يجب إبلاغ قسم إدارة الاجتماعات بجميع المتطلبات المتعلقة بالمعدات فور حجز غرفة الاجتماعات بما يكفل ملاءمة القاعة المخصصة احتياجات الاجتماع. ولا يمكن تغيير تصميم قاعات الاجتماعات. وتحتوي جميع القاعات على المعدات المعتادة مثل أجهزة الحاسوب وجهاز لعرض الصور لتقديم العروض.
ويجب طلب لوحات الأسماء من خلال: unog-nameplates.conferencerequest@un.org. ويمكن لمنظمي المؤتمر أن يختاروا المجموعة المعتادة من لوحات أسماء الدول الأعضاء في الأمم المتحدة (بالإنكليزية أو الفرنسية)، مع إدراج أسماء كيانات الأمم المتحدة أو بدونه. ويمكن إعداد لوحات أسماء محددة للمنصة عند الطلب.
وينبغي لمنظمي الاجتماعات أيضاً أن يبلغوا قسم إدارة الاجتماعات بما إذا كان يجب أم لا إعداد القاعة وفقاً لبروتوكول محدد.
ويتولى مساعد خدمات الاجتماعات الذي تستند إليه هذه المهمة تدوين جميع متطلبات الاجتماع (مثل الترجمة الفورية والتسجيل الصوتي ولوحات الأسماء وأجهزة التصويت والمنصات الشبكية أو التقنية المستخدمة، بما فيها WebEx والبث الشبكي وما إلى ذلك). ويجهز مساعد خدمات الاجتماعات القاعة ويتأكد من وجود جميع العناصر المطلوبة وعملها.
وفي بعض الحالات، قد تكون هناك حاجة إلى معدات إضافية، مثل الأعلام والمؤقِتات والميكروفونات المتنقلة والمنصات والممرات المنحدرة أو المسارح داخل القاعة، أو حوامل وطاولات خارج الغرفة لعرض المعلومات. وسيساعدك قسم إدارة الاجتماعات في عملية اتخاذ هذه الترتيبات. وفي بعض الحالات، قد يتعين على العملاء المتابعة مع الدائرة المعنية بشكل منفصل.
الأحداث المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي
إذا أردت تنظيم اجتماع معقود بالحضور الشخصي والافتراضي، فإن هناك بعض القرارات التي يتعين عليك اتخاذها كمنظم:
- ما هي المنصة والشكل المناسبين للحدث الذي تنظمه؟
- كيف ستسند الأدوار المختلفة للمضيف والمضيف المشارك والمشاركين في حلقة النقاش والحضور؟
- من سيتولى تنظيم الدردشة أو إجراء استطلاع رأي أو مشاركة الوثائق على الشاشة أو تشغيل الرسائل المصورة بالفيديو؟
- هل سيُسجل الحدث؟ هل تعتزم بث الحدث عبر الإنترنت أو على وسائل التواصل الاجتماعي؟
عندما تبلغ المتكلمين والمشاركين في الاجتماع بسبل الوصول إلى منصة البث، يجب عليك أيضاً أن تشجعهم على استخدام الإعدادات الصحيحة واختبار سلامة الاتصال.
إليك دليلك لكل ما تحتاج معرفته عن تنظيم اجتماع بالحضور الشخصي والافتراضي:
الأسئلة المتكررة
يمكن للمشاركين اختبار جودة اتصالهم قبل ساعة واحدة من بدء الاجتماع. وينصب التركيز على المتكلمين خلال الجلسة، أي كل من يُعرف أنه سيأخذ الكلمة. وبالنسبة للجلسات الصباحية المعقودة من الساعة 10:00 صباحًا إلى الساعة 1:00 ظهرًا، يبدأ الاختبار في الساعة 9:00 صباحًا. وبالنسبة للجلسات المعقودة عصراً من الساعة 3:00 إلى الساعة 6:00 مساءً، يبدأ الاختبار في الساعة 2:00 بعد الظهر. وينبغي للمتكلمين الذين سيتكلمون في الجلسات المعقودة بعد الظهر اختبار جودة اتصالهم ابتداءً من الساعة 2:00 بعد الظهر.
لا يمكن تغيير تصميم قاعات المؤتمرات، غير أنه يُسمح بتزيينها ووضع الزهور المنسقة شريطة احترام لوائح الأمن والسلامة ذات الصلة. ويجب طلب تنسيقات الزهور بشكل منفصل ولا يمكن توفيرها من خلال خدمات مكتب الأمم المتحدة في جنيف. ولا يُسمح بتثبيت أي شيء على جدران قاعات الاجتماعات. ولعرض الملصقات، يمكن طلب ألواح جدارية منفصلة. ويرجى مناقشة احتياجاتك مع قسم إدارة الاجتماعات.
يمكن طلب لوحات الشرح من خلال نظام gMeets عند تقديم طلب قاعة الاجتماعات. كما يمكن لمنظمي المؤتمرات الاتصال مباشرة بالدائرة المسؤولة عن المؤتمر، على سبيل المثال لمعرفة ما إذا كان هناك عدد كافٍ متاح من لوحات الشرح: unog-nameplates.conferencerequest@un.org.
يُرجى الاتصال بقسم خدمات الدعم المركزية/قسم إدارة المرافق، السيد إتيان مارتينيه (الهاتف: +41 22 917 2997، البريد الإلكتروني: etienne.martinet@un.org).
من حيث المبدأ، يُمنع منعاً باتاً تناول المأكولات والمشروبات بخلاف الماء في قاعات المؤتمرات. ويمكن طلب المياه للمتكلمين عن طريق متعهد خدمات الطعام الرسمي "Eldora" (الهاتف: 5619 917 22 41+، البريد الإلكتروني: onu@eldora.ch).
يتم تنظيم ترتيب الجلوس حسب طلب الأمانة المنظِّمة ووفقًا لبروتوكول الأمم المتحدة. وينبغي أن تكون ترتيبات المنصة والمراسم وفقاً للمعايير والقواعد والإجراءات المعمول بها في الأمم المتحدة. ويمكن لقسم إدارة الاجتماعات ووحدة خدمة الجلسات تقديم المشورة بشأن بروتوكول الجلوس الرسمي.