Para reservar una sala de reuniones y los servicios conexos, póngase en contacto con la Sección de Gestión de Reuniones (SGR), facilitando los siguientes datos:
- Fecha y hora de la reunión.
- Número de participantes.
- Formato de la reunión (presencial, en línea, híbrida).
- Si la reunión es pública o privada.
- Contexto de la reunión (por ejemplo, si se celebra en el marco de un período de sesiones de las Naciones Unidas que se esté celebrando simultáneamente).
- Servicios, recursos y equipos que se precisan (por ejemplo, placas identificativas, interpretación, combinaciones lingüísticas, retransmisión en la TV Web de las Naciones Unidas (solo para actos organizados o copatrocinados por entidades de las Naciones Unidas), etc.).
- Nombre y datos de contacto del organizador de la reunión y persona de contacto
En función de la disponibilidad, se le asignará una sala, que quedará reservada. Una vez que la SGR confirme que se ha reservado una sala de reuniones, deberá presentarse la solicitud oficial a través de gMeets. El organizador de la conferencia podrá entonces empezar a planificar la reunión con más detalle. La SGR orientará a los organizadores de la conferencia en el proceso posterior de organización de su reunión, en particular si se requiere ponerse en contacto con proveedores de servicios adicionales.
Recursos
Nota: Debido a las importantes obras de renovación que se están llevando a cabo en el Palacio de las Naciones, podrán producirse cambios en la disponibilidad, la capacidad o las funcionalidades de algunas de las salas de reuniones. La Sección de Gestión de Reuniones puede ofrecerle información actualizada sobre todas las salas de reuniones.
Contacto general:
Teléfono: +41 22 917 3668
Correo electrónico: mms@un.org
Por favor, ponga siempre en copia a mms@un.org a fin de que alguien pueda atenderlo en caso de que los compañeros estén ausentes.
Preguntas frecuentes
Las reuniones se celebran normalmente entre las 10.00 y las 18.00 horas en días laborables. No pueden programarse en feriados oficiales ni después de las 18.00 horas.
Las reservas de salas pueden cancelarse hasta el comienzo de la hora prevista para la reunión. Dado que actualmente nuestra capacidad se ha reducido de manera significativa, cancelar la reserva con antelación nos permitiría reasignar la franja horaria para atender peticiones de otros clientes. Asimismo, la solicitud de una provisión extrapresupuestaria debe anularse dos semanas antes del inicio previsto de la reunión, ya que, de lo contrario, pueden seguir generándose gastos debido a los compromisos contraídos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
La petición debe presentarse por escrito. Sin embargo, en el caso de las peticiones que incluyan servicios de conferencias, es necesario comprobar la disponibilidad de los servicios y aprobar a su debido tiempo la estimación de gastos correspondiente; si dicha estimación tarda en aceptarse, es probable que los servicios solicitados ya no estén disponibles.
Le invitamos a que indique su preferencia por una sala específica cuando se ponga en contacto por primera vez con la Sección de Gestión de Reuniones o con el punto focal de su organización. La asignación de salas depende de la disponibilidad de estas, y es posible que la sala solicitada no esté disponible. La Sección de Gestión de Reuniones siempre asignará la mejor opción disponible.