المساعدة في غرف الاجتماعات
أثناء الاجتماع، يكون مساعد خدمات الاجتماعات هو نقطة الاتصال الرئيسية لمنظم المؤتمر، للمساعدة في الخدمات داخل الغرفة والتنسيق بشأن أي تغييرات في الجدول الزمني أو الخدمات المطلوبة. ويرسَل اسم مساعد خدمات الاجتماعات وتفاصيل الاتصال به إلى منظم الاجتماع قبل عقده. وفي حالة عدم معرفة مساعد خدمات الاجتماعات، يرجى الاتصال بوحدة خدمة الاجتماعات على الرقم التالي: +41 22 917 22 01.
مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- إعداد غرف الاجتماعات، من خلال إعداد المنصة وترتيبات الجلوس بناءً على البروتوكول المعتمد ومخططات الغرف، ووضع لوحات الأسماء والتحقق من توفر المعدات اللازمة وصلاحيتها للعمل
- الحصول على قوائم المتكلمين من سكرتير الاجتماع واستلام وفرز المشاريع الأولية للبيانات لتوزيعها على المترجمين الشفويين والدوائر الأخرى، حسب الاقتضاء
- توزيع النصوص غير الرسمية وأوراق غرف الاجتماعات على الوفود وفقاً للوائح والإجراءات ذات الصلة
- تسجيل الأسماء الكاملة للمتكلمين والبلدان/الكيانات التي يمثلونها أثناء سير المناقشة (عند الطلب)
- في حالة الاجتماعات المعقودة بالمشاركة الشخصية والافتراضية، متابعة وقائع الاجتماع من خلال المنصة كمشاهد، واستكشاف الأخطاء وضمان تدخل الخدمات التقنية أو خدمات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة، عند الاقتضاء
- المساعدة في إجراءات التصويت.
ما لا تشمله مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- تلبية الطلبات الشخصية (مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو نُسخ التصوير الضوئي) لأعضاء الوفود
- توزيع الدعوات لحفلات الاستقبال، التي ينبغي أن توزعها الوفود نفسها
- تعديل قائمة المتكلمين بناءً على طلب أحد الوفود
- توزيع الوثائق الرسمية التي تحمل أرقام الرموز والمتوفرة في منصة التوزيع أو في رفوف خاصة في غرفة الاجتماعات
- البقاء في الغرفة أو أمامها طوال مدة الاجتماعات التي لا تتوافر فيها ترجمة شفوية. فهم عادةً ما يبقون لمدة 30 إلى 45 دقيقة.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22 917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يُرجى دائماً إرسال نسخة إلى عنوان البريد الإلكتروني mms@un.org لضمان المتابعة في حالة كون الزملاء في إجازة.
الاجتماعات المعقودة بالمشاركة الشخصية والافتراضية
في يوم الاجتماع، تقوم إدارة الصوتيات والمرئيات وإدارة تكنولوجيا المعلومات بإجراء اختبارات التهيئة وغيرها من الاختبارات قبل ساعتين على الأقل من بدء الاجتماعات المذكورة والتصديق على تهيئة جميع المعايير واختبارها.
الإشراف التقني
قبل ساعة واحدة من بدء كل اجتماع مقرر عقده خلال الدورة، سيكون المشرفون التقنيون في مكتب الأمم المتحدة في جنيف متاحين في غرفة الاجتماعات تحت تصرف الأمانة العامة لترتيب أي تفاصيل نهائية. وسيجرون أيضاً اختبارات للمشاركين عن بُعد للتحقق من جودة اتصالهم وجودة الصوت، ولمساعدتهم في أي مسألة متعلقة باستخدام المنصة.
والمشرفون التقنيون مسؤولون عما يلي:
- تشغيل جلسة Zoom بالإعدادات القياسية التالية (ما لم تُقدَّم طلبات خاصة وتُقبَل مسبقاً):
- تفعيل خاصية غرفة الانتظار.
- تفعيل خاصية مشاركة الشاشة.
- تفعيل خاصية المحادثة.
- تفعيل خاصية ’إعادة التسمية‘.
- تفعيل خاصية ’بدء تشغيل الفيديو‘.
- تعطيل قدرة المشاركين على إبطال خاصية كتم الصوت. وتكون لهذا المسألة أهمية خاصة في الاجتماعات التي تنطوي على ترجمة شفوية، حيث لا يجوز تشغيل أكثر من ميكروفون واحد في نفس الوقت أبداً.
- أثناء الاجتماع لن يتمكن المشاركون عن بُعد من أخذ الكلمة مباشرةً - أي لا يمكنهم ببساطة تشغيل الميكروفونات بأنفسهم والبدء في الكلام. فلكي يأخذوا الكلمة عليهم:
- النقر على خاصية ’رفع اليد‘.
- انتظار موافقة رئيس الجلسة.
- عندئذ سيقوم المشرف التقني بإبطال كتم صوت ميكروفون المتكلم.
- يمكن للمتكلم بعدئذ أخذ الكلمة.
- يقوم المشرف التقني بكتم صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك، أو إذا قاطع الرئيس عضو الوفد.
- يقوم المشرف التقني بكتم صوت ميكروفون المتكلم في نهاية مداخلته.
- عندما ينادي الرئيس على أحد المشاركين عن بُعد، يجب عليه النقر على خاصية ’رفع اليد‘.
- يجب على المشاركين بالحضور الشخصي اتباع الإجراءات المعتادة لطلب أخذ الكلمة.
- يلاحظ أنه بالنسبة إلى الاجتماعات المعقودة بالمشاركة الشخصية والافتراضية التي تنطوي على ترجمة شفوية، حيث يكون بعض المشاركين حاضرين في القاعة، يلزم وجود اثنين من المشرفين التقنيين، لتشغيل منصة Zoom، بالإضافة إلى مشغل صوت واحد في المقصورة التقنية.
- للحصول على معلومات حول عرض الوثائق وتشغيل مقاطع الفيديو وتسجيل جلسة Zoom، يرجى الرجوع إلى الفصول ذات الصلة أعلاه.
- تُفعَّل خاصية ’غرفة الانتظار‘ دائماً، حتى في الجلسات المفتوحة. وسيُقبَل المشاركون ويُسمَح لهم بدخول الاجتماع من غرفة الانتظار قبل ساعة واحدة على الأكثر من بدء الاجتماع. وإذا لم تكن هويتهم معرَّفة كما يجب (باستخدام الشكل التالي: اسم البلد أو المنظمة / الاسم الأول / اسم العائلة)، يرسل المشرف التقني رسالة في غرفة الانتظار لدعوة المشارك لإعادة تسمية نفسه بشكل صحيح.
- تجنباً لحدوث أي لبس فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات، ولتجنب أي تعطيلات أو مشاكل تقنية، تقتصر حقوق المضيف المشارك على المشرفَيْن التقنيين فقط.
- عند الاستعداد لبدء الاجتماع، وقبل أن يفتتحه الرئيس، سيُعرض مقطع فيديو موجز يعلن متطلبات المشاركة عن بُعد.
- وتُهيأ شاشة الغرفة وكذلك شاشات العرض المتاحة أمام أعضاء الوفود (إذا كانت الغرفة مجهزة بها) لعرض المتكلم الفاعل - أي أن الشخص الذي يتكلم حالياً يظهر في النافذة الرئيسية، بصرف النظر عما إذا كان يتكلم من الغرفة أو عن بُعد.
- متى عُرضت وثيقة، ستكون لها الأولوية في العرض وستظهر في النافذة الرئيسية مع عرض صورة المتكلم في نافذة أصغر.
رسالة من المترجمين الشفويين
ينبغي أن يتلو الرئيس هذه الرسالة في بداية الجلسة:
نود أن نسترعي عنايتكم إلى أن انخفاض جودة الصوت يترك أثراً متزايداً وخطيراً على صحة المترجمين الشفويين. ويستلزم تحقيق مصلحتنا جميعاً، وهو ما يكون بضمان جودة الصوت، أن تستخدموا معدات مناسبة إلى جانب جودة الاتصال. ويمكنكم الحصول على تفاصيل ذلك من الأمانة، ولكن الحد الأدنى من المتطلبات التي ينبغي للمشاركين عن بعد استيفاؤها هو استخدام ميكروفون أحادي الاتجاه متصل بالحاسوب ب USB ومثبت على سطح المكتب، وسماعة رأس منفصلة، واتصال قوي ومستقر بالإنترنت، وموقع هادئ.
ويرجى من المشاركين عن بعد الذين يشعرون أنهم قد يجدون صعوبة في استيفاء هذه المتطلبات أن يتصلوا بمديري الجلسة وبالأمانة العامة. ويُرجى العلم أنه في الحالات التي تشكل فيها جودة الصوت خطراً على صحة المترجمين الشفويين وسمعهم قد تُعلَّق الخدمة. ونذكر المشاركين كذلك بأن عليهم أن يتحدثوا بسرعة معقولة لإتاحة الفرصة لترجمة بياناتهم شفوياً ترجمةً دقيقةً غير منقوصة.
الأسئلة المتكررة
تُفتح قاعات الاجتماعات عادةً قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الاجتماع. وإذا احتاج منظمو المؤتمرات إلى مزيد من الوقت لإعداد القاعة، ينبغي لهم الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات. وستكون إمكانية دخول القاعة مرهونة بالاجتماعات الأخرى التي قد يكون مقرراً عقدها في القاعة نفسها قبل الاجتماع المعني.
وفقاً لقرار الجمعية العامة 242/56 المؤرخ 18 كانون الثاني/يناير 2002، ينبغي أن تعقد الاجتماعات في الأمانة العامة خلال ساعات العمل العادية في أيام العمل الرسمية، أي من الساعة الساعة 10:00 صباحاً إلى الساعة 1:00 بعد الظهر ومن الساعة 3:00 عصراً إلى الساعة 6:00 مساءً. ولا يجوز تمديد الاجتماع لأكثر من ثلاث ساعات إلا في ظروف استثنائية ويخضع التمديد لتكاليف إضافية. ويجب على منظمي الاجتماعات الذين يحتاجون إلى طلب تمديد من هذا القبيل الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات التابع لشعبة إدارة المؤتمرات أو من خلال مساعد خدمات الاجتماعات في القاعة في موعد أقصاه 30 دقيقة قبل الموعد المقرر لانتهاء الاجتماع. وستُحال الطلبات الموجهة إلى خدمات الوسائل السمعية والبصرية أو فريق البث الشبكي أو مقدمي الخدمات الآخرين إلى قسم إدارة الاجتماعات. وسينسق القسم بين مختلف أجزاء منظومة مؤتمرات الأمم المتحدة في جنيف للبت فيما إذا كان التمديد ممكناً. وسيتم إبلاغ منظم الاجتماع بمدى إمكانية استمرار الاجتماع في القاعة نفسها ومدى توافر جميع الخدمات المطلوبة، مثل منصة الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي والبث الشبكي وما إلى ذلك. ونظراً لأحكام اتفاق النظام الموحد للأمم المتحدة مع الرابطة الدولية لمترجمي المؤتمرات الشفويين، لا يجوز تمديد خدمات الترجمة الشفوية أكثر من 15 دقيقة من الوقت المعتاد ما لم توضع تدابير استثنائية محددة موضع التنفيذ قبل الاجتماع بالاتفاق مع رئيس دائرة الترجمة الشفوية (قد تنطبق استثناءات على مجلس حقوق الإنسان). وتترتب على تمديدات الاجتماعات لأكثر من 15 دقيقة تكاليف إضافية تُحمَّل لاحقاً على منظم الاجتماع في الفاتورة النهائية.
في حالة حدوث طارئ طبي لأحد المشاركين في المؤتمر، يمكن الاتصال بمركز المراقبة الأمنية على الرقم +41 22 917 21 12 أو إبلاغ أحد موظفي الأمن في مكتب الأمم المتحدة في جنيف. ويمكن أيضاً الاتصال برقم الطوارئ 112 من هاتف أرضي.
ويمكن للمشاركين أيضاً الاتصال بوحدة الخدمت الطبية للحصول على المشورة على الرقم +41 22 917 28 07 (الممرضات) أو +41 22 917 25 20 (الاستقبال). وهذان الرقمان ليسا للحالات الطارئة لأنه قد تكون هناك أوقات لا يتسنى الرد فيها على الهاتف. وبوسعك أيضاً التواصل مع الممرضات عبر البريد الإلكتروني: unognurses@un.org.
هناك غرفة مخصصة للأمهات المرضعات في المبنى E، الطابق الثالث، الغرفة E.3054-2. وتحتوي الغرفة أيضاً على طاولة لتغيير ملابس الأطفال الرضع. وينبغي للمشاركات في المؤتمر الراغبات في الوصول إلى تلك الغرفة أن يتصلن بالأمن على الرقم +41 22 917 29 00 وأن يطلبن من موظفي الأمن فتح باب الغرفة لهن عن بُعد.