Организационная помощь в зале заседаний
В ходе заседания основным контактным лицом для организатора конференции является помощник по обслуживанию заседаний, который оказывает содействие в организации конференц-обслуживания в зале заседаний и координирует любые изменения в расписании или необходимые услуги. Имя и контактные данные помощника по обслуживанию заседаний сообщаются организатору заблаговременно. Если вы не знаете, кто является вашим помощником по обслуживанию заседания, позвоните в Группу обслуживания заседаний по тел.: +41 22 917 22 01.
Что делают помощники по обслуживанию заседаний
- Готовят помещение, устанавливают подиум и организуют рассадку участников в соответствии с утвержденным протоколом и планом помещения, размещают именные таблички и проверяют наличие и рабочее состояние необходимого оборудования.
- Получают списки ораторов от секретаря заседания, а также получают и сортируют предварительные черновики выступлений для распределения их среди устных переводчиков и других служб по мере необходимости.
- Распространяют неофициальные тексты и документы зала заседаний среди делегаций согласно соответствующим правилам и процедурам.
- В ходе прений записывают полные имена выступающих и названия стран/представительств, которые они представляют (по запросу).
- В случае, когда заседание проводится в гибридном формате, следят за ходом заседания через платформу в качестве зрителя, устраняют неполадки и обеспечивают вмешательство соответствующих технических или ИТ-служб, если это необходимо.
- Оказывают содействие в проведении голосования.
Чего не делают помощники по обслуживанию заседаний
- Не выполняют личные просьбы делегатов (например, сделать телефонный звонок или ксерокопии).
- Не распространяют приглашения на приемы, которые должны распространяться самими делегациями.
- Не меняют список выступающих по просьбе делегации.
- Не раздают официальные документы с условными обозначениями, которые можно получить на стойке раздачи или на специальных стойках в зале заседаний.
- Не находятся в зале или перед ним в течение всего времени заседания, на котором не обеспечивается перевод. Помощники по обслуживанию заседаний обычно остаются на 30–45 минут.
Общая контактная информация:
Тел.: +41 22 917 3668
Эл. почта: mms@un.org
Пожалуйста, всегда ставьте в копию адрес электронной почты mms@un.org, чтобы кто-то мог ответить на ваш запрос в случае, если другие коллеги находятся в отпуске.
Заседания гибридного формата
В день проведения вашего заседания аудиовизуальный и ИТ-отделы осуществляют настройку и другие проверки не менее чем за два часа до начала заседания и подтверждают, что все параметры были настроены и протестированы.
Техническая модерация
За час до начала каждого заседания, запланированного в рамках вашей сессии, технические модераторы ЮНОГ будут находиться в зале заседаний и будут в распоряжении Секретариата, чтобы согласовать все последние детали. Технические модераторы также будут осуществлять тестовые созвоны с удаленными участниками для проверки качества связи и звука, а также помогать им в решении любых вопросов, связанных с использованием платформы.
Технические модераторы отвечают за следующее:
- Запуск сеанса Zoom со следующими стандартными настройками (если заранее не были сделаны и одобрены специальные запросы):
- включена функция «зал ожидания»;
- включена демонстрация экрана;
- включен чат;
- включена функция «переименовать»;
- включена функция «начать видео»;
- отключена возможность участников самостоятельно включать микрофон. Это особенно важно на заседаниях с устным переводом, где не должно быть включено более одного микрофона одновременно.
- Во время заседания ни один из удаленных участников не сможет взять слово напрямую — т. е. не сможет просто включить микрофон и начать говорить. Для того чтобы выступить, им необходимо сделать следующие шаги:
- Нажмите кнопку «Поднять руку».
- Дождитесь разрешения председателя.
- Технический модератор включит ваш микрофон.
- После этого вы сможете взять слово.
- Технический модератор отключает микрофон выступающего по просьбе председателя или если председатель прерывает делегата.
- Технический модератор отключает микрофон выступающего по окончании выступления.
- Когда председатель обращается к удаленному участнику, он должен нажать кнопку «Поднять руку».
- Лица, принимающие участие в заседании в очном формате, должны следовать стандартной процедуре предоставления слова.
- Обратите внимание, что для гибридных сессий с устным переводом, когда некоторые участники находятся в зале, обязательно присутствие двух технических модераторов для управления платформой Zoom, а также одного звукооператора в технической кабине.
- Информацию о совместном использовании документов, воспроизведении видео и записи сеанса Zoom см. в соответствующих главах выше.
- Функция «зал ожидания» всегда активирована, даже для открытых заседаний. Участников будут принимать и допускать на заседание из зала ожидания не ранее чем за час до начала конференции. Если они идентифицированы некорректно (корректный формат: Название страны или организации/Имя/Фамилия), технический модератор отправит сообщение в зал ожидания, попросив участника переименовать себя правильно.
- Чтобы избежать путаницы в распределении ролей и обязанностей, а также во избежание технических сбоев и проблем правами соорганизатора обладают только два технических модератора.
- Когда вы будете готовы начать видеоконференцию, и непосредственно перед тем, как председатель откроет заседание, будет показан короткий видеоролик о требованиях к удаленному участию.
- Экран в зале, а также экраны на консолях делегатов (если зал оборудован таким образом) настроены на вид активного докладчика — т. е. в главном окне отображается оратор, который говорит в данный момент, независимо от того, выступает ли он из зала или удаленно.
- При демонстрации документа последнему будет отдаваться приоритет, и он будет отображаться в главном окне с видом докладчика в меньшем окне.
Сообщение от устных переводчиков
Это сообщение должно быть зачитано председателем в начале заседания.
«Обращаем Ваше внимание на то, что низкое качество звука оказывает все большее влияние на здоровье переводчиков. Чтобы обеспечить надлежащее качество звука в наших общих интересах, необходимо использовать соответствующее оборудование и средства подключения. Более подробную информацию можно получить в Секретариате. К минимальным требованиям, предъявляемым к дистанционным участникам, относятся наличие подключаемого через USB однонаправленного настольного микрофона и отдельных наушников, надежное и стабильное интернет-соединение и отсутствие фонового шума.
Участникам, которые считают, что у них могут возникнуть трудности с выполнением этих требований, следует сообщить об этом организаторам конференции и Секретариату. Просьба иметь в виду, что в случае, если качество звука может негативно повлиять на здоровье и слух устных переводчиков, перевод может быть приостановлен. Кроме того, участникам напоминается о том, что им следует говорить в размеренном темпе, с тем чтобы позволить переводчикам обеспечить полный и точный перевод их выступлений».
FAQs
Залы заседаний обычно открывают не менее чем за час до начала заседания. Если организаторам конференции требуется дополнительное время на подготовку зала, им следует связаться с Секцией организационного обеспечения заседаний. Возможность доступа будет зависеть от других заседаний, которые могут быть запланированы до этого.
В соответствии с резолюцией 56/242 Генеральной Ассамблеи от 18 января 2002 года заседания в рамках Секретариата следует проводить в обычные часы работы, предусмотренные для рабочих дней, а именно с 10.00 до 13.00 и с 15.00 до 18.00. Продление заседания по истечении трех часов может быть разрешено только в исключительных обстоятельствах и требует дополнительных расходов. Организаторы заседаний, которым необходимо запросить продление, должны обратиться в Секцию организационного обеспечения заседаний (СООЗ) Отдела конференционного управления либо к помощнику по обслуживанию заседаний в зале не позднее чем за 30 минут до окончания заседания. Запросы, адресованные аудиовизуальным службам, группе веб-трансляций или другим поставщикам услуг, будут переданы в СООЗ. СООЗ скоординирует работу различных структур экосистемы конференционного обслуживания Отделения ООН в Женеве, чтобы принять решение о возможности продления. Организатору заседания сообщат, разрешено ли продолжить его в том же зале и доступны ли все необходимые услуги, например платформа для проведения заседаний в гибридном формате, веб-трансляция и т. д. В соответствии с положениями соглашения между общей системой Организации Объединенных Наций и Международной ассоциацией конференционных устных переводчиков (АИИК), продление предоставления услуг устного перевода более чем на 15 минут сверх запланированного времени возможно только в том случае, если заблаговременно, до начала заседания, по согласованию с начальником Службы устного перевода были приняты конкретные исключительные меры (исключения могут касаться Совета по правам человека). Продление заседания более чем на 15 минут влечет за собой дополнительные расходы, которые впоследствии будут отражены в окончательном счете, выставляемом организатору заседания.
Сеть Wi-Fi «UNOG_Public_Wifi» открыта для всех участников конференций и не требует ввода пароля. Доступ к ней гарантирован в местах общего пользования.
Использование компьютерной техники в залах заседаний разрешено только техническому, вспомогательному персоналу и сотрудникам конференционного обслуживания. Иногда для участников конференций предусмотрены общедоступные Интернет-кафе, где предоставляется доступ к компьютерам и принтерам.
Если участнику конференции требуется неотложная медицинская помощь, то можно связаться с Центром обеспечения безопасности по телефону +41 22 917 21 12 либо сообщить о ситуации сотруднику службы безопасности Отделения ООН в Женеве. Кроме того, со стационарного телефона можно позвонить по номеру экстренных служб 112.
Участники также могут обратиться за консультацией в медицинскую службу по телефону +41 22 917 28 07 (медсестры) или +41 22 917 25 20 (приемная). Эти номера не предназначены для экстренных случаев, поскольку на звонок могут не ответить. С медсестрами можно также связаться по электронной почте unognurses@un.org.
Для отправления религиозного культа участникам конференции предоставляется помещение в здании E, на цокольном этаже (на том же этаже, где располагается кафетерий, рядом с помещениями UNTV).
Специальное помещение для кормящих матерей находится на третьем этаже здания E, кабинет E.3054-2. В нем есть пеленальный столик для младенцев. Участникам конференции, которым требуется доступ в это помещение, следует связаться со службой безопасности по телефону +41 22 917 29 00 и попросить открыть дверь дистанционно.