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Preguntas frecuentes
Las reuniones se celebran normalmente entre las 10.00 y las 18.00 horas en días laborables. No pueden programarse en feriados oficiales ni después de las 18.00 horas.
Las reservas de salas pueden cancelarse hasta el comienzo de la hora prevista para la reunión. Dado que actualmente nuestra capacidad se ha reducido de manera significativa, cancelar la reserva con antelación nos permitiría reasignar la franja horaria para atender peticiones de otros clientes. Asimismo, la solicitud de una provisión extrapresupuestaria debe anularse dos semanas antes del inicio previsto de la reunión, ya que, de lo contrario, pueden seguir generándose gastos debido a los compromisos contraídos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
La petición debe presentarse por escrito. Sin embargo, en el caso de las peticiones que incluyan servicios de conferencias, es necesario comprobar la disponibilidad de los servicios y aprobar a su debido tiempo la estimación de gastos correspondiente; si dicha estimación tarda en aceptarse, es probable que los servicios solicitados ya no estén disponibles.
Le invitamos a que indique su preferencia por una sala específica cuando se ponga en contacto por primera vez con la Sección de Gestión de Reuniones o con el punto focal de su organización. La asignación de salas depende de la disponibilidad de estas, y es posible que la sala solicitada no esté disponible. La Sección de Gestión de Reuniones siempre asignará la mejor opción disponible.