Помощь в организации зала заседаний
Во время заседания основным контактным лицом для организатора конференции является помощник по обслуживанию заседаний, который помогает в плане обслуживания зала и координирует любые изменения в расписании и оказание необходимых услуг. Имя и контактные данные помощника по обслуживанию заседаний сообщаются организатору совещания заранее. Если вы не знаете, кто является вашим помощником по обслуживанию заседаний, позвоните в Группу обслуживания заседаний по телефону: +41 22 917 22 01.
Какие функции выполняют помощники по обслуживанию заседаний
- Готовят зал, устанавливая подиум и рассаживая участников в соответствии с утвержденным протоколом и схемами зала, устанавливают таблички с именами и проверяют наличие и работоспособность необходимого оборудования
- Получают списки ораторов от секретаря заседания, получают и сортируют предварительные проекты выступлений для распределения их среди устных переводчиков и других служб, по мере необходимости
- Распространяют неофициальные тексты и документы зала заседаний среди делегаций согласно соответствующим правилам и процедурам
- Регистрируют в ходе обсуждения имена и фамилии ораторов и страны/представительства, которые они представляют (по запросу)
- В случае проведения гибридного заседания следят за его ходом через платформу в качестве зрителя, устраняют неполадки и обеспечивают вмешательство соответствующих технических или ИТ-служб, если это необходимо
- Оказывает содействие в проведении голосования.
Какие функции помощники по обслуживанию заседаний не выполняют
- Не выполняют личные просьбы делегатов (например, не совершают телефонные звонки и не делают ксерокопии)
- Не распространяют приглашения на приемы, что делают сами делегации
- Не вносят по просьбе делегации изменения в список ораторов
- Не распространяют официальные документы с символами, которые находятся на стойке раздачи или в специальных стойках в зале заседаний
- Не находятся в зале или перед ним на протяжении всего заседания, проводимого без устного перевода. Обычно они остаются на 30–45 минут.
Общие контакты:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Просьба всегда направлять копию сообщения по адресу mms@un.org для получения ответа в случае нахождения коллег в отпуске.
Гибридное заседание
В день проведения вашего заседания подразделения, отвечающие за аудиовизуальные ресурсы и ИТ-средства, проводят настройку и другие проверки не менее чем за два часа до начала заседания и подтверждают, что все параметры настроены и протестированы.
Техническая модерация
За час до начала каждого заседания, запланированного в рамках вашей сессии, технические модераторы ЮНОГ прибывают в зал заседаний в распоряжение сотрудников Секретариата, с тем чтобы окончательно согласовать детали. Кроме того, технические модераторы проводят тестирование аппаратных средств дистанционных участников для проверки качества связи и звука, а также для решения любых вопросов, связанных с использованием платформы.
Технические модераторы отвечают за следующее:
- запуск сеанса Zoom со следующими стандартными настройками (если заранее не были сделаны и приняты специальные запросы):
- Включить «зал ожидания».
- Включить демонстрацию экрана.
- Включить чат.
- Включить функцию «переименования».
- Включить функцию «начать видео».
- Отключить возможность для участников самостоятельно отключать звук. Это особенно важно для заседаний с устным переводом, на которых не может быть включено более одного микрофона одновременно.
- Во время заседания дистанционный участник не в состоянии взять слово непосредственно — т. е. никто не может просто включить микрофон и начать говорить. Вместо этого для выступления им необходимо:
- Нажать на функцию «Поднять руку».
- Дождаться одобрения председателя.
- Технический модератор включает микрофон оратора.
- После этого оратор может взять слово.
- Технический модератор отключает микрофон по просьбе председателя или в том случае, если председатель прерывает делегата.
- Технический модератор отключает микрофон оратора по окончании его выступления.
- Когда председатель обращается к дистанционному участнику, он должен нажать на функцию «Поднимите руку».
- Очные участники должны следовать стандартной процедуре предоставления слова.
- Обратите внимание, что для гибридных сессий с устным переводом, когда некоторые участники находятся в зале, обязательно присутствие двух технических модераторов для управления платформой Zoom, а также одного звукооператора в технической кабине.
- Информацию об обмене документами, воспроизведении видео и записи сеанса Zoom см. в соответствующих главах выше.
- Функция «Зал ожидания» всегда активирована, даже для открытых заседаний. Участников принимают и допускают в зал заседаний из зала ожидания не ранее чем за час до начала заседания. Если они не идентифицированы правильно (в формате: название страны или организации/имя/фамилия), технический модератор отправляет сообщение в зал ожидания, чтобы предложить участнику дать о себе правильные сведения.
- С целью избежать путаницы в распределении функций ролей и обязанностей, а также во избежание технических сбоев и проблем, правами совместных организаторов обладают только два технических модератора.
- Когда вы готовы начать заседание и непосредственно перед тем, как председатель его откроет, демонстрируется короткий видеоролик, в котором говорится о требованиях к дистанционному участию.
- Экран в зале, а также экраны на пультах делегатов (если зал оборудован соответствующим образом) настроены на выступающего оратора — т. е. в основном окне отображается говорящее в данный момент лицо, независимо от того, откуда оно выступает — из зала или дистанционно.
- При демонстрации того или иного документа последний имеет приоритет и отображаться в основном окне, при этом оратор оказывается в меньшем окне.
Сообщение от устных переводчиков
Это сообщение должно быть зачитано председателем в начале заседания:
«Обращаем Ваше внимание на то, что низкое качество звука оказывает все большее влияние на здоровье переводчиков. Чтобы обеспечить надлежащее качество звука в наших общих интересах, необходимо использовать соответствующее оборудование и средства подключения. Более подробную информацию можно получить в Секретариате. К минимальным требованиям, предъявляемым к дистанционным участникам, относятся наличие подключаемого через USB однонаправленного настольного микрофона и отдельных наушников, надежное и стабильное интернет-соединение и отсутствие фонового шума.
Участникам, которые считают, что у них могут возникнуть трудности с выполнением этих требований, следует сообщить об этом организаторам конференции и Секретариату. Просьба иметь в виду, что в случае, если качество звука создает угрозу для здоровья и слуха устных переводчиков, перевод может быть приостановлен. Кроме того, участникам следует говорить в размеренном темпе, с тем чтобы позволить переводчикам обеспечить полный и точный перевод их выступлений».
Часто задаваемые вопросы
Залы заседаний обычно открывают не менее чем за час до начала заседания. Если организаторам конференции требуется дополнительное время на подготовку зала, им следует связаться с Секцией организационного обеспечения заседаний. Возможность доступа будет зависеть от других заседаний, которые могут быть запланированы до этого.
В соответствии с резолюцией 56/242 Генеральной Ассамблеи от 18 января 2002 года заседания в рамках Секретариата следует проводить в обычные часы работы, предусмотренные для рабочих дней, а именно с 10.00 до 13.00 и с 15.00 до 18.00. Продление заседания по истечении трех часов может быть разрешено только в исключительных обстоятельствах и требует дополнительных расходов. Организаторы заседаний, которым необходимо запросить продление, должны обратиться в Секцию организационного обеспечения заседаний (СООЗ) Отдела конференционного управления либо к помощнику по обслуживанию заседаний в зале не позднее чем за 30 минут до окончания заседания. Запросы, адресованные аудиовизуальным службам, группе веб-трансляций или другим поставщикам услуг, будут переданы в СООЗ. СООЗ скоординирует работу различных структур экосистемы конференционного обслуживания Отделения ООН в Женеве, чтобы принять решение о возможности продления. Организатору заседания сообщат, разрешено ли продолжить его в том же зале и доступны ли все необходимые услуги, например платформа для проведения заседаний в гибридном формате, веб-трансляция и т. д. В соответствии с положениями соглашения между общей системой Организации Объединенных Наций и Международной ассоциацией конференционных устных переводчиков (АИИК), продление предоставления услуг устного перевода более чем на 15 минут сверх запланированного времени возможно только в том случае, если заблаговременно, до начала заседания, по согласованию с начальником Службы устного перевода были приняты конкретные исключительные меры (исключения могут касаться Совета по правам человека). Продление заседания более чем на 15 минут влечет за собой дополнительные расходы, которые впоследствии будут отражены в окончательном счете, выставляемом организатору заседания.
Сеть Wi-Fi «UNOG_Public_Wifi» открыта для всех участников конференций и не требует ввода пароля. Доступ к ней гарантирован в местах общего пользования.
Использование компьютерной техники в залах заседаний разрешено только техническому, вспомогательному персоналу и сотрудникам конференционного обслуживания. Иногда для участников конференций предусмотрены общедоступные Интернет-кафе, где предоставляется доступ к компьютерам и принтерам.
Если участнику конференции требуется неотложная медицинская помощь, то можно связаться с Центром обеспечения безопасности по телефону +41 22 917 21 12 либо сообщить о ситуации сотруднику службы безопасности Отделения ООН в Женеве. Кроме того, со стационарного телефона можно позвонить по номеру экстренных служб 112.
Участники также могут обратиться за консультацией в медицинскую службу по телефону +41 22 917 28 07 (медсестры) или +41 22 917 25 20 (приемная). Эти номера не предназначены для экстренных случаев, поскольку на звонок могут не ответить. С медсестрами можно также связаться по электронной почте unognurses@un.org.
Для отправления религиозного культа участникам конференции предоставляется помещение в здании E, на цокольном этаже (на том же этаже, где располагается кафетерий, рядом с помещениями UNTV).
Специальное помещение для кормящих матерей находится на третьем этаже здания E, кабинет E.3054-2. В нем есть пеленальный столик для младенцев. Участникам конференции, которым требуется доступ в это помещение, следует связаться со службой безопасности по телефону +41 22 917 29 00 и попросить открыть дверь дистанционно.