Funcionarios de enlace
Algunas entidades de las Naciones Unidas disponen de funcionarios de enlace que coordinan las actividades relacionadas con las reuniones. Si ese es su caso, póngase primero en contacto con el funcionario de enlace de su organización.
| Oficina | Contacto |
|---|---|
| Organización Internacional del Trabajo (OIT) | cmu@ilo.org |
| Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT) | conf-logistics@itu.int |
| Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos (ACNUDH) | ohchr-mdpu-meetings@un.org |
| Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas (CEPE) | ece.meetings@un.org |
| UN Comercio y Desarrollo (UNCTAD) | meetings@unctad.org |
| Conferencia de Desarme | cd@un.org |
| Oficina de Asuntos de Desarme de las Naciones Unidas (UNODA) | unoda-geneva@un.org |
| Organización Mundial de la Salud (OMS) | cmpmail@who.int |
Si su entidad no dispone de un funcionario de enlace para reuniones o si no está seguro de quién es, póngase en contacto directamente con el Servicio de Gestión de Reuniones (SGR) para reservar una sala de reuniones y los servicios de reuniones relacionados. Sírvase facilitar los siguientes datos:
- Fecha y hora de la reunión.
- Número de participantes.
- Formato de la reunión (presencial, en línea, híbrida).
- Si la reunión es pública o privada.
- Contexto de la reunión (por ejemplo, si se celebra en el marco de un período de sesiones de las Naciones Unidas que se esté celebrando simultáneamente).
- Servicios, recursos y equipos que se precisan (por ejemplo, placas identificativas, interpretación, combinaciones lingüísticas, retransmisión en la TV Web de las Naciones Unidas, etc.).
- Nombre y datos de contacto del organizador de la reunión y persona de contacto.
En función de la disponibilidad, se le asignará una sala, que quedará reservada. Una vez que la SGR confirme que se ha reservado una sala de reuniones, deberá presentarse la solicitud oficial a través de gMeets. El organizador de la conferencia podrá entonces empezar a planificar la reunión con más detalle. La SGR orientará a los organizadores de la conferencia en el proceso posterior de organización de su reunión, en particular si se requiere ponerse en contacto con proveedores de servicios adicionales.
Contacto general:
Teléfono: +41 22 917 3668
Correo electrónico: mms@un.org
Por favor, ponga siempre en copia a mms@un.org a fin de que alguien pueda atenderlo en caso de que los compañeros estén ausentes.
Preguntas frecuentes
Las reuniones se celebran normalmente entre las 10.00 y las 18.00 horas en días laborables. No pueden programarse en feriados oficiales ni después de las 18.00 horas.
Las reservas de salas pueden cancelarse hasta el comienzo de la hora prevista para la reunión. Dado que actualmente nuestra capacidad se ha reducido de manera significativa, cancelar la reserva con antelación nos permitiría reasignar la franja horaria para atender peticiones de otros clientes. Asimismo, la solicitud de una provisión extrapresupuestaria debe anularse dos semanas antes del inicio previsto de la reunión, ya que, de lo contrario, pueden seguir generándose gastos debido a los compromisos contraídos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
La petición debe presentarse por escrito. Sin embargo, en el caso de las peticiones que incluyan servicios de conferencias, es necesario comprobar la disponibilidad de los servicios y aprobar a su debido tiempo la estimación de gastos correspondiente; si dicha estimación tarda en aceptarse, es probable que los servicios solicitados ya no estén disponibles.
Le invitamos a que indique su preferencia por una sala específica cuando se ponga en contacto por primera vez con la Sección de Gestión de Reuniones o con el punto focal de su organización. La asignación de salas depende de la disponibilidad de estas, y es posible que la sala solicitada no esté disponible. La Sección de Gestión de Reuniones siempre asignará la mejor opción disponible.