- Эта страница была переведена с помощью машинного перевода. Подробнее.
Обработка документа
Секция управления документами (DMS) обрабатывает официальные документы всякий раз, когда существует законодательный мандат, связанный с бюджетным правом. Мандат основывается либо на принятом решении, одобренном компетентным вышестоящим органом, либо на основе постоянного мандата в соответствии с применимыми правилами процедуры.
Мандат определяет категорию документа, т. е. исходящий из Секретариата, не исходящий из Секретариата, вклад государства-члена и других, а также тип, т. е. предсессионный, внутрисессионный или послесессионный документ. В зависимости от категории и типа каждого документа применяются различные шаблоны обработки и ограничения на количество слов.
Предсессионные документы с существующим официальным мандатом прогнозируются два раза в год в течение двух циклов: представление прогнозов должно быть завершено в первую неделю апреля для сессий, проходящих с 10 июля по 8 января следующего года, и в первую неделю октября. для сессий, проходящих с 9 января по 9 июля. Прогнозы, введенные основными секретариатами, проверяются и утверждаются Группой планирования DMS. Прогноз должен быть подтвержден не позднее, чем за 14 недель до открытия сессии, на которой должен рассматриваться документ. Никакие изменения в прогнозы не могут быть внесены после этого этапа. Обязательные документы, которые не прогнозируются, обрабатываются на основе имеющихся возможностей.
Основные секретариаты готовят предсессионные и послесессионные документы , соблюдая:
- ограничения на количество слов : 8 500 слов для документов, исходящих из Секретариата, 10 700 слов для документов, представленных межправительственными органами или специальными докладчиками/обладателями мандатов и
- необходимость декларировать текст, взятый из ранее опубликованных официальных документов ООН и
- Редакционные стандарты ООН в соответствии с директивами Онлайнового редакционного руководства ООН .
Основной секретариат представляет документ через gDoc .
- Предсессионные документы , такие как предварительные повестки дня, программы работы или отчеты Секретариата, представляются за 10 недель до даты запланированной сессии или даты рассмотрения отчета (за исключением случаев, когда принят другой образец).
- Сессионные документы , для рассмотрения на заседании, в том числе проекты резолюций и решений, представляются в ходе заседания. Они должны быть как можно короче (максимум 3300 слов) и должны обрабатываться в течение 48 или 24 часов.
- Постсессионные документы , которые готовятся после закрытия совещания, такие как итоговые отчеты совещания, резолюции и принятые решения, должны быть представлены вскоре после даты закрытия сессии, предпочтительно в течение двух недель.
- DMS проверяет законодательные полномочия и бюджетные права, перепроверяет сроки представления и распределяет представления в соответствии с датами рассмотрения. DMS также управляет поздними временными интервалами в случае форс-мажорных обстоятельств.
- При регистрации документ передается на обработку соответствующим отделам или подразделениям. После перевода документы форматируются и готовятся к выпуску.
- Документы выпускаются одновременно на всех применимых языках и размещаются в Системе официальной документации (СОД).
- В соответствии с применимыми процедурами Секция печати выпускает документы в печатном виде. Затем отдел распространения обеспечивает распространение документов в соответствии с запросом, сделанным при первоначальной отправке gDoc.
Связаться с отделом документооборота
Дополнительная информация
Ресурсы
Обработка публикации
- Секция управления документами (DMS) обрабатывает публикации, вытекающие из официального мандата, вытекающего из принятого решения или постоянного мандата в соответствии с применимыми правилами процедуры.
- Департаменты представляют свои программы двухгодичных публикаций через gDoc . Группа планирования DMS рассматривает представленные материалы и предоставляет обратную связь Секретариату Издательского совета. Издательский совет утверждает двухлетнюю Программу публикаций.
- Публикации, для которых не существует официального мандата, могут производиться непосредственно в издательском отделе . Затем расходы несет подающее ведомство. Свяжитесь с издательской командой напрямую для получения дополнительной информации.
- Прогнозирование публикаций ООН для перевода настоятельно рекомендуется. Отделы-составители должны связаться с отделом планирования DMS , как только у них появится соответствующая информация для оценки длины текста, времени подачи и требуемого времени завершения.
- Группа планирования DMS согласовывает даты выпуска с подающими документами, языковой службой, когда это применимо, дизайнерами, типографиями и группой распространения.
- Не менее чем за месяц до предполагаемой подачи подающая организация заполняет анкету для Отдела продаж и маркетинга ООН в Нью-Йорке, используя свое имя пользователя и пароль Unite ID.
- Затем необходимо заполнить и очистить форму Demande d'impression (DI) (доступную в Отделе управления документами ).
- Подающая организация запрашивает номер ISSN (для серий публикаций) и номер eISSN (для онлайн-публикаций) в Международном центре ISSN по адресу https://portal.issn.org/ .
- За две недели до подачи подающая организация отправляет очищенный DI и ответ от Секции продаж и маркетинга ООН в DMS по электронной почте по адресу dms-coordinate@un.org .
- Публикация отправляется через gDoc с использованием идентификатора прогноза, если это применимо.
- Перед тем, как публикация может быть напечатана, подающий отдел получает «Bon à tierer» (BAT) с готовой к печати PDF-версией из Секции печати для утверждения в течение одной недели. Если необходимы какие-либо изменения макета, отдел печати отправит второй BAT с новым макетом.
- После получения одобрения публикация отправляется в печать.
- Если требуется перевод, редактируемая версия окончательного, готового к печати текста, основанная на окончательной версии, для которой был утвержден НДТ, должна быть отправлена через gDoc . Он должен быть помечен как «Окончательный текст». Подача заявки на перевод должна сопровождаться пометками ранее переведенного текста, если это применимо.
- Авторы получат копию переведенного текста перед окончательным форматированием, чтобы можно было обсудить язык и терминологию. На выполнение этого процесса авторам дается пять рабочих дней. Это единственная возможность внести изменения в целевые языки.
- Затем переведенный текст (тексты) пройдет тот же процесс НДТ, что и исходная публикация.
- Секция распространения обеспечивает распространение публикаций в соответствии с запросом, сделанным при первоначальном представлении gDoc.
Распространение официальных документов ООН
Отделение ООН в Женеве отвечает за распространение официальных документов и публикаций ООН, поддержание запасов документов и предоставление качественных, своевременных, эффективных, рентабельных и экологически устойчивых услуг, связанных с документацией.
Документы распространяются с учетом потребностей совещаний/конференций, основных подразделений, постоянных представительств, официальных адресов/списков рассылки и индивидуальных клиентов.
Документы раздаются на раздаточных стойках. Их также можно распечатать из системы официальной документации в кибер-уголке, расположенном у стойки раздачи Door 40.
Служба поддержки для делегатов и печать по запросу
С понедельника по пятницу: с 08:30 до 12:30 и с 13:30 до 17:30.
Расположение счетчика:
Главный счетчик
Здание Е / Дверь 40
Контакт:
Телефон: +41 22 917 49 00
Электронная почта: Distribution-counters@un.org
Часто задаваемые вопросы
Положения о контроле и ограничении документации, ST/AI/189/Add.3/Rev.2, определяют документы и публикации: «Документ — это текст, представляемый главному органу или вспомогательному органу Организации Объединенных Наций на рассмотрение им, обычно в связи с пунктом(ами) его повестки дня». Документы Организации Объединенных Наций выпускаются для межправительственных органов или под их руководством под условным обозначением документа Организации Объединенных Наций и включают все официальные отчеты и отчеты о заседаниях органов или конференций Организации Объединенных Наций. Указание авторства в документах Организации Объединенных Наций регулируется в соответствии с установленными правилами и практикой под руководством Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению. Документы Организации Объединенных Наций обычно имеют, помимо названия, соответствующего теме или пункту повестки дня, подзаголовок, указывающий на организацию или должностное лицо, ответственное за представление документа. В документах, подготовленных для органа, у которого нет повестки дня сессии, эта информация может содержаться в основном заголовке.
«Термин« публикация Организации Объединенных Наций »относится к любым письменным материалам, которые Организация Объединенных Наций выпускает для широкой публики». Примеры публикаций Организации Объединенных Наций включают основные исследования и отчеты, монографии, отредактированные тома, статистические сборники, материалы конференций, журналы, периодические публикации, такие как ежегодники, Серия договоров Организации Объединенных Наций и другие публикации по международному праву. Публикации Организации Объединенных Наций, как правило, издаются в ответ на решения директивных органов или запросы межправительственных органов. Они могут распространяться бесплатно или за плату. В случае продажи изданиям Организации Объединенных Наций присваивается международный стандартный книжный номер (ISBN/eISBN) или, для сериальных и периодических изданий, международный стандартный серийный номер (ISSN/eISSN). Публикации могут быть опубликованы в печатной или электронной форме, в том числе в виде мобильных приложений, а также в любом другом формате или на любом другом носителе по мере развития технологий.
Если податель заранее знает, что документ должен быть представлен с опозданием, он или она может обратиться в Секцию управления документами (DMS) и договориться о задержке. Если поздняя подача не ожидается, документ будет обработан в соответствии с возможностями без каких-либо обязательств по дате выпуска. Если документ размещен в слоте, задержка будет отражена в официальном соответствии представления подающего отдела.
Если исправление отмечено во время обработки документа, информация может быть включена. Новый окончательный исходный файл должен быть представлен в Секцию управления документами (DMS). Если об исправлении сообщается, когда документ уже опубликован, потребуется официальное исправление посредством исправления или пересмотра.