Como organizador de la conferencia, tendrá que crear una página del evento en Indico.UN para gestionar la inscripción de los participantes y asegurarse de que se les conceda acceso a la reunión. Necesitará el estatus de gestor de categoría (con facultades sobre una organización, unidad, carpeta o subcategoría) o gestor de conferencia (con facultades limitadas a una conferencia específica).
Las organizaciones o entidades que utilizan Indico.UN por primera vez cuentan con asistencia para familiarizarse con el sistema por parte del equipo de análisis de procesos y reciben una formación del equipo de apoyo de Indico.UN. Durante esas reuniones iniciales, se conceden derechos de gestor de categoría a los usuarios que configuran y gestionan los eventos. Los gestores de categoría pueden conceder la misma función o cualquier función subsidiaria a sus colegas. Los gestores de categoría pueden otorgar a otros colegas las funciones de gestor de categoría, gestor de conferencias, punto focal o, en determinadas condiciones, oficial de seguridad.
El flujo de trabajo de Indico.UN
Preguntas frecuentes
Los pasos para abrir una cuenta se explican en la página de ayuda de Indico.UN. Una vez creada su cuenta, póngase en contacto con el equipo de Indico.UN, que le asignará una función (gestor de categoría o gestor de conferencias).
La página de ayuda de Indico.UN “Create an event” incluye instrucciones detalladas sobre cómo pueden los organizadores de reuniones registrar su evento en Indico.UN.
Sí, hay varios roles en Indico.UN, y su rol determina qué acciones está autorizado a realizar. En la página de ayuda de Indico.UN, en la sección “Managerial Roles Overview”, encontrará un resumen de los distintos roles.
El equipo de Indico.UN ofrece una guía detallada en línea para la inscripción de los participantes. Comparta el enlace a la guía con sus participantes.
Sí, podemos facilitarle una presentación en la que se explica cómo funciona el sistema y qué funcionalidades tiene. También podemos hacer una demostración del sistema a las entidades interesadas. No dude en ponerse en contacto con nosotros.
En función de su inscripción en Indico.UN, los participantes en la conferencia podrán acceder al Palacio de las Naciones por la Puerta de Pregny, donde recibirán una tarjeta de acceso. La puerta 40 y las puertas del edificio Tempus están siempre abiertas y no requieren una tarjeta de acceso codificada para abrirlas (como puede ocurrir con otras puertas de diferentes edificios).
El módulo analítico de Indico.UN proporciona a los usuarios estadísticas sobre un evento determinado, sobre subcategorías concretas (por ejemplo, una ubicación seleccionada o una serie de eventos) o sobre su entidad, en función de los permisos del usuario en el sistema.
Los indicadores clave son el número de actos, el número de participantes autorizados, el número de tarjetas de acceso impresas y el número de participantes registrados por cliente, subcliente, acto y serie de actos. También se pueden aplicar filtros y visualizar los resultados por período y ubicación.
A los usuarios de Indico.UN se les puede otorgar un rol de reportero para acceder al Módulo Analítico. Los reporteros pueden acceder al módulo a través del enlace disponible en la interfaz de Indico.UN. Consulte los archivos de ayuda del módulo analítico o póngase en contacto con el equipo de asistencia al usuario para obtener más información sobre cómo acceder al espacio de trabajo del módulo analítico y cómo otorgar a los usuarios el rol de reportero en Indico.UN.
Sí, Indico.UN trabaja con organizaciones de la Secretaría de las Naciones Unidas, organizaciones especializadas del sistema y organizaciones ajenas a él, así como entidades privadas de todo el mundo.
Los organizadores de la reunión tendrán que fijar el lugar de celebración, consultar con los responsables de la seguridad y organizar cualquier otro servicio relacionado fuera de Indico.UN. Al mismo tiempo, pueden aprovechar las funciones de gestión de conferencias y participantes de Indico.UN para crear la página del evento, configurar/personalizar la inscripción y el calendario, configurar las notificaciones por correo electrónico a los participantes y las funciones de seguridad, gestionar las inscripciones y enviar notificaciones por correo electrónico, realizar actividades de gestión de la seguridad, impresión de credenciales y actividades de registro.
Indico.UN está integrado con otros sistemas de gestión de conferencias de la Secretaría de las Naciones Unidas con los que se gestionan las reservas de salas, las transcripciones o los servicios de seguridad. Las funciones correspondientes solo están disponibles para determinados lugares de celebración de conferencias en las Naciones Unidas. Consulte al equipo de asistencia de Indico.UN para obtener más información.