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由于国际联盟难民混合档案组（南森基金会）中文件的复杂性和数量，在获得南森护照的俄罗斯难民中追踪特定个人可能相当困难。
目前没有一个包含所有难民姓名的中央存储库。难民与南森办公室之间的姓名列表和通信记录分散在不同的档案库中。这些记录通常不完整，可能需要大量时间进行审核。因此，我们的工作人员无法对特定个人或家庭进行彻底的搜索。
不过，南森基金会已经数字化，可以在联合国日内瓦档案馆平台上访问： https://archives.ungeneva.org/refugees-mixed-archival-group-nansen-fonds 。
光学字符识别 (OCR) 技术已应用于数字化文件，支持在文档内进行全文关键词搜索。这一技术进步使研究人员能够比以往更轻松地找到相关信息。
我们还建议您查阅有关难民混合档案组、南森基金会的教程，以获取更多指导。
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档案馆不提供文件的扫描件。但是，研究人员可以在档案阅览室拍照。
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文号通常位于文件的右上角，是联合国文件专有的识别标志。每个文号都由数字和字母组成，这些数字和字面并不明确显示文件的主题。一份文件的所有语文版本都用同一文号。一些出版物既有文号，又有出售品编号。《1946至1996年联合国文件系列编号》出版物提供了关于这一时期所用文号的更多信息。(ST/LIB/SER.B/5/Rev.5).
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1993年以来的所有联合国文件；1946年以来各主要机关的所有决议；1946年以来安全理事会所有全体会议文件的英文、法文和西班牙文本；1946年以来的所有大会正式记录补编；更早的文件正在扫描。联合国工作人员、代表、经认证的媒体或非政府组织代表可以前往或联系联合国日内瓦办事处图书馆，查阅纸质版本。外部研究人员可以访问联合国托存图书馆或信息中心，查阅尚未数字化的正式记录。
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事先向秘书处工作人员提供一份准备好的讲稿，以便简要记录员和口译员在您读稿时可以参考。在引用联合国正式文件时，请注明段落编号，而不是页码。联合国文件的页码往往因语文版本而异，但段号保持不变。在宣读引文之前给出段落编号，而不是之后。语速要适中，以便简要记录员和口译员以及其他听众能跟上你的论点。如认为某个观点或引文应记录在案，请说出来。
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《文件管理和限制条例》(ST/AI/189/Add.3/Rev.2)对文件和出版物的定义是：“文件是提交联合国主要机关或附属机关审议的文本，通常与其议程项目有关。”联合国文件是为政府间机构或经其授权以联合国文号印发的，包括联合国各机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的归属由大会和会议管理部根据既定规则和惯例管理。联合国文件除了与主题或议程项目相对应的标题外，通常还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会期议程的机构编写的文件中，主标题可包含这一信息。
“联合国出版物”一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。联合国出版物的例子包括主要研究报告和其他报告、专题著作、文集、统计汇编、会议记录、期刊、诸如年鉴等系列出版物、《联合国条约汇编》和其他国际法出版物。联合国出版物通常根据法定任务或政府间机构的要求出版。出版物可以免费或定价发行。联合国出版物如果出售，将获得国际标准书号(ISBN/eISBN)，如果是丛书和期刊，则获得国际标准连续出版物号(ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括移动应用程序，并可随着技术的发展以任何其他格式或媒介出版。 -
更正应以工作语文之一提出，以备忘录说明更正之处，并改在一份已印发的记录上。
更正应在相关文件印发一周内送交dms-dcm@un.org。提交的任何更正都将根据会议录音进行适当核对。对委员会公开会议记录的所有更正都合并在一份更正中，在届会结束后不久印发。
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简要记录一经完成，即在委员会网站的相关届会下发布，也可在联合国正式文件系统(ODS)中查找。
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如果更正是在文件处理过程中提出的，则可以纳入更正信息。需向文件管理科提交一份新的最终原始文件。如果更正是在文件已经发布的情况下提出的，则需以勘误或修订的方式进行正式更正。
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如果提交方事先知道文件不得不迟交，可与文件管理科联系，协商迟交档期安排。如果迟交是之前未有预料到的，则将视能力处理文件，不承诺发布日期。如果文件已排定档期，延迟将反映在提交部门正式的按时提交率中。