لحجز قاعة اجتماعات وخدمات الاجتماعات ذات الصلة، يُرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات مع ذكر التفاصيل التالية:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- عدد المشاركين
- شكل الاجتماع (بالحضور الشخصي، عبر الإنترنت، بالحضور الشخصي والافتراضي)
- هل الاجتماع علني أم خاص
- سياق الاجتماع (على سبيل المثال، ما إذا كان الاجتماع يعقد في سياق دورة رسمية متزامنة للأمم المتحدة)
- الخدمات والموارد والمعدات المطلوبة (مثل لوحات الأسماء، والترجمة الشفوية/اللغات المطلوبة/البث على تلفزيون الأمم المتحدة على شبكة الإنترنت (للأحداث التي تنظمها أو تشارك في رعايتها كيانات الأمم المتحدة فقط)، وما إلى ذلك)
- اسم وبيانات الاتصال بمنظم الاجتماع والشخص الذي يجب الاتصال به
ستخصص قاعة لكم، وتحجز، إن توافرت. بمجرد أن يؤكد قسم إدارة الاجتماعات حجز قاعة اجتماعات، يجب تقديم طلب قاعة اجتماعات رسمي من خلال gMeets. ومن ثم، يمكن لمنظم المؤتمر أن يشرع في التخطيط للاجتماع بمزيد من التفصيل. وسيوجه قسم إدارة الاجتماعات منظمي المؤتمر خلال الخطوات التالية من عملية تنظيم اجتماعهم، ولا سيما إذا كانت هناك حاجة إلى الاتصال بمقدمي خدمات إضافيين.
الموارد
ملاحظة: نظراً لأعمال التجديدات الرئيسية الجارية في قصر الأمم، قد تتطرأ تغييرات على قاعات الاجتماعات من حيث توافراها أو سعتها أو خصائصها. ويمكن لقسم إدارة الاجتماعات أن يزودك بمعلومات محدَّثة عن جميع قاعات الاجتماعات.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22 917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يُرجى دائماً إرسال نسخة إلى عنوان البريد الإلكتروني mms@un.org لضمان المتابعة في حالة كون الزملاء في إجازة.
الأسئلة المتكررة
تُعقد الجلسات عادةً بين الساعة 10 صباحًا والساعة 6 مساءً في أيام العمل الرسمية. ولا يجوز تنظيم جلسات خلال عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات الرسمية أو بعد الساعة 6:00 مساءً.
يمكن إلغاء حجوزات القاعات حتى بداية الموعد المحدد للاجتماع. ولما كانت القدرات الحالية منخفضة بشكل كبير، فإن إلغاء الاجتماع في الوقت المناسب سيسمح لنا بإعادة تخصيص القاعة لتلبية الطلبات الواردة من عملاء آخرين. وعلاوة على ذلك، ينبغي إلغاء الطلبات المقدمة في إطار المخصصات الخارجة عن الميزانية قبل أسبوعين من بدء الاجتماع المقرر، وإلا فقد تُحمَّل التكاليف عليك مع ذلك للوفاء بالتزامات مقدمي الخدمات (مثل استقدام الموظفين).
يرجى الإشارة إلى أنك تفضل قاعة مؤتمرات معينة عند الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (MMS) أول مرة أو جهة التنسيق المعنية في منظمتك. ويعتمد تخصيص القاعات على مدى توافرها، وقد لا تكون قاعة المؤتمرات المطلوبة متاحة. وسيختار قسم إدارة الاجتماعات دوماً أفضل خيار متاح.