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什么是简要记录?

简要记录是正式文件,构成其获授权的联合国机构的永久记录。它们旨在提供清晰、简明和准确的程序画面。他们总结了发言者的观点并记录了所做的决定。摘要记录不是程序的逐字记录。发言者的姓名和头衔载于简要记录。

记录组起草和修改简要记录,尽量用原文听取会议记录,确保记录准确无误。他们核实发言者提供的姓名、头衔、参考资料和信息,并且需要了解每个委员会遵循的程序,以便制作连贯一致的记录。

如何准备简要记录?

前提

要求会议简要记录的权利已在决议或其他正式文件中规定。

程序

摘要记录的要求在gMeets中提交会议请求时指示。通过会议管理科 (MMS) ,联合国实体提供以下访问权限:

  • 用于检查交付的书面声明和注释
  • 有关会议议程变更、会议时间和地点的信息,包括混合和远程会议平台

会议期间,MMS 编制了一份发言人名单,并与摘要作者分享。摘要记录由英文翻译科在会议后一周内准备好。

更正

如果会议秘书处收到会员国或缔约国的更正请求,它会通过备忘录或普通照会将其转交,并应在收到记录后一周内提交给文件管理科

文件管理科将请求转发给英文翻译科。将更正与会议的录音进行核对,以确定是否可以更改记录。

如果可以更正,建议的更正文本将被发回请求实体进行验证。文件管理科出于技术原因要求重新印发。

无法更正的,由英文翻译组组长通知请求单位说明情况。

发行

文件管理科负责协调摘要记录的翻译(如果适用)。摘要记录发布并上传到官方文件系统(ODS) 。纸质副本根据适用的分发模式分发。

常见问题

提前向秘书处工作人员提供任何准备好的文本的副本,以便简要记录者和口译员可以在您阅读文本时参考。请参考联合国正式文件中的段落编号,而不是页数。联合国文件的页码因语言版本而异,但段落编号保持不变。在阅读引文之前给出段落参考,而不是之后。以合理的速度发言,以便简报员和口译员——实际上还有其他听众——能够听懂你的论点。如果您觉得某个特定的观点或引述应该记录在案,请说出来。

更正应以其中一种工作语言提交。它们应在备忘录中列出,并包含在记录副本中。
应在相关文件日期后一周内将其发送至dms-dcm@un.org

提交的任何更正将根据会议录音进行适当核对。对委员会公开会议记录的任何更正都合并在一个更正中,将在会议结束后不久发布。

简要记录一经发布在相关会议的委员会网站上,也可在联合国官方文件系统 (ODS)中找到。