Al reservar la sala de reuniones, deben comunicarse todos los requisitos relativos al equipo a la Sección de Gestión de Reuniones para asegurarse de que la sala asignada se corresponda con las necesidades de la reunión. No es posible modificar la disposición de las salas de reuniones. Todas ellas disponen del equipo habitual, como computadoras y proyector para presentaciones.
Las placas identificativas deben solicitarse a través de unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Los organizadores de la conferencia pueden elegir el conjunto estándar de Estados Miembros de las Naciones Unidas (en inglés o francés), con o sin entidades de las Naciones Unidas. Si se desea, es posible preparar placas específicas para la tribuna, previa solicitud.
Además, los organizadores de reuniones deberán informar a la Sección de Gestión de Reuniones de si es preciso preparar la sala de acuerdo con un protocolo específico.
El Auxiliar de Servicios de Reuniones asignado tomará nota de todos los parámetros de cada reunión (por ejemplo, interpretación, grabación de sonido, placas identificativas, equipo de votación y plataformas en línea o técnicas que se vayan a utilizar, como WebEx, Webcast, etc.). Además, preparará la sala y se asegurará de que todos los elementos solicitados estén colocados y operativos.
En algunos casos, puede ser necesario equipo adicional dentro de la sala, como banderas, temporizadores, micrófonos móviles, estrados, rampas o escenarios, o fuera de la sala, como mostradores o mesas para exponer materiales informativos. La Sección de Gestión de Reuniones le brindará asistencia en la organización de todos esos aspectos. En algunos casos, es posible que los clientes tengan que tratar ciertas cuestiones por separado con el servicio apropiado.
Eventos híbridos
Si va a celebrar una reunión híbrida, como organizador deberá tomar algunas decisiones:
- ¿Qué plataforma y formato se adaptan mejor a su evento?
- ¿Cómo atribuirá los distintos roles de anfitrión, copresentador, panelistas y asistentes?
- ¿Quién se encargará del chat, de una posible encuesta, de compartir documentos en pantalla o de reproducir mensajes de video?
- ¿Se grabará el acto? ¿Tiene pensado hacer un webcast o transmitirlo en streaming en los medios sociales?
Cuando informe a los panelistas y los participantes en la reunión sobre cómo acceder a la plataforma, debe alentarlos también a que utilicen la configuración adecuada y hagan una prueba de conectividad.
Aquí puede encontrar una guía con todo lo que necesita saber para organizar una reunión híbrida:
Preguntas frecuentes
Los participantes pueden probar su conexión una hora antes del inicio de la reunión. Se presta especial atención a los oradores de la sesión, es decir, a toda persona que se sepa que tomará la palabra. En la sesión de la mañana, de las 10.00 a las 13.00 horas, las pruebas comenzarán a las 9.00 horas. Para la sesión de tarde, de las 15.00 a las 18.00 horas, las pruebas comenzarán a las 14.00 horas. Los oradores que vayan a intervenir únicamente en la sesión de tarde deberán realizar las pruebas a partir de las 14.00 horas.
Si bien no se puede cambiar la disposición de las salas, sí se permiten decoraciones y arreglos florales, siempre que se respeten las normas de seguridad pertinentes. Los arreglos florales deben encargarse por separado y no pueden proporcionarlos los servicios de las Naciones Unidas en Ginebra. No está permitido fijar nada en las paredes de las salas. Para exponer carteles, se pueden solicitar paneles autoportantes. Consulte sus necesidades con la Sección de Gestión de Reuniones.
Los organizadores de la conferencia pueden utilizar los marcos portanombres, siempre que no fijen nada de manera permanente en las puertas.
Los rotafolios pueden solicitarse a través de gMeets en el momento de presentar la solicitud para la sala de reuniones. Los organizadores de conferencias también pueden ponerse en contacto directamente con el servicio encargado, por ejemplo, para saber si se dispone de suficientes rotafolios: unog-nameplates.conferencerequest@un.org.
Para solicitar un banderín para una reunión, escriba a ineed-unog-css-flags@un.org.
Póngase en contacto con el Sr. Etienne Martinet, de los Servicios Centrales de Apoyo/Sección de Gestión de Instalaciones (tel.: +41 22 917 2997, correo electrónico: etienne.martinet@un.org).
En principio, está estrictamente prohibido consumir alimentos y bebidas que no sean agua en las salas. Se puede solicitar agua para los oradores a través del servicio de restauración oficial: Eldora (teléfono: +41 22 917 5619, correo electrónico: onu@eldora.ch).
La distribución de los asientos se organiza a petición de la Secretaría organizadora y siguiendo el protocolo de las Naciones Unidas. Las disposiciones relativas al estrado y al protocolo deberán ajustarse a las normas, reglas y procedimientos establecidos por las Naciones Unidas para la reunión. La Sección de Gestión de Reuniones y la Dependencia de Servicios de Reuniones pueden asesorarle sobre el protocolo oficial de distribución de asientos.