Управление конференциями
Издательский
-
Термин «издание Организации Объединенных Наций» означает любой письменный материал, выпущенный Организацией Объединенных Наций или по ее поручению для конкретной внешней аудитории. Примерами изданий Организации Объединенных Наций являются крупные исследования и доклады, монографии, отредактированные сборники научных трудов, статистические сборники, материалы конференций, журналы, серийные публикации, например ежегодники, Сборник договоров Организации Объединенных Наций и другие публикации по международному праву.
Издания Организации Объединенных Наций обычно выпускаются в соответствии с директивными мандатами или просьбами межправительственных органов; для их выпуска требуется разрешение на финансирование и подтверждение наличия средств (если для издания привлекаются внебюджетные средства). Издания могут распространяться бесплатно или за определенную плату. При продаже изданиям Организации Объединенных Наций присваивается Международный стандартный книжный номер (ISBN/eISBN) или, в случае серийных и периодических изданий, Международный стандартный номер сериального издания (ISSN/eISSN). Издания могут выпускаться в печатном или электронном виде, в том числе в виде мобильных приложений, а также, по мере развития технологий, в любом другом формате или на любых носителях.
После одобрения Издательской коллегией предлагаемое издание включают в программу публикаций.
-
Документ считается изданием, если для его аудитории выпускают не менее 500 экземпляров во всех форматах на языке оригинала и 1000 экземпляров (во всех форматах) в переводе.
Если материалы заслуживают публикации, но целевая аудитория слишком мала, чтобы оправдать затраты на полноформатную публикацию, и/или отсутствует необходимое финансирование, то их можно издать в виде рабочего документа, форматирование которого выполняет подразделение-составитель, с минимальным оформлением и без обложки, за исключением черно-белого титульного листа. Рабочие документы доступны только в цифровом формате на языке оригинала и размещаются на веб-сайте подразделения-составителя. На них проставляется знак авторского права ООН и делается пометка «рабочий документ».
-
В целях повышения эффективности и результативности издательской деятельности Организации Объединенных Наций при выполнении мандатов межправительственных органов Генеральный секретарь в соответствии с бюллетенем ST/SGB/2012/2 учредил Издательскую коллегию. Задача Издательской Коллегии — определять издательскую политику и стандарты Секретариата, в том числе для отделений вне Центральных учреждений и региональных комиссий, с тем чтобы:
- издания Организации Объединенных Наций оставались источником высококачественной, актуальной и своевременной информации для государств-членов, политиков, практиков, ученых и широкой общественности;
- издательская деятельность и практика Организации Объединенных Наций соответствовала общим целям и приоритетам Организации в отношении актуальности, конкурентоспособности, распространения, производства, рентабельности и сохранности.
Функция Издательской коллегии заключается в определении политики, регулирующей подготовку, составление, распространение и продажу документов, а также в координации планирования программы публикаций и контроле за ее выполнением.
Первоочередными являются издания из этой программы, подготовка которой (т. е. перевод на все предусмотренные мандатом языки и печать) является бесплатной для подразделения-составителя. После включения издания в программу публикаций внесение в него любых изменений допускается только с разрешения Издательской коллегии. Если подразделению-составителю потребуется добавить в программу публикаций новый пункт либо внести изменения в существующий, например в связи с выполнением нового поручения того или иного межправительственного органа, то для утверждения такого изменения следует направить подробный запрос в секретариат Издательской коллегии.
-
Термин «программа публикаций» означает корпус текстов, которые подразделение-составитель планирует опубликовать в течение годичного или двухгодичного периода, как правило в соответствии с мандатами директивных органов либо запросами межправительственных или экспертных органов. В программу публикаций следует включать все издания Организации Объединенных Наций. Поэтому основные подразделения должны в полной мере соблюдать директивы и правила, применяющиеся к этой программе (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
В программу публикаций не входят информационные и рекламные материалы, в частности брошюры, информационные листки, информационные рассылки, плакаты, календари, каталоги и пресс-релизы. Кроме того к ней не относятся документы Организации Объединенных Наций. Также из нее исключаются документы для внутреннего пользования, в частности подготовительные документы, рабочие документы и документы зала заседаний, включающие в себя справочную и техническую документацию, предназначенную для совещаний и семинаров.
-
В соответствии с пунктами 2.3, 2.4 и 2.5 раздела 2 документа ST/SGB/2012/2 Издательская коллегия ежегодно (примерно в ноябре) рассылает во все отвечающие за составление документов подразделения Секретариата, включая региональные комиссии, свои инструкции по подготовке программ публикаций на следующий год. Посредством этой межведомственной записки подразделениям-составителям передается поручение представить предлагаемую программу публикаций с помощью модуля публикаций системы gDoc 2.0.
-
Все издания следует регистрировать в gDoc для целей обработки. Не зарегистрированным в gDoc изданиям не присваивается официальный статус ООН; на них не должна и не может наноситься эмблема Организации Объединенных Наций.
-
Подготовка изданий не имеет приоритета над подготовкой официальной документации для заседающих органов. Поэтому все запланированные издания должны быть представлены настолько заблаговременно, насколько это необходимо для их подготовки, с учетом объема и сложности. График выпуска невозможно точно рассчитать до тех пор, пока не будут подготовлены все компоненты издания.
По приблизительным оценкам, если издания представляются в готовом к печати виде, то их публикация занимает не менее 10 недель. Если при подготовке издания необходим перевод, то к указанному выше сроку следует добавить время, необходимое для перевода и дополнительной верстки. Поэтому рекомендуется обсудить с Секцией управления документооборотом (СУД) индивидуальный график для каждого издания.
-
Издания из перечня Издательской коллегии за текущий год должны быть загружены в gDoc для обработки до конца года. Каждый год СУД будет сообщать о крайних сроках ответственным координаторам того или иного секретариата. После указанного срока запросы на перевод и печать выполняться не будут. Исключения будут сделаны только для тех случаев, когда в системе «Умоджа» были предварительно заложены расходы, однако и в этих случаях необходимо проконсультироваться с СУД.
Подразделения-составители должны придерживаться сроков, указанных в прогнозе, поскольку работа будет планироваться сообразно им.
Неактуальные запросы на публикацию, а также запросы на перевод, которые оставались в очереди более двух лет, удаляются.
-
Эмблему следует размещать на титульном листе всех изданий Организации Объединенных Наций рядом с названием «Организация Объединенных Наций» либо над ним в нижней части страницы. Без прямого разрешения Генерального секретаря не допускается размещение эмблемы в сочетании с эмблемой любой организации, не входящей в систему Организации Объединенных Наций.
В случаях, когда эмблема Организации Объединенных Наций размещается совместно с эмблемой другого органа системы Организации Объединенных Наций, каждая из эмблем должна сопровождаться названием организации, к которой она относится.
Размещение эмблемы рядом с символикой какого-либо государства возможно только с прямого разрешения Издательской коллегии. Более подробную информацию см. в документе ST/AI/189/Add.21.