Все требования к оборудованию должны быть сообщены в момент бронирования конференц-зала в Секцию организационного обеспечения заседаний, чтобы выделенный зал гарантированно соответствовал потребностям мероприятия. Планировка конференц-залов не может быть изменена. Все залы оснащены стандартным оборудованием, таким как компьютеры и проектор для презентаций.
Именные таблички следует запрашивать по адресу unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Организаторы конференции могут выбрать стандартный набор стран — членов ООН (на английском или французском), с подразделениями/без подразделений ООН. По запросу для подиума могут быть изготовлены специальные таблички.
Организаторам заседаний также следует сообщить в Секцию организационного обеспечения заседаний, если помещение должно быть оформлено в соответствии с определенным протоколом.
Назначенный помощник по обслуживанию заседаний учитывает все параметры заседания (например, устный перевод, звукозапись, именные таблички, оборудование для голосования и используемые онлайновые или технические платформы, включая WebEx, Webcast и т. д.). Помощник по обслуживанию заседаний подготавливает помещение и следит за тем, чтобы все требуемые предметы были на месте и функционировали.
В некоторых случаях может потребоваться дополнительное оборудование, например флаги, таймеры, мобильные микрофоны, трибуны, пандусы или сцены в помещении, а также стенды и столы вне помещения для демонстрации информации. Секция организационного обеспечения заседаний поможет вам приготовить все это. В некоторых случаях заказчикам может понадобиться обратиться в соответствующие службы отдельно.
Мероприятия, проходящие в гибридном формате
Если вы организуете заседание в гибридном формате, вам как организатору придется принять несколько решений:
- Какая платформа и формат лучше всего подходят для вашего мероприятия?
- Как вы распределите роли ведущего, соведущего, членов дискуссионной группы и слушателей?
- Кто позаботится о чате, опросе, выводе документов на экран или воспроизведении видеосообщений?
- Будет ли вестись запись мероприятия? Планируете ли вы веб-трансляцию или онлайн-трансляцию в социальных сетях?
Сообщая ораторам и участникам заседания информацию о доступе к платформе, рекомендуйте им использовать правильную комбинацию оборудования и настроек и проверить качество подключения.
Здесь вы найдете все, что нужно знать об организации заседания в гибридном формате:
FAQs
Участники могут проверить свое соединение за час до начала встречи. Основное внимание уделяется выступающим во время сессии, т. е. всем, кто, как известно, будет выступать. Для утренней сессии с 10:00 до 13:00 тестирование начинается в 9:00. Для дневной сессии с 15:00 до 18:00 тестирование начинается в 14:00. Выступающие, которые будут выступать только во время дневной сессии, должны проходить тестирование с 14:00.
В то время как планировка конференц-залов не может быть изменена, украшения и цветочные композиции разрешены при условии соблюдения соответствующих правил безопасности и охраны. Цветочные композиции необходимо заказывать отдельно, и они не могут быть предоставлены службами ООН в Женеве. Запрещается крепить что-либо на стенах конференц-залов. Для размещения плакатов могут быть запрошены отдельные автономные стены. Пожалуйста, обсудите ваши потребности с отделом управления собраниями .
Организаторы конференций могут свободно использовать специальные держатели дверных карт, если на дверях ничего не закреплено.
Флип-чарты можно запросить через gMeets в момент подачи запроса на конференц-зал. Организаторы конференции также могут связаться с ответственной службой напрямую, например, чтобы узнать, доступно ли достаточное количество флип-чартов: unog-nameplates.conferencerequest@un.org .
Пожалуйста, напишите на адрес ineed-unog-css-flags@un.org , чтобы запросить флаг для встречи.
Пожалуйста, свяжитесь с отделом централизованного вспомогательного обслуживания/управления объектами, г-ном Этьеном Мартине ( тел.: +41 22 917 2997 , электронная почта: etienne.martinet@un.org ).
В принципе, потребление пищи и напитков, кроме воды, в конференц-залах строго запрещено. Воду для спикеров можно заказать у официального поставщика питания Eldora (тел.: +41 22 917 5619 , электронная почта: onu@eldora.ch ).
Порядок рассадки организован в соответствии с запросом Секретариата-организатора и протоколом ООН. Подиум и протокольное оформление должны соответствовать установленным стандартам, правилам и процедурам ООН для проведения заседания. Секция управления заседаниями и Группа обслуживания заседаний могут предоставить рекомендации по официальному протоколу рассадки.