Чтобы зарезервировать зал заседаний и сопутствующие услуги, пожалуйста, свяжитесь с Секцией организационного обеспечения заседаний (СООЗ), указав следующие данные:
- дата и время проведения заседания;
- количество участников;
- формат заседания (очный, онлайн, гибридный);
- является ли заседание открытым или закрытым;
- контекст заседания (например, проводится ли оно в контексте параллельной официальной сессии ООН);
- необходимые услуги, ресурсы и оборудование (например, именные таблички, устный перевод/на какие языки/трансляция по Интернет-ТВ ООН (только для мероприятий, организуемых структурами ООН или при их участии) и т. д.);
- имя и контактные данные организатора заседания и контактного лица.
В зависимости от наличия свободных мест за вами будет закреплен и зарезервирован зал заседаний. После того как СООЗ подтвердит, что зал заседаний был зарезервирован, необходимо подать официальный запрос через gMeets. Теперь организатор конференции может приступить к более детальному планированию мероприятия. СООЗ будет оказывать организаторам конференции содействие в дальнейшем процессе организации, в частности если необходимо связаться с дополнительными поставщиками услуг.
Ресурсы
NB: В связи с продолжающимся капитальным ремонтом во Дворце Наций ситуация с некоторыми залами заседаний может измениться в плане их наличия, вместимости или функциональных возможностей. Секция организационного обеспечения заседаний может предоставить вам актуальную информацию обо всех залах заседаний.
Общие контакты:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Просьба всегда направлять копию сообщения по адресу mms@un.org для получения ответа в случае нахождения коллег в отпуске.
FAQs
Заседания обычно проводятся с 10 до 18 часов в рабочие дни. Назначение заседаний на официальные праздничные дни или на время после 18:00 не допускается.
Бронирование зала можно отменить до запланированного времени начала заседания. Поскольку в настоящий момент количество помещений значительно сокращено, своевременная отмена позволит нам предложить освободившееся время другим направившим запрос клиентам. Помимо этого, за две недели до запланированного начала заседания необходимо отменять запросы на выделение внебюджетных средств, поскольку в противном случае могут возникнуть расходы, связанные с обязательствами поставщиков услуг (например, по набору персонала).
Заявки можно подавать в любой момент. Однако для заявок, включающих услуги конференционного обслуживания, необходимо проверить доступность услуг и своевременно утвердить соответствующую смету, поскольку при ее несвоевременном утверждении запрошенные услуги могут оказаться недоступными.
Предпочтения относительно конкретного зала заседаний можно указать при первичном обращении в Секцию организационного обеспечения заседаний (СООЗ) или к координатору из вашей организации. Распределение залов зависит от их наличия, поэтому запрашиваемый конференц-зал может быть недоступен. СООЗ всегда назначает лучший из доступных вариантов.