Заявки на проведение заседаний должны подаваться через gMeets — электронную систему планирования заседаний и распределения ресурсов. Во многих постоянных представительствах есть координаторы с активными учетными записями в gMeets, которые могут направлять заявки на проведение заседаний. Чтобы узнать, кто является вашим координатором, или создать новую учетную запись (в случае отсутствия координатора), обратитесь в Секцию организационного обеспечения заседаний (СООЗ).
После отправки запроса через gMeets СООЗ проверит предоставленную информацию и может связаться с вами, чтобы уточнить детали или запросить дополнительную информацию, связанную с необходимыми услугами. СООЗ проинформирует клиента о предполагаемых расходах, связанных с его запросом.
Вопросы и ответы
gMeets — это платформа, с помощью которой осуществляется управление залами заседаний и конференционными услугами. Это многофункциональное приложение, поддерживающее глобальные стандартизированные рабочие процессы и требования и принятое в качестве стандарта для конференционного управления во всех местах службы ООН. gMeets позволяет выполнять онлайн-бронирование залов заседаний и конференционных услуг по всему миру, а также предоставляет организаторам конференций и клиентам возможность онлайн-регистрации и самообслуживания.
Недавно gMeets была перенесена на современную платформу и преобразована в веб-приложение для электронного бронирования услуг по организации заседаний, предоставляемых Департаментом по делам Генеральной Ассамблеи и конференционному управлению в Нью-Йорке, Женеве, Вене и Найроби.
Любой запрос на предоставление залов заседаний и конференционных услуг в Отделении ООН в Женеве необходимо регистрировать в gMeets, следовательно, платформой может пользоваться любое лицо, запрашивающее эти услуги. Секция организационного обеспечения заседаний в Отделении ООН в Женеве обеспечит необходимое руководство и содействие.
После подачи заявки в системе gMeets внесение изменений не допускается. При необходимости обращайтесь непосредственно в Секцию организационного обеспечения заседаний. Если поступил запрос на дополнительные услуги, они будут предоставляться при наличии возможности.
Бронирование зала можно отменить до запланированного времени начала заседания. Поскольку в настоящий момент количество помещений значительно сокращено, своевременная отмена позволит нам предложить освободившееся время другим направившим запрос клиентам. Помимо этого, за две недели до запланированного начала заседания необходимо отменить запросы на выделение внебюджетных средств, поскольку в противном случае могут возникнуть расходы, связанные с обязательствами поставщиков услуг (например, по набору персонала).
В целом, Отделение ООН в Женеве обязано соблюдать официальное расписание конференций и совещаний ООН, а также обеспечивать проведение любых других официальных сессий или мероприятий по указанию высшего руководства. Если по причинам, не зависящим от Отдела конференционного управления, в бронирование зала заседаний необходимо внести изменения, то Секция организационного обеспечения заседаний приложит все усилия, чтобы найти подходящий альтернативный зал или другой временной интервал.
Общие контакты:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Просьба всегда направлять копию сообщения по адресу mms@un.org для получения ответа в случае нахождения коллег в отпуске.