Координаторы
В некоторых подразделениях ООН есть внутренние координаторы, которые координируют деятельность, связанную с проведением заседаний. В этом случае просьба связываться сначала с координатором вашей организации.
| Учреждение | Контактная информация |
|---|---|
| Международная организация труда (МОТ) | cmu@ilo.org |
| Международный союз электросвязи (МСЭ) | conf-logistics@itu.int |
| Управление Верховного комиссара по правам человека (УВКПЧ) | ohchr-mdpu-meetings@un.org |
| Европейская экономическая комиссия Организации Объединенных Наций (ЕЭК ООН) | ece.meetings@un.org |
| ООН торговля и развитие (UNCTAD) | meetings@unctad.org |
| Конференция по разоружению (КР) | cd@un.org |
| Управление Организации Объединенных Наций по вопросам разоружения (УВРООН) | unoda-geneva@un.org |
| Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) | cmpmail@who.int |
Если в вашей организации нет координатора по проведению заседаний или вы не уверены, что в вашей организации есть такой координатор, обратитесь непосредственно в Службу организационного обеспечения заседаний (СООЗ), чтобы зарезервировать зал заседаний и сопутствующие услуги. Пожалуйста, предоставьте следующую информацию:
- дата и время проведения заседания;
- количество участников;
- формат заседания (очный, онлайн, гибридный);
- является ли заседание открытым или закрытым;
- контекст заседания (например, проводится ли оно в контексте параллельной официальной сессии ООН);
- необходимые услуги, ресурсы и оборудование (например, именные таблички, устный перевод/на какие языки/трансляция по Интернет-ТВ ООН и т. д.);
- имя и контактные данные организатора заседания и контактного лица.
В зависимости от наличия свободных мест за вами будет закреплен и зарезервирован зал заседаний. После того как СООЗ подтвердит, что зал заседаний был зарезервирован, необходимо подать официальный запрос через gMeets. Теперь организатор конференции может приступить к более детальному планированию мероприятия. СООЗ будет оказывать организаторам конференции содействие в дальнейшем процессе организации, в частности если необходимо связаться с дополнительными поставщиками услуг.
Общие контакты:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Просьба всегда направлять копию сообщения по адресу mms@un.org для получения ответа в случае нахождения коллег в отпуске.
FAQs
Заседания обычно проводятся с 10 до 18 часов в рабочие дни. Назначение заседаний на официальные праздничные дни или на время после 18:00 не допускается.
Бронирование зала можно отменить до запланированного времени начала заседания. Поскольку в настоящий момент количество помещений значительно сокращено, своевременная отмена позволит нам предложить освободившееся время другим направившим запрос клиентам. Помимо этого, за две недели до запланированного начала заседания необходимо отменять запросы на выделение внебюджетных средств, поскольку в противном случае могут возникнуть расходы, связанные с обязательствами поставщиков услуг (например, по набору персонала).
Заявки можно подавать в любой момент. Однако для заявок, включающих услуги конференционного обслуживания, необходимо проверить доступность услуг и своевременно утвердить соответствующую смету, поскольку при ее несвоевременном утверждении запрошенные услуги могут оказаться недоступными.
Предпочтения относительно конкретного зала заседаний можно указать при первичном обращении в Секцию организационного обеспечения заседаний (СООЗ) или к координатору из вашей организации. Распределение залов зависит от их наличия, поэтому запрашиваемый конференц-зал может быть недоступен. СООЗ всегда назначает лучший из доступных вариантов.