- Эта страница была переведена с помощью машинного перевода. Подробнее.
Обо всех требованиях, касающихся оборудования, следует сообщать в момент бронирования зала заседаний Секции организации совещаний , чтобы гарантировать, что выделенное помещение соответствует потребностям совещания. Планировку конференц-залов изменить невозможно. Во всех залах есть стандартное оборудование, такое как компьютеры и проектор для презентаций.
Таблички с именами следует запрашивать по адресу unog-nameplates.conferencerequest@un.org . Организаторы конференции могут выбрать стандартный набор государств-членов ООН (английское или французское), с организациями ООН или без них. По запросу могут быть изготовлены специальные таблички для подиума.
Организаторам собрания следует также сообщить в Секцию организации заседаний , если помещение должно быть оборудовано в соответствии с конкретным протоколом.
Назначенный помощник по обслуживанию совещаний записывает все параметры совещания (например, устный перевод, звукозапись, именные таблички, оборудование для голосования и используемые онлайн- или технические платформы, включая WebEx, веб-трансляцию и т. д.). Помощник по обслуживанию совещаний подготавливает помещение и следит за тем, чтобы все запрошенное оборудование было на месте и функционировало.
В некоторых случаях может потребоваться дополнительное оборудование, такое как флажки, таймеры, мобильные микрофоны, трибуны, пандусы или сцены внутри помещения или стенды и столы за пределами помещения для отображения информации. Секция организации совещаний окажет вам помощь в организации таких мероприятий. В некоторых случаях клиентам, возможно, придется отдельно обращаться за соответствующей услугой.
Гибридные события
Если вы организуете гибридную встречу, вам как организатору придется принять несколько решений:
- Какая платформа и формат лучше всего подходят для вашего мероприятия?
- Как вы распределите различные роли ведущего, соведущего, участников дискуссии и посетителей?
- Кто позаботится о чате, опросе, совместном использовании документов на экране или воспроизведении видеосообщений?
- Будет ли событие записано? Планируете ли вы веб-трансляцию или трансляцию в социальных сетях?
Когда вы информируете своих докладчиков и участников встречи о доступе к платформе, вам также следует побудить их использовать правильную настройку и протестировать подключение.
Вот руководство по всему, что вам нужно знать об организации гибридной встречи:
Часто задаваемые вопросы
Участники могут проверить свое соединение за час до начала собрания. Основное внимание уделяется выступающим во время сессии, т. е. всем, кто, как известно, берет слово. Для утренней сессии с 10:00 до 13:00 тестирование начинается в 9:00. На дневном заседании с 15:00 до 18:00 тестирование начинается в 14:00. Спикеры, которые будут выступать только во время дневного заседания, должны пройти тестирование с 14:00.
В то время как планировка конференц-залов не может быть изменена, украшения и цветочные композиции разрешены при условии соблюдения соответствующих правил безопасности и охраны. Цветочные композиции необходимо заказывать отдельно, и они не могут быть предоставлены службами ООН в Женеве. Запрещается крепить что-либо на стенах конференц-залов. Для размещения плакатов могут быть запрошены отдельные автономные стены. Пожалуйста, обсудите ваши потребности с отделом управления собраниями .
Организаторы конференций могут свободно использовать специальные держатели дверных карт, если на дверях ничего не закреплено.
Флипчарты можно запросить через gMeets в момент отправки запроса на конференц-зал. Организаторы конференции также могут напрямую связаться с ответственной службой, например, чтобы узнать, имеется ли достаточное количество флипчартов: unog-nameplates.conferencerequest@un.org .
Пожалуйста, напишите по адресу ineed-unog-css-flags@un.org , чтобы запросить флаг для встречи.
Пожалуйста, свяжитесь с отделом централизованного вспомогательного обслуживания/управления объектами, г-ном Этьеном Мартине ( тел.: +41 22 917 2997 , электронная почта: etienne.martinet@un.org ).
В принципе, потребление пищи и напитков, кроме воды, в конференц-залах строго запрещено. Воду для спикеров можно заказать у официального поставщика питания Eldora (тел.: +41 22 917 5619 , электронная почта: onu@eldora.ch ).
Порядок рассадки организован в соответствии с запросом Секретариата-организатора и в соответствии с протоколом ООН. Оформление трибуны и протокола должно соответствовать установленным стандартам, правилам и процедурам Организации Объединенных Наций. Секция управления заседаниями и Группа обслуживания заседаний могут дать рекомендации по официальному протоколу рассадки.