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有关设备的所有要求应在预订会议室时与会议管理科沟通，以确保分配的房间符合会议的需要。会议室的布局不能更改。所有房间均配备电脑和演示投影仪等标准设备。
应通过unog-nameplates.conferencerequest@un.org索取铭牌。会议组织者可以选择一组标准的联合国成员国（英语或法语），有/没有联合国实体。可根据要求准备讲台的特定铭牌。
如果房间必须按照特定协议设置，会议组织者还应通知会议管理科。
指定的会议服务助理记录会议的所有参数（例如口译、录音、名牌、投票设备以及正在使用的在线或技术平台，包括 WebEx、网络广播等）。会议服务助理负责准备房间并确保所有要求的物品均就位并正常运行。
在某些情况下，可能需要额外的设备，例如房间内的旗帜、计时器、移动麦克风、讲台、坡道或舞台，或房间外的看台和桌子来显示信息。会议管理科将协助您进行此类安排。在某些情况下，客户可能需要单独跟进适当的服务。
混合活动
如果您组织混合会议，作为组织者您必须做出一些决定：
- 哪种平台和形式最适合您的活动？
- 您将如何分配主持人、共同主持人、小组成员和与会者的不同角色？
- 谁来负责聊天、投票、在屏幕上共享文档或播放视频消息？
- 该事件会被记录吗？您是否计划进行网络广播或流媒体到社交媒体？
当您告知演讲者和会议参与者有关访问平台的信息时，您还应该鼓励他们使用正确的设置并测试连接。
以下是有关组织混合会议所需了解的所有指南：
常见问题解答
可以在提交会议室请求时通过 gMeets 请求活动挂图。会议组织者也可以直接联系负责服务部门，例如查询是否有足够数量的活动挂图： unog-nameplates.conferencerequest@un.org 。
请联系中央支持服务/设施管理科 Etienne Martinet 先生（电话：电话：+41 22 917 2997 ，电子邮件： etienne.martinet@un.org ）。
原则上严禁在会议室饮用除水以外的食品和饮料。可以通过官方餐饮供应商 Eldora（电话： +41 22 917 5619 ，电子邮件： onu@eldora.ch ）为演讲者索取水。