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《文件管理和限制条例》(ST/AI/189/Add.3/Rev.2)对文件和出版物的定义是：“文件是提交联合国主要机关或附属机关审议的文本，通常与其议程项目有关。”联合国文件是为政府间机构或经其授权以联合国文号印发的，包括联合国各机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的归属由大会和会议管理部根据既定规则和惯例管理。联合国文件除了与主题或议程项目相对应的标题外，通常还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会期议程的机构编写的文件中，主标题可包含这一信息。
“联合国出版物”一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。联合国出版物的例子包括主要研究报告和其他报告、专题著作、文集、统计汇编、会议记录、期刊、诸如年鉴等系列出版物、《联合国条约汇编》和其他国际法出版物。联合国出版物通常根据法定任务或政府间机构的要求出版。出版物可以免费或定价发行。联合国出版物如果出售，将获得国际标准书号(ISBN/eISBN)，如果是丛书和期刊，则获得国际标准连续出版物号(ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括移动应用程序，并可随着技术的发展以任何其他格式或媒介出版。