Как организатор конференции вы должны будете создать страницу мероприятия на платформе Indico.UN, чтобы управлять регистрацией участников и обеспечить им доступ к заседанию. Вам понадобится статус менеджера категории (область ответственности — организация, подразделение, папка или подкатегория) или менеджера конференции (область ответственности ограничена конкретной конференцией).
Новые организации или подразделения, использующие платформу Indico.UN, имеют возможность пройти вводный инструктаж от команды бизнес-аналитиков и обучение от команды поддержки Indico.UN. Во время этих первых встреч пользователям, которые организуют мероприятия и управляют ими, предоставляются права менеджера категории. Менеджеры категории могут предоставлять ту же роль или любую вспомогательную роль своим коллегам. Менеджеры категории могут наделять других коллег ролями менеджера категории, менеджера конференции, координатора или, при определенных условиях, сотрудника службы безопасности.
Рабочий процесс Indico.UN
Вопросы и ответы
Перечень действий по созданию учетной записи приведен на соответствующей странице раздела «Help» (Помощь) сайта Indico.UN. После создания учетной записи необходимо связаться с командой Indico.UN, которая назначит вам роль (линейный руководитель или руководитель конференционных служб).
На странице «Create an event» (Создать мероприятие) в разделе «Help» (Помощь) сайта Indico.UN приводятся пошаговые инструкции по регистрации мероприятия в системе Indico.UN для организаторов мероприятий.
Да, в Indico.UN предусмотрено несколько ролей, которыми определяется перечень доступных для вас действий. Обзор ролей приведен на странице «Managerial Roles Overview» (Обзор руководящих ролей) в разделе «Help» (Помощь) сайта Indico.UN.
Команда Indico.UN предоставляет пошаговое онлайновое руководство по регистрации участников. Вы можете отправить ссылку на руководство участникам мероприятия.
Да, мы можем выслать презентацию с описанием работы и функций системы. Мы также можем провести для заинтересованных организаций демонстрацию системы. Пожалуйста, свяжитесь с нами.
Участники конференции, прошедшие регистрацию в системе Indico.UN, могут войти во Дворец Наций через въезд со стороны Прени (Pregny Gate), где им выдадут пропуск. Вход 40 и двери в здание Tempus всегда открыты, для прохода не требуется пропуск с кодом (в отличие от некоторых других входов в другие здания).
Да, платформа Indico.UN обслуживает органы Секретариата ООН, специализированные учреждения ООН, а также организации, не входящие в систему ООН, и частные структуры по всему миру.
Организаторам заседаний необходимо зарезервировать место проведения, проконсультироваться с лицами, ответственными за безопасность, и договориться о предоставлении любых других сопутствующих услуг вне платформы Indico.UN. Вместе с тем они могут использовать функции платформы Indico.UN, относящиеся к управлению конференциями и регистрации участников, для создания страницы мероприятия, подготовки/настройки регистрации и расписания, настройки рассылки участникам уведомлений по электронной почте, настройки ролей, связанных с безопасностью, управления регистрацией и отправки уведомлений о ней по электронной почте, выполнения действий по управлению безопасностью, распечатки пропусков и проверки на входе.
Платформа Indico.UN объединена с другими системами конференционного управления Секретариата ООН, позволяющими бронировать залы заседаний, вести стенограммы или пользоваться услугами охраны. Соответствующие функции доступны только для определенных мест проведения конференций ООН. За подробной информацией обратитесь в службу поддержки Indico.UN.
Аналитический модуль платформы Indico.UN предоставляет пользователям статистические данные о конкретном мероприятии, конкретных подкатегориях (например, о выбранном месте или цикле мероприятий) или об их организации, в зависимости от прав пользователя в системе.
Ключевыми показателями являются количество мероприятий, число утвержденных участников, количество напечатанных пропусков и число зарегистрированных участников по каждому клиенту, субклиенту, мероприятию и циклу мероприятий. Также доступны фильтры и просмотр в разбивке по периодам и местоположению.
Для доступа к аналитическому модулю пользователям Indico.UN может быть присвоена роль составителей докладов. Составители докладов могут получить доступ к модулю по ссылке, доступной в интерфейсе Indico.UN. С дополнительной информацией о порядке получения доступа к рабочей области аналитического модуля и присвоения пользователям роли составителя докладов на платформе Indico.UN можно ознакомиться в справочных файлах аналитического модуля либо связавшись со службой поддержки пользователей.