منصة gMeets هي منصة تُدار من خلالها مرافق وخدمات المؤتمرات. وهذا التطبيق المتكامل هو التطبيق المستخدم عادةً في إدارة المؤتمرات في جميع مراكز عمل الأمم المتحدة التي تدعم متطلبات العمل وطرق أداءه الموحدة على صعيد المنظومة بأسرها. وتتيح منصة gMeets إمكانية حجز قاعات الاجتماعات وخدمات المؤتمرات على صعيد المنظومة بأسرها وتوفر لمنظمي المؤتمرات والعملاء إمكانية التسجيل عبر الإنترنت والخدمة الذاتية.

وقد أُعيد تصميم نظام gMeets على منصة حديثة كتطبيق إلكتروني لحجز خدمات الاجتماعات إلكترونياً في إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات في نيويورك وجنيف وفيينا ونيروبي. 

ويجب تسجيل أي طلب للحصول على مرافق وخدمات مؤتمرات في مكتب الأمم المتحدة في جنيف في نظام gMeets، ولذلك، فإنه يمكن لأي شخص يطلب خدمات من هذا القبيل استخدام نظام gMeets. وسيقدم قسم إدارة الاجتماعات في مكتب الأمم المتحدة في جنيف التوجيه والمساعدة اللازمين.

بمجرد تقديم الطلب في gMeets، لن يعد بإمكانك إدخال أي تعديلات عليه. وإذا كان من الضروري تعديل الطلب، يُرجى الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات مباشرةً. وفي حال طلب خدمات إضافية، سيُلبى طلبك رهناً بتوافر الخدمات المطلوبة.

يمكن إلغاء حجوزات القاعات حتى بداية الوقت المحدد للاجتماع. ولما كانت القدرات الحالية منخفضة بشكل كبير، فإن إلغاء الاجتماع في الوقت المناسب سيسمح لنا بإعادة تخصيص القاعة لتلبية الطلبات الواردة من عملاء آخرين. وعلاوة على ذلك، ينبغي إلغاء الطلبات المقدمة في إطار المخصصات الخارجة عن الميزانية قبل أسبوعين من بدء الاجتماع المقرر، وإلا فقد تُحمَّل التكاليف عليك مع ذلك للوفاء بالتزامات مقدمي الخدمات (مثل استقدام الموظفين).

مكتب الأمم المتحدة في جنيف مكلف، من حيث المبدأ، بتلبية طلبات حجز قاعات الاجتماعات المدرجة في الجدول الرسمي لمؤتمرات واجتماعات الأمم المتحدة، وكذلك أي جلسة أو فعالية رسمية أخرى تُنظم وفقاً لتعليمات الإدارة العليا. وإذا كان هناك داع لإدخال تغييرات في حجوزات قاعات الاجتماعات لأسباب خارجة عن إرادة شعبة إدارة المؤتمرات، سيبذل قسم إدارة الاجتماعات قصارى جهده لإيجاد قاعة أو فترة زمنية بديلة مناسبة.