Обработка документа
Секция управления документооборотом (СУД) обрабатывает официальные документы, когда на то существует заложенный в бюджет мандат директивного органа. Такой мандат либо основывается на принятом решении, одобренном компетентным вышестоящим органом, либо вытекает из постоянного мандата в соответствии с применимыми правилами процедуры.
Мандат определяет категорию документа, т. е. подготовленный в Секретариате, подготовленный за пределами Секретариата, представление государства-члена и прочее, а также его тип, т. е. предсессионный, сессионный или послесессионный документ. В зависимости от категории и типа каждого документа применяются различные схемы обработки и ограничения по количеству слов.
Прогноз поступления предсессионных документов с действующим официальным мандатом осуществляется дважды в год в рамках двух циклов: прогнозы представляются в первую неделю апреля для сессий, проходящих с 10 июля по 8 января следующего года, и в первую неделю октября для сессий, проходящих с 9 января по 9 июля. Прогнозы, представленные основными секретариатами, проверяются и утверждаются Группой планирования СУД. Прогноз должен быть утвержден не позднее чем за 14 недель до открытия сессии, на которой будет рассматриваться документ. После этого этапа прогнозы уже не могут быть изменены. Предусмотренные мандатом документы, которые не были заложены в прогноз, обрабатываются по принципу «по мере возможности».
Основные секретариаты готовят предсессионные и послесессионные документы, следя за соблюдением следующих требований:
- ограничений по объему: 8500 слов для документов, подготовленных в Секретариате, 10 700 слов для документов, представленных межправительственными органами или специальными докладчиками/мандатариями;
- необходимости декларировать текст, взятый из ранее опубликованных официальных документов ООН;
- редакционных стандартов ООН в соответствии с директивными указаниями, изложенными в электронном Руководстве по редактированию ООН.
Основной секретариат представляет документ через систему gDoc.
- Предсессионные документы, такие как предварительные повестки дня, программы работы или доклады Секретариата, представляются за 10 недель до даты запланированной сессии или даты рассмотрения доклада (за исключением случаев, когда принят другой порядок).
- Сессионные документы для рассмотрения в ходе заседания, включая проекты резолюций и решений, представляются в ходе сессии. Они должны быть максимально короткими (не более 3300 слов) и обрабатываются в течение 48 или 24 часов.
- Послесессионные документы, которые готовятся после окончания заседания, такие как окончательные отчеты о заседаниях, резолюции и принятые решения, следует представлять вскоре после даты закрытия сессии, предпочтительно не позднее двух недель с этого момента.
- СУД проверяет наличие мандата директивного органа и бюджетных ассигнований, перепроверяет сроки представления документов и распределяет их по степени приоритетности в зависимости от сроков рассмотрения. Кроме того, СУД руководит внесением в график документов, представленных с опозданием в связи с форс-мажорными обстоятельствами.
- После регистрации документ передается на обработку в соответствующие секции или подразделения. После перевода документы форматируются и готовятся к выпуску.
- Документы выпускаются одновременно на всех соответствующих языках и размещаются в Системе официальной документации (СОД).
- В соответствии с действующими процедурами Полиграфическая секция выпускает документы в печатном виде. Затем Секция распространения документов обеспечивает распространение документов в соответствии с запросом, сделанным во время изначального представления документа в системе gDoc.
Свяжитесь с Секцией управления документооборотом
Дополнительная информация
Ресурсы
Работа над публикациями
- Секция управления документооборотом (СУД) подготавливает к выпуску официальные издания, утвержденные Издательской коллегией — органом, который действует в масштабах всего Секретариата Организации Объединенных Наций и которому поручено устанавливать регламент и стандарты издательской деятельности Секретариата ООН. Официальные издания выпускаются по предписанию вышестоящих органов или по запросам межправительственных или экспертных органов, а также в тех случаях, когда подготавливающие их департаменты считают их выпуск необходимым для выполнения своей работы или мандата.
- Все издания Организации Объединенных Наций следует включать в программу публикаций. В последнем квартале каждого года по запросу Издательской коллегии подразделения-составители представляют свою годовую программу публикаций на следующий год (например, в 2024 году подразделения-составители представляют на утверждение Коллегии издания, которые будут подготавливаться в 2026 году), загружая ее в модуль публикаций системы gDoc 2.0.
- Для печати изданий, не предусмотренных официальным мандатом, можно обратиться непосредственно в Полиграфическую секцию. Расходы несет представляющая документ структура.
- Настоятельно рекомендуется прогнозировать перевод публикаций ООН. Подразделениям-составителям следует связаться с Группой планирования СУД, как только у них появится соответствующая информация, чтобы оценить объем текста, время представления и желаемое время завершения работы.
- Группа планирования СУД согласовывает даты выпуска с подразделениями-составителями, Языковой службой, если это применимо, а также дизайнерами, типографиями и группой распространения.
- Не позднее чем за месяц до предполагаемого представления подразделение-составитель заполняет анкету для Секции сбыта и маркетинга изданий ООН в Нью-Йорке, используя свое имя пользователя и пароль Unite ID.
- Затем необходимо заполнить и утвердить форму Demande d'impression (DI) (можно получить через Секцию управления документооборотом).
- Подразделение-составитель запрашивает номер ISSN (для серий публикаций) и номер eISSN (для онлайновых публикаций) в Международном центре ISSN по адресу https://portal.issn.org/.
- За две недели до представления подразделение-составитель направляет по электронной почте в СУД по адресу dms-coordination@un.org утвержденную форму DI и ответ Секции сбыта и маркетинга изданий ООН.
- Публикация представляется через систему gDoc с использованием в соответствующих случаях идентификатора прогноза.
- Прежде чем публикация будет напечатана, подразделение-составитель получает от Полиграфической секции «Bon à tirer» (BAT) с готовой к печати PDF-версией для утверждения в течение одной недели. Если необходимо внести изменения в макет, Полиграфическая секция направит второй BAT с новым макетом.
- После получения одобрения публикация отправляется в печать.
- Если требуется письменный перевод, через систему gDoc необходимо представить редактируемую версию окончательного текста, готового к печати, на основе финальной версии, для которой был утвержден BAT. Эта версия должна быть помечена как “Final Text” («Окончательный текст»). При представлении документа для перевода в соответствующих случаях необходимо приложить ранее переведенный текст, на основе которого был подготовлен документ, с отслеживанием изменений.
- Составители получат копию переведенного текста до окончательного форматирования, чтобы можно было обсудить язык и терминологию. Составителям дается пять рабочих дней для завершения этого процесса. Это единственная возможность внести изменения в целевые языки.
- Переведенный текст (тексты) проходят через тот же процесс BAT, что и оригинальная публикация.
- Секция распространения документов обеспечивает распространение публикаций в соответствии с запросом, сделанным во время изначального представления документа в системе gDoc.
Распространение официальных документов ООН
Отделение ООН в Женеве отвечает за распространение официальных документов и публикаций ООН, управление документальным фондом и предоставление качественных, своевременных, эффективных, доступных по цене и экологически устойчивых услуг, связанных с документацией.
Документы распространяются в соответствии с потребностями заседаний/конференций, основных подразделений, постоянных представительств, официальными списками адресатов/рассылки и потребностями индивидуальных клиентов.
Документы распространяются на стойках выдачи. Их также можно распечатать из Системы официальной документации в киберуголке, расположенном у стойки выдачи возле входа № 40.
Служба поддержки делегатов и Печать документов по требованию
С понедельника по пятницу: с 08.30 до 12.30 и с 13.30 до 17.30
Расположение стойки:
Главная стойка
здание E/вход № 40
Контактная информация:
Тел.: +41 22 917 49 00
Эл. почта: distribution-counters@un.org
FAQs
В Правилах в отношении контроля за документацией и ограничения ее объема (ST/AI/189/Add.3/Rev.2) приводится определение документов и изданий: «Документ — это текст, представляемый главному или вспомогательному органу Организации Объединенных Наций для рассмотрения, обычно в связи с пунктом(ами) его повестки дня». Документы Организации Объединенных Наций выпускаются для межправительственных органов или по их поручению, им присваивается условное обозначение Организации Объединенных Наций; к числу документов относятся все официальные отчеты и отчеты о заседаниях органов или конференций Организации Объединенных Наций. Определение авторства документов Организации Объединенных Наций регулируется в соответствии с установленными правилами и практикой и выполняется под руководством Департамента по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению. У документов Организации Объединенных Наций, помимо названия, соответствующего теме или пункту повестки дня, обычно имеется подзаголовок с указанием органа или должностного лица, отвечающего за представление документа. В документах, подготовленных для органов, которые не имеют сессионной повестки дня, эти сведения могут содержаться в основном заголовке.
«Термин “издание Организации Объединенных Наций” означает любой письменный материал, выпущенный Организацией Объединенных Наций для широкой общественности». Примерами изданий Организации Объединенных Наций являются крупные исследования и доклады, монографии, отредактированные сборники научных трудов, статистические сборники, материалы конференций, журналы, серийные публикации, например ежегодники, Сборник договоров Организации Объединенных Наций и другие публикации по международному праву. Издания Организации Объединенных Наций обычно выпускаются в соответствии с директивными мандатами или просьбами межправительственных органов. Они могут распространяться бесплатно или за определенную плату. При продаже изданиям Организации Объединенных Наций присваивается Международный стандартный книжный номер (ISBN/eISBN) или, в случае серийных и периодических изданий, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN/eISSN). Издания могут выпускаться в печатном или электронном виде, в том числе в виде мобильных приложений, а также, по мере развития технологий, в любом другом формате или на любых носителях.
Если отправитель заранее знает, что документ придется представить с опозданием, то он может связаться с Секцией управления документооборотом (СУД) и договориться о более позднем включении его в график документооборота. Если более позднее представление не прогнозировалось, то обработка документа будет выполнена сообразно возможностям, без обязательств по дате выпуска. Если документ включен в график документооборота, то задержка будет отражена в официальном показателе соблюдения сроков представления документации подразделением-составителем.
Если подлежащий исправлению фрагмент выявлен на этапе обработки документа, новую информацию еще можно включить. В адрес Секции управления документооборотом (СУД) необходимо будет направить новый окончательный вариант исходного файла. Если об исправлении сообщается после публикации документа, то его необходимо будет оформить официально, т. е. в виде выпуска исправления к документу или пересмотра документа.