文件处理
文件管理科负责处理正式文件，前提是存在与预算权利有关的法定任务授权。任务授权可基于上级主管机构批准通过的决定，也可源自根据适用的议事规则产生的长期任务授权。
任务授权决定了文件类别，即源自秘书处、非源自秘书处、会员国的文件以及其他类别，并决定了文件类型，即会前、会期或会后文件。根据文件的类别和类型，适用不同的处理模式和字数限制。
具有正式任务授权的会前文件每年分两个周期进行两次预测：对于从7月10日到次年1月8日之间举行的会议，预测应在4月的第一周完成提交；对于1月9日到7月9日之间举行的会议，预测应在10月的第一周完成提交。各实务秘书处提交的预测由文件管理科规划股进行验证及核准。预测最迟应在拟审议该文件的会议开幕前14周确认。在此阶段之后，预测不得更改。未进行预测的任务授权文件将根据“有资源则处理”原则进行处理。
各实务秘书处在准备会前和会后文件时，需遵守以下要求：
- 字数限制：来自秘书处的文件为8,500字，政府间机构或特别报告员/任务负责人提交的文件为10,700字；
- 如有文本摘自以前出版的联合国正式文件，则需声明；
- 遵守联合国编辑标准，遵循《联合国在线编辑手册》的指示。
实务秘书处通过gDoc提交文件。
- 会前文件，如临时议程、工作方案或秘书处报告，在排定会议日期或报告审议日期前10周提交(除非采用了其他安排)。
- 会期文件，即供会议审议的决议草案和决定草案等文件，在会议期间提交。文件应尽量简短(不超过3,300字)，文件处理时间为48小时或24小时。
- 会后文件，如会议结束后编写的会议最后报告、决议和通过的决定等文件，应在会议闭幕后尽快提交，最好在两周内提交。
- 文件管理科将核实法定任务授权和预算权利，交叉检查提交时限，并根据审议日期错峰提交。文件管理科还负责管理不可抗力情况下的迟交档期安排。
- 文件一经登记，即交由有关部门或单位处理。文件一经翻译，即进行格式编辑并准备印发。
- 文件以所有适用语文同时印发，并上传至正式文件系统。
- 印务科将按照适用程序印制文件。随后，分发科确保根据gDoc初始提交记录中的要求分发文件。
出版流程
- 文件管理科负责处理出版物委员会批准的正式出版物，出版物委员会是联合国秘书处范围内负责制定联合国秘书处出版政策和标准的机构。正式出版物是根据法定任务或政府间机构或专家机构的要求，或在文件编写部门认为有必要完成其办公室工作或任务时印发的。
- 所有联合国出版物均应列入出版物方案。在每年的最后一个季度，应出版物委员会的要求，文件编写部门通过gDoc 2.0出版物模块提交下一年的年度出版物方案(例如，2024年，文件编写部门将提交2026年拟处理的出版物，供委员会批准)。
- 如需印刷没有正式授权的出版物，可直接联系印务科。相关费用由提交部门承担。
- 强烈建议对联合国出版物进行翻译预测。文件编写部门在掌握相关信息后，应立即联系文件管理科规划股，以评估文本长度、提交时间和要求的完成时间。
- 文件管理科规划股将与提交实体、语文处(如适用)、设计人员、印刷人员及分发团队协商印发日期。
- 提交实体需在计划提交日期前至少一个月，使用其Unite ID用户名和密码填写纽约的联合国出版物销售和营销科的问卷。
- 随后，填写并审核“印刷要求”表(Demande d'impression, DI表)，(可通过文件管理科)获取。
- 提交实体向国际连续出版物记录中心(https://portal.issn.org/)申请ISSN号(用于系列出版物)和eISSN号(用于在线出版物)。
- 提交实体需在提交前两周，将已审核的DI表及联合国出版物销售和营销科的答复发送至文件管理科邮箱(dms-coordination@un.org)。
- 出版物应通过gDoc提交，并使用预测ID提交(如适用)。
- 在出版物付印之前，印务科将向提交部门发送“付印确认”(Bon à tirer (BAT))和待印的PDF版本文件，提交部门需在一周内完成审批。如需更改版面设计，印务科将在版面设计更新后发送第二份BAT, 并随附更新文件。
- 收到批准后，出版物随即交付印刷。
- 如需翻译，则需通过gDoc提交可编辑的最终印刷版本(基于BAT已批准的最终版本)，并标注为“最后定本”(Final Text)。提交待译文件时，应酌情随附此前已翻译文本并进行标记。
- 作者将在最终排版前收到译文，可视需要对措辞和术语进行讨论。作者需在五个工作日内完成此流程。这是对目标译文进行更改的唯一机会。
- 译文将经历与原出版物相同的BAT流程。
- 分发科将确保根据gDoc初始提交记录中的要求分发出版物。
分发联合国正式文件
联合国日内瓦办事处负责分发联合国正式文件和出版物，维护文件库存，并提供优质、及时、高效、具有成本效益和环境可持续性的文件相关服务。
文件根据会议/大会、实务部门、常驻代表团、正式地址/邮寄名单和个人客户的需要分发。
文件可在分发台领取，也可在40号门分发台旁的网络角(Cyber Corner)通过正式文件系统打印。
代表服务台和按需打印服务
星期一至星期五：上午8时30分－中午12时30分，下午1时30分－5时30分
分发台位置：
主柜台
E栋/40号门
联系方式：
电话：+41 22 917 49 00
电子邮件：distribution-counters@un.org
常见问题
《文件管理和限制条例》(ST/AI/189/Add.3/Rev.2)对文件和出版物的定义是：“文件是提交联合国主要机关或附属机关审议的文本，通常与其议程项目有关。”联合国文件是为政府间机构或经其授权以联合国文号印发的，包括联合国各机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的归属由大会和会议管理部根据既定规则和惯例管理。联合国文件除了与主题或议程项目相对应的标题外，通常还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会期议程的机构编写的文件中，主标题可包含这一信息。
“联合国出版物”一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。联合国出版物的例子包括主要研究报告和其他报告、专题著作、文集、统计汇编、会议记录、期刊、诸如年鉴等系列出版物、《联合国条约汇编》和其他国际法出版物。联合国出版物通常根据法定任务或政府间机构的要求出版。出版物可以免费或定价发行。联合国出版物如果出售，将获得国际标准书号(ISBN/eISBN)，如果是丛书和期刊，则获得国际标准连续出版物号(ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括移动应用程序，并可随着技术的发展以任何其他格式或媒介出版。