Gestion des Conférences
Publications
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Le terme « publication des Nations Unies » désigne tout document écrit publié par ou pour les Nations Unies, à l'intention d'un public externe défini. Parmi les exemples de publications des Nations Unies figurent les études et rapports majeurs, les monographies, les ouvrages collectifs, les compilations statistiques, les actes de conférences, les revues, les publications en série telles que les annuaires, le Recueil des Traités des Nations Unies et d'autres publications de droit international.
Les publications des Nations Unies sont généralement publiées en réponse à des mandats législatifs ou à des demandes d'organismes intergouvernementaux et nécessitent une autorisation et une certification des fonds (s'il s'agit de publications extrabudgétaires). Les publications peuvent être distribuées gratuitement ou contre rémunération. En cas de vente, les publications des Nations Unies se voient attribuer un numéro international normalisé du livre (ISBN/eISBN) ou, pour les publications en série et les périodiques, un numéro international normalisé des publications en série (ISSN/eISSN). Les publications peuvent être publiées sous forme imprimée ou électronique, y compris sous forme d'applications mobiles, et sur tout autre support ou support, compte tenu de l'évolution technologique.
Après approbation par le Comité des publications, une publication proposée est ensuite incluse dans le programme des publications.
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Un titre est considéré comme une publication si son audience est d'au moins 500 exemplaires tous formats confondus en langue originale et 1000 exemplaires (tous formats confondus) pour une édition traduite.
Lorsque le contenu justifie une publication, mais que le public est trop restreint pour justifier le coût d'une publication complète et/ou que le financement n'est pas disponible, le manuscrit peut être publié sous forme de document de travail, mis en page par le département auteur, avec une mise en page minimale et sans couverture (uniquement une page de titre en noir et blanc). Les documents de travail sont uniquement numériques, dans la langue d'origine, et sont mis en ligne sur le site web du département auteur. Ils bénéficient des droits d'auteur des Nations Unies et portent la mention « document de travail ».
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Afin d'accroître l'efficacité et l'efficience des activités de publication de l'ONU dans l'exécution des mandats des organes intergouvernementaux, le Secrétaire général a institué le Conseil des publications dans la circulaire ST/SGB/2012/2. Le Conseil des publications a pour mission d'établir les politiques et normes de publication du Secrétariat, y compris celles des bureaux hors Siège et des commissions régionales, afin que :
Les publications des Nations Unies demeurent une source d’informations de haute qualité, pertinentes et actuelles pour les États Membres, les décideurs, les praticiens, les universitaires et le grand public.
Les activités et pratiques de publication des Nations Unies sont alignées sur les objectifs et priorités généraux de l’Organisation en matière de pertinence, de commercialisation, de diffusion, de production, de rentabilité et de préservation.
Le rôle du Conseil des publications est de déterminer les politiques régissant la préparation, la production, la distribution et la vente des documents , et de coordonner la planification et de superviser l'exécution du programme de publications.
Seules ces publications sont prioritaires et seront traitées (traduites dans toutes les langues obligatoires et imprimées) sans frais pour le département auteur. Une fois qu'une publication est incluse dans le programme de publications, aucune modification ne peut y être apportée sans l'autorisation du Comité des publications. Si les départements auteurs doivent ajouter un titre ou modifier un élément du programme de publications, par exemple pour mettre en œuvre un nouveau mandat d'un organisme intergouvernemental, une demande détaillée doit être soumise au Secrétariat du Comité des publications pour approbation.
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Le terme « programme de publications » désigne un ensemble d'ouvrages dont la publication est prévue par un département auteur sur une période d'un an ou de deux ans, généralement en réponse à des mandats législatifs ou à d'autres demandes d'organes intergouvernementaux ou d'autres groupes d'experts. Toutes les publications des Nations Unies doivent être incluses dans le programme de publications. Les bureaux fonctionnels doivent donc suivre scrupuleusement les directives et politiques applicables à ce programme (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
Les supports d'information et de promotion tels que brochures, dépliants, lettres d'information, affiches, calendriers, catalogues et communiqués de presse ne font pas partie du programme de publications. Les documents des Nations Unies ne font pas non plus partie d'un programme de publications. Sont également exclues les publications internes telles que les documents préparatoires, les documents de travail et les documents de séance, qui constituent des documents de référence et techniques pour les réunions et les séminaires.
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Conformément aux paragraphes 2.3, 2.4 et 2.5 de la section 2 de la circulaire ST/SGB/2012/2, chaque année, vers novembre, le Comité des publications écrit à tous les départements auteurs du Secrétariat, y compris les commissions régionales, pour lui transmettre des instructions concernant la préparation des programmes de publications de l'année suivante. Par cette note, les départements auteurs sont invités à soumettre leur proposition de programme de publications via le module de publication gDoc 2.0 .
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Toutes les publications doivent être enregistrées dans gDoc pour traitement. Les publications non enregistrées dans gDoc n'ont pas de statut officiel auprès des Nations Unies et ne doivent pas porter le symbole des Nations Unies.
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La préparation des publications n'est pas prioritaire sur celle des documents parlementaires officiels. Par conséquent, toutes les publications soumises doivent être fournies suffisamment à l'avance, compte tenu de leur taille et de leur complexité. Les calendriers de production ne peuvent être estimés avec précision tant que tous les éléments d'une publication n'ont pas été fournis.
Il est estimé que la préparation des publications prend au moins dix semaines si elles sont soumises « prêtes à imprimer ». Lorsqu'une publication nécessite une traduction, le temps nécessaire à la traduction et à la composition supplémentaire doit être ajouté au délai ci-dessus. Il est donc recommandé de discuter avec DMS d'un calendrier spécifique à chaque publication.
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À la fin de chaque année, les publications liées aux articles du Comité des publications de l'année en question doivent être soumises dans gDoc pour traitement. Chaque année, DMS communiquera une date limite aux points focaux respectifs d'un secrétariat donné. Passé ce délai, les demandes de traduction et d'impression ne seront plus prises en compte. Des exceptions seront accordées uniquement dans les cas où les coûts ont été pré-engagés dans UMOJA, ce qui nécessitera une consultation avec DMS.
Les services auteurs sont tenus de respecter les délais prévus car le travail sera planifié en conséquence.
Les titres obsolètes et les versions linguistiques qui sont restés dans une file d’attente de traduction pendant plus de deux ans seront supprimés.
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L'emblème doit figurer sur la page de couverture de toutes les publications des Nations Unies, à côté ou au-dessus du nom « Nations Unies » en bas de page. Il ne peut être utilisé conjointement avec l'emblème d'une organisation extérieure au système des Nations Unies sans l'autorisation expresse du Secrétaire général.
Lorsque l’emblème des Nations Unies apparaît avec celui d’un autre organisme du système des Nations Unies, l’emblème de chacun doit apparaître en combinaison avec le nom de l’organisation à laquelle il se rapporte.
L'emblème ne peut être utilisé conjointement avec les insignes d'un gouvernement qu'avec l'autorisation expresse du Comité des publications. Pour plus de détails, veuillez consulter l'instruction administrative ST/AI/189/Add.21.