Все требования к оборудованию должны быть сообщены в момент бронирования конференц-зала в Секцию организационного обеспечения заседаний, чтобы выделенный зал гарантированно соответствовал потребностям мероприятия. Планировка конференц-залов не может быть изменена. Все залы оснащены стандартным оборудованием, таким как компьютеры и проектор для презентаций.
Именные таблички следует запрашивать по адресу unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Организаторы конференции могут выбрать стандартный набор стран — членов ООН (на английском или французском), с подразделениями/без подразделений ООН. По запросу для подиума могут быть изготовлены специальные таблички.
Организаторам заседаний также следует сообщить в Секцию организационного обеспечения заседаний, если помещение должно быть оформлено в соответствии с определенным протоколом.
Назначенный помощник по обслуживанию заседаний учитывает все параметры заседания (например, устный перевод, звукозапись, именные таблички, оборудование для голосования и используемые онлайновые или технические платформы, включая WebEx, Webcast и т. д.). Помощник по обслуживанию заседаний подготавливает помещение и следит за тем, чтобы все требуемые предметы были на месте и функционировали.
В некоторых случаях может потребоваться дополнительное оборудование, например флаги, таймеры, мобильные микрофоны, трибуны, пандусы или сцены в помещении, а также стенды и столы вне помещения для демонстрации информации. Секция организационного обеспечения заседаний поможет вам приготовить все это. В некоторых случаях заказчикам может понадобиться обратиться в соответствующие службы отдельно.
Мероприятия, проходящие в гибридном формате
Если вы организуете заседание в гибридном формате, вам как организатору придется принять несколько решений:
- Какая платформа и формат лучше всего подходят для вашего мероприятия?
- Как вы распределите роли ведущего, соведущего, членов дискуссионной группы и слушателей?
- Кто позаботится о чате, опросе, выводе документов на экран или воспроизведении видеосообщений?
- Будет ли вестись запись мероприятия? Планируете ли вы веб-трансляцию или онлайн-трансляцию в социальных сетях?
Сообщая ораторам и участникам заседания информацию о доступе к платформе, рекомендуйте им использовать правильную комбинацию оборудования и настроек и проверить качество подключения.
Здесь вы найдете все, что нужно знать об организации заседания в гибридном формате:
FAQs
Участники могут проверить подключение за час до начала заседания. Основное внимание уделяется выступающим на сессии, т. е. всем, кто, согласно имеющейся информации, будет брать слово. Для утренних сессий, которые проходят с 10.00 до 13.00, проверка начинается в 9.00. Для дневных сессий, которые проходят с 15.00 до 18.00, проверка начинается в 14:00. Ораторам, которые будут выступать только на дневной сессии, следует выполнять проверку начиная с 14:00.
Хотя планировку залов заседаний менять запрещено, украшения и цветочные композиции допускаются при условии соблюдения соответствующих правил охраны и безопасности. Цветочные композиции заказываются отдельно и не предоставляются структурами ООН в Женеве. Вешать что-либо на стены залов заседаний запрещено. Для размещения плакатов можно заказать специальные стенды. Потребности в оборудовании просьба обсудить с Секцией организационного обеспечения заседаний.
Если на дверях отсутствуют стационарные обозначения, организаторы конференций могут воспользоваться специальными держателями для карточек.
Флипчарты можно запросить через систему gMeets в момент подачи заявки на бронирование зала заседаний. Кроме того, организаторы конференций могут напрямую связаться с компетентной службой, в частности чтобы узнать, достаточно ли в наличии флипчартов: unog-nameplates.conferencerequest@un.org.
Для заказа флага на мероприятие просьба написать по адресу ineed-unog-css-flags@un.org.
Свяжитесь со Службами централизованного вспомогательного обслуживания/Секцией эксплуатации зданий и помещений, контактное лицо: г-н Этьен Мартине (тел.: +41 22 917 2997, эл. адрес: etienne.martinet@un.org).
Правилами строго запрещается пронос в залы заседаний еды и напитков, помимо воды. Воду для докладчиков можно заказать у официального организатора общественного питания — компании «Эльдора» (телефон: +41 22 917 5619, электронная почта: onu@eldora.ch).
Порядок рассадки определяется по запросу секретариата подразделения-организатора и в соответствии с Протоколом ООН. Структура президиума и протокольные мероприятия должны соответствовать стандартам, правилам и процедурам Организации Объединенных Наций, установленным для данного заседания. Проконсультировать по вопросам официального протокола рассадки могут Секция организационного обеспечения заседаний и Группа обслуживания заседаний.