El día de la reunión, los departamentos audiovisual e informático configurarán los equipos y realizarán otras pruebas al menos dos horas antes del inicio de la reunión y certificarán que todos los parámetros han sido configurados y probados.

Moderación técnica

Una hora antes del comienzo de cada reunión prevista durante el período de sesiones, los moderadores técnicos de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra estarán en la sala, a disposición de la secretaría, para organizar los últimos detalles. También se ocuparán de realizar las pruebas destinadas a verificar la conexión y la calidad de sonido de las personas que participan a distancia, a quienes ayudarán con las cuestiones relacionadas con el uso de la plataforma.

Los moderadores técnicos son responsables de los siguientes aspectos:

1. La sesión de Zoom se iniciará con la siguiente configuración estándar (a menos que previamente se hayan hecho peticiones especiales y estas se hayan aceptado):
   • Sala de espera habilitada.
   • Función “compartir pantalla” habilitada.
   • Chat habilitado.
   • Función “renombrar” habilitada.
   • Función “iniciar video” habilitada.
   • Posibilidad de que los participantes reactiven su audio deshabilitada. Esto es especialmente importante en las reuniones con interpretación, en las que nunca debe haber más de un micrófono encendido a la vez.
2. Durante la reunión, las personas que participen a distancia no podrán tomar directamente la palabra, es decir, no podrán conectar el micrófono sin más y empezar a hablar. El orador que desee intervenir deberá respetar el siguiente procedimiento:
   • Hacer clic en la función “Levantar la mano”.
   • Esperar la aprobación de la Presidencia.
   • El moderador técnico activará el micrófono del orador.
   • A continuación, este podrá tomar la palabra.
   • El moderador técnico silenciará el micrófono si así lo solicita la Presidencia o si esta interrumpe al delegado.
   • El moderador técnico silenciará el micrófono del orador al final de su intervención.
   • Cuando la Presidencia invite a hablar a una persona que participe a distancia, esta deberá hacer clic en la función “Levantar la mano”.
   • Los participantes presenciales deberán seguir el procedimiento habitual para solicitar el uso de la palabra.
3. Téngase en cuenta que, en el caso de reuniones híbridas con interpretación, en las que algunos participantes se encuentran en la sala, es obligatoria la presencia de dos moderadores técnicos para manejar la plataforma Zoom, además de un operador de sonido en la cabina técnica.
4. Para obtener información sobre la forma de compartir documentos, reproducir videos y grabar la reunión de Zoom, consulte los apartados pertinentes.
5. La función “sala de espera” está siempre activada, incluso en las reuniones públicas. No se aceptará a los participantes ni se les permitirá entrar en la reunión desde la sala de espera hasta una hora antes de su comienzo. Si no se identifican correctamente (utilizando el siguiente formato: nombre del país u organización / nombre / apellido), el moderador técnico enviará un mensaje a la sala de espera para invitar al participante a identificarse correctamente.
6. Para evitar toda confusión con respecto a las funciones y responsabilidades e impedir que se produzcan interrupciones o surjan problemas técnicos, únicamente tendrán derechos de coanfitrión los dos moderadores técnicos.
7. Cuando la reunión pueda comenzar, y justo antes de que la Presidencia la declare abierta, se proyectará un breve video sobre los requisitos para la participación a distancia.
8. La pantalla de la sala, así como las de las consolas de los delegados (si la sala está equipada con ellas), están configuradas con la vista de orador activo, es decir, que la persona que está hablando en ese momento es la que aparece en la ventana principal, independientemente de que hable desde la sala o a distancia.
9. Cuando se comparta un documento, este ocupará la vista prioritaria y aparecerá en la ventana principal, mientras que el orador aparecerá en una ventana más pequeña.