gMeets es una plataforma a través de la cual se gestionan instalaciones y servicios de conferencias. Esta aplicación integrada es la que se emplea habitualmente para la gestión de conferencias en todos los lugares de destino de las Naciones Unidas y admite procesos y requisitos comerciales estandarizados a nivel mundial. gMeets permite hacer reservas globales en línea de salas de reuniones y servicios de conferencias, y ofrece a los organizadores de conferencias y a los clientes capacidades de inscripción en línea y autoservicio.

gMeets se ha rediseñado en una plataforma moderna como aplicación web para la reserva electrónica de servicios de reuniones del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias en Nueva York, Ginebra, Viena y Nairobi.

Todas las solicitudes de instalaciones y servicios de conferencias en la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra han de registrarse en gMeets, por lo que cualquier persona que solicite estos servicios puede utilizar gMeets. La Sección de Gestión de Reuniones de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra facilitará la orientación y la asistencia necesarias.

Una vez enviada una solicitud en gMeets, ya no se podrán hacer modificaciones. Si fuera necesario, póngase en contacto directamente con la Sección de Gestión de Reuniones. Si se solicitan servicios adicionales, se atenderán en función de la disponibilidad.

Las reservas de salas pueden cancelarse hasta el comienzo de la hora prevista para la reunión. Dado que actualmente nuestra capacidad se ha reducido de manera significativa, cancelar la reserva con antelación nos permitiría reasignar la franja horaria para atender peticiones de otros clientes. Asimismo, la solicitud de una provisión extrapresupuestaria debe anularse dos semanas antes del inicio previsto de la reunión, ya que, de lo contrario, pueden seguir generándose gastos debido a los compromisos contraídos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).

En principio, la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra tiene el mandato de acoger el calendario oficial de conferencias y reuniones de las Naciones Unidas, así como cualquier otra sesión o acto oficial que le indique el personal directivo superior. Si, por razones ajenas a la División de Gestión de Conferencias, hubiera que modificar la reserva de una sala de reuniones, la Sección de Gestión de Reuniones hará todo lo posible por encontrar una sala o franja horaria alternativa adecuada.