La liste complète des besoins en matériel doit être communiquée à la Section de la gestion des réunions au moment de la réservation de la salle pour garantir l’attribution d’une salle qui réponde à ces besoins. L’aménagement des salles ne peut pas être modifié. Toutes les salles sont équipées de matériel standard, notamment d’ordinateurs et d’un projecteur pour les présentations.
Les organisateurs de réunions peuvent demander des plaques nominatives en écrivant à l’adresse unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Ils peuvent demander la série standard comprenant l’ensemble des noms des États Membres de l’ONU (en anglais ou en français), avec ou sans les noms des entités des Nations Unies. Des plaques nominatives spécialement conçues pour la tribune peuvent être réalisées sur demande.
De plus, les organisateurs de réunions doivent faire savoir à la Section de la gestion des réunions si la mise en place de la salle doit se faire en prévision d’un protocole particulier.
L’assistant(e) au service des séances designé(e) pour la réunion prend note de tous les éléments demandés (services d’interprétation, dispositifs d’enregistrement, plaques nominatives, matériel de vote et plateformes numériques ou techniques, telles que WebEx, Webcast, etc.). Il ou elle prépare la salle et s’assure que tous les éléments demandés sont en place et fonctionnent.
Les organisateurs de réunions peuvent avoir besoin de matériel supplémentaire, comme des drapeaux, des minuteurs, des micros-cravates, des pupitres, des rampes ou des estrades à l’intérieur de la salle, ou encore des présentoirs et des tables servant à afficher des informations à l’extérieur de la salle. La Section de la gestion des réunions les aide à effectuer toutes les démarches nécessaires pour demander le matériel voulu. Dans certains cas, il se peut que les organisateurs doivent communiquer directement avec le service compétent.
Événements hybrides
Si vous planifiez une réunion hybride, vous devez prendre certaines décisions :
- Quelle plateforme et quel format sont les plus adaptés ?
- Comment allez-vous attribuer les différents rôles (animateur, coanimateurs, intervenants et participants) ?
- Qui gérera le canal de messagerie instantanée, effectuera les sondages, partagera les documents à l’écran et diffusera les messages vidéo ?
- La réunion sera-t-elle enregistrée ? Sera-t-elle diffusée sur le Web ou sur les médias sociaux ?
Lorsque vous communiquez les données d’accès à la plateforme aux orateurs et aux participants, encouragez-les à adopter la bonne configuration et à faire un test de connexion.
Tout ce que vous devez savoir concernant l’organisation d’une réunion hybride se trouve dans le document ci-dessous :
FAQ
Les participants peuvent tester leur connexion une heure avant le début de la réunion. Il importe surtout que les intervenants, c’est-à-dire toutes les personnes qui doivent prendre la parole, procèdent à ce test. Pour les séances du matin (10 h-13 h), les tests commencent à 9 heures ; pour les séances de l’après-midi (15 h-18 h), à 14 heures. Les personnes qui n’interviennent que l’après-midi doivent faire les tests à partir de 14 heures.
Si la disposition des salles de conférence ne peut être modifiée, les décorations et les arrangements floraux sont autorisés, pour autant que les règles de sécurité soient respectées. Les compositions florales doivent être commandées séparément ; elles ne peuvent pas être fournies par les services de l’ONU Genève. Il est interdit d’accrocher quoi que ce soit sur les murs des salles de conférence. Pour présenter des affiches, il convient de demander des parois indépendantes. Veuillez faire part de vos besoins à la Section de la gestion des réunions.
Les organisateurs de conférences peuvent utiliser librement les porte-cartes qui figurent sur les portes, à condition de ne rien fixer de manière permanente.
Les tableaux à feuilles mobiles peuvent être demandés dans gMeets au moment de la demande de salle de réunion. Les organisateurs de conférences peuvent également contacter directement le service compétent, par exemple pour savoir si des tableaux sont disponibles en nombre suffisant : unog-nameplates.conferencerequest@un.org.
Pour demander un drapeau pour une réunion, veuillez écrire à ineed-unog-css-flags@un.org.
Veuillez prendre contact avec M. Etienne Martinet des Services centraux d’appui (Section de la gestion des installations) (téléphone : +41 22 917 2997, courriel : etienne.martinet@un.org).
En principe, la consommation de nourriture et de boissons autres que l’eau dans les salles de conférence est strictement interdite. Pour que de l’eau soit fournie aux orateurs, contacter le traiteur officiel, Eldora (téléphone : +41 22 917 5619, courriel : onu@eldora.ch).
Les places sont attribuées conformément à la demande du secrétariat organisateur et au protocole de l’ONU. Le placement sur l’estrade et les dispositions protocolaires doivent être conformes aux normes de l’ONU et aux règles et procédures de la réunion. La Section de la gestion des réunions et le Groupe du service des séances peuvent donner des conseils sur le protocole officiel en matière de placement.