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Todos los requisitos relacionados con el equipamiento deben comunicarse al momento de reservar la sala de reuniones con la Sección de Gestión de Reuniones para garantizar que la sala asignada corresponda a las necesidades de la reunión. La distribución de las salas de reuniones no se puede cambiar. Todas las salas cuentan con equipamiento estándar como ordenadores y proyector para presentaciones.
Las placas de identificación deben solicitarse a través de unog-nameplates.conferencerequest@un.org . Los organizadores de la conferencia pueden elegir el conjunto estándar de Estados miembros de la ONU (inglés o francés), con o sin entidades de la ONU. Se pueden preparar placas de identificación específicas para el podio a pedido.
Los organizadores de la reunión también deberán informar a la Sección de Gestión de Reuniones si la sala debe configurarse según un protocolo específico.
El asistente de servicios de reuniones asignado toma nota de todos los parámetros de una reunión (por ejemplo, interpretación, grabación de sonido, placas de identificación, equipo de votación y plataformas técnicas o en línea que se utilizan, incluidos WebEx, Webcast, etc.). El asistente de servicios de reuniones prepara la sala y se asegura de que todos los elementos solicitados estén en su lugar y funcionando.
En algunos casos, puede ser necesario equipo adicional, como banderas, cronómetros, micrófonos móviles, tribunas, rampas o escenarios dentro de la sala, o stands y mesas fuera de la sala para mostrar información. La Sección de Gestión de Reuniones le ayudará en el proceso de realizar dichos arreglos. En algunos casos, es posible que los clientes deban realizar un seguimiento por separado con el servicio adecuado.
Eventos híbridos
Si organiza una reunión híbrida, hay algunas decisiones que debe tomar como organizador:
- ¿Qué plataforma y formato se adapta mejor a tu evento?
- ¿Cómo atribuirá los diferentes roles de anfitrión, coanfitrión, panelistas y asistentes?
- ¿Quién se encargará del chat, de una encuesta, de compartir documentos en pantalla o reproducir mensajes de vídeo?
- ¿Se grabará el evento? ¿Estás planeando un webcast o una transmisión a las redes sociales?
Cuando informe a sus oradores y participantes de la reunión sobre el acceso a la plataforma, también debe alentarlos a utilizar la configuración adecuada y probar la conectividad.
Aquí está su guía con todo lo que necesita saber sobre la organización de una reunión híbrida:
Preguntas frecuentes
Los participantes pueden probar su conexión una hora antes de que comience la reunión. La atención se centra en los oradores durante una sesión, es decir, cualquier persona conocida por tomar la palabra. Para la sesión de la mañana de 10 am a 1 pm las pruebas comienzan a las 9 am. Para la sesión de la tarde de 15 a 18 horas, las pruebas comienzan a las 14 horas. Los ponentes que intervendrán únicamente en la sesión de la tarde deberán probar a partir de las 14 horas.
Si bien no se puede cambiar el diseño de las salas de conferencias, se permiten decoraciones y arreglos florales, siempre que se respeten las normas de seguridad pertinentes. Los arreglos florales deben pedirse por separado y no pueden ser proporcionados por los servicios de ONU Ginebra. No está permitido arreglar nada en las paredes de las salas de conferencias. Para exhibir carteles, se pueden solicitar paredes independientes separadas. Por favor discuta sus necesidades con la Sección de Gestión de Reuniones .
Los organizadores de conferencias son libres de utilizar los soportes de tarjetas de puerta dedicados, siempre que no haya nada fijado de forma permanente en las puertas.
Los rotafolios se pueden solicitar a través de gMeets al momento de enviar la solicitud de sala de reuniones. Los organizadores de la conferencia también pueden comunicarse directamente con el servicio a cargo, por ejemplo, para averiguar si hay suficientes rotafolios disponibles: unog-nameplates.conferencerequest@un.org .
Escriba a ineed-unog-css-flags@un.org para solicitar una bandera para una reunión.
Póngase en contacto con la Sección de Servicios Centrales de Apoyo/Administración de Instalaciones, Sr. Etienne Martinet (teléfono: Tel.: +41 22 917 2997 , correo electrónico: etienne.martinet@un.org ).
En principio, está terminantemente prohibido el consumo de alimentos y bebidas distintos del agua en las salas de conferencias. El agua para los oradores se puede solicitar a través del servicio de catering oficial, Eldora (teléfono: +41 22 917 5619 , correo electrónico: onu@eldora.ch ).
El orden de los asientos se organiza según la solicitud de la Secretaría organizadora y siguiendo el protocolo de la ONU. Los arreglos del podio y del protocolo deben estar de acuerdo con las normas, reglas y procedimientos establecidos por las Naciones Unidas para la reunión. La Sección de Gestión de Reuniones y la Dependencia de Servicios de Reuniones pueden asesorar sobre el protocolo oficial de asientos.