenido justifica la publicación, pero la tirada es demasiado limitada para asumir el costo de una publicación completa o no se dispone de financiación, el manuscrito puede publicarse como documento de trabajo formateado por el departamento autor con una maquetación mínima y sin portada (únicamente con una cubierta en blanco y negro). Los documentos de trabajo son únicamente digitales, se publican en el idioma original y se cargan en el sitio web del departamento autor. Llevan una mención que indica que los derechos de autor pertenecen a las Naciones Unidas y que se trata de un documento de trabajo.

El Secretario General, con objeto de aumentar la eficacia y eficiencia de las actividades editoriales de las Naciones Unidas en la ejecución de los mandatos de los órganos intergubernamentales, dispuso la creación de la Junta de Publicaciones mediante el documento ST/SGB/2012/2. El objetivo de la Junta de Publicaciones es fijar las políticas y normas de la Secretaría en materia de publicación, también para las oficinas fuera de la Sede y las comisiones regionales, de modo que:

• Las publicaciones de las Naciones Unidas sigan siendo una fuente de información de alta calidad, pertinente y oportuna para los Estados Miembros, los responsables de formular políticas, los profesionales, los académicos y el público en general.
• Las actividades y prácticas editoriales de las Naciones Unidas se ajusten a los objetivos y prioridades generales de la Organización en lo que respecta a pertinencia, comerciabilidad, difusión, producción, costoeficacia y conservación.

La función de la Junta de Publicaciones es determinar las políticas que rigen la elaboración, producción, distribución y venta de documentos, así como coordinar la planificación y supervisar la ejecución del programa de publicaciones.

Solo esas publicaciones tienen prioridad, y esos títulos se procesarán —es decir, se traducirán a todos los idiomas obligatorios y se imprimirán— sin costo alguno para el departamento autor. Una vez incluida una publicación en el programa de publicaciones, no podrá introducirse ningún cambio sin la autorización de la Junta de Publicaciones. En caso de que los departamentos autores necesiten añadir un título o introducir un cambio en un punto del programa de publicaciones, como la aplicación de un nuevo mandato de un organismo intergubernamental, deberá presentarse una solicitud detallada a la Secretaría de la Junta de Publicaciones para que esta la apruebe.

El término “programa de publicaciones” se refiere a un conjunto de obras cuya publicación está prevista por un departamento autor a lo largo de un año o un bienio, generalmente atendiendo a mandatos legislativos u otras peticiones de órganos intergubernamentales u otros órganos de expertos. Todas las publicaciones de las Naciones Unidas deben incluirse en el programa de publicaciones. Por consiguiente, las oficinas sustantivas deben seguir al detalle las orientaciones y políticas que se aplican a este programa (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).

El material informativo y promocional —como folletos, octavillas, boletines informativos, carteles, calendarios, catálogos y comunicados de prensa— no forma parte del programa de publicaciones. Los documentos de las Naciones Unidas tampoco forman parte del programa de publicaciones. También quedan excluidas las publicaciones internas, como documentos preparatorios, los documentos de trabajo y los documentos de sesión, que consisten en documentación técnica y de referencia para reuniones y seminarios.

De conformidad con los párrafos 2.3, 2.4 y 2.5 de la Sección 2 del documento ST/SGB/2012/2, cada año, en torno al mes de noviembre, la Junta de Publicaciones escribe a todos los departamentos autores de la Secretaría, incluidas las comisiones regionales, y les transmite las instrucciones de la Junta de Publicaciones para la preparación de los programas de publicaciones del año siguiente. A través de este memorando interno, se solicita a los departamentos autores que presenten su propuesta de programa de publicaciones a través del módulo de publicaciones de gDoc 2.0.

Todas las publicaciones deben estar registradas en gDoc para su procesamiento. Las publicaciones que no están registradas en gDoc no se consideran publicaciones oficiales de las Naciones Unidas y no deben ni pueden llevar signatura de las Naciones Unidas.

La preparación de publicaciones no prima sobre la preparación de la documentación oficial para las reuniones. Por consiguiente, todas las publicaciones presentadas deberán enviarse con tiempo suficiente para finalizarlas, teniendo en cuenta su tamaño y complejidad. Los plazos de producción no pueden calcularse con precisión hasta que no se hayan facilitado todos los elementos de una publicación.

Como estimación, las publicaciones tardan al menos diez semanas en prepararse si se presentan “listas para imprimir”. Cuando para preparar una publicación sea necesario traducirla, deberá añadirse al plazo anterior el tiempo necesario para la traducción y la composición tipográfica adicional. Por lo tanto, se recomienda negociar con la Sección de Gestión de Documentos un calendario específico para cada publicación.

Al final de cada año, las publicaciones relacionadas con los temas previstos por la Junta de Publicaciones para ese año deberían haberse presentado en gDoc para su procesamiento. Cada año, la Sección de Gestión de Documentos comunicará el calendario a los respectivos puntos focales de cada secretaría. Transcurrido ese plazo, no se atenderán más solicitudes de traducción e impresión. Solo se harán excepciones en los casos en que haya un compromiso previo para los costos en UMOJA, para lo que aún sería necesario consultar a la Sección de Gestión de Documentos.

Los departamentos autores deben respetar los plazos de la previsión, ya que el trabajo se planificará en consecuencia.

Los títulos obsoletos y las versiones en otros idiomas que permanezcan más de dos años en la cola de traducción serán borrados.

El emblema debe aparecer en la portada de todas las publicaciones de las Naciones Unidas, junto al término “Naciones Unidas” o por encima de este, en la parte inferior de la página. El emblema no podrá utilizarse en combinación con el emblema de ninguna organización ajena al sistema de las Naciones Unidas sin la autorización expresa del Secretario General.

Cuando el emblema de las Naciones Unidas aparezca junto con el de otro organismo del sistema de las Naciones Unidas, cada uno de ellos deberá aparecer en combinación con el nombre de la organización correspondiente.

Solo podrá utilizarse el emblema junto con la insignia de un Gobierno con la autorización expresa de la Junta de Publicaciones. Para más detalles, consulte ST/AI/189/Add.21