Gestión de conferencias
Publicación
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El término "publicación de las Naciones Unidas" se refiere a cualquier material escrito publicado por o para las Naciones Unidas, dirigido a un público externo definido. Entre los ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas se incluyen los principales estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de congresos, revistas, publicaciones seriadas como anuarios, la Treaty Series de las Naciones Unidas y otras publicaciones de derecho internacional.
Las publicaciones de las Naciones Unidas se publican generalmente en respuesta a mandatos legislativos o solicitudes de organismos intergubernamentales y requieren autorización y certificación de fondos (si se trata de publicaciones extrapresupuestarias). Pueden distribuirse gratuitamente o a cambio de un precio. En caso de venta, se les asigna un Número Internacional Normalizado de Libro (ISBN/eISBN) o, en el caso de publicaciones seriadas y periódicas, un Número Internacional Normalizado de Publicación en Serie (ISSN/eISSN). Las publicaciones pueden publicarse en formato impreso o electrónico, incluidas aplicaciones móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que la tecnología evolucione.
Tras la aprobación del Comité de Publicaciones, la propuesta de publicación se incluye en el Programa de Publicaciones.
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Un título se considera una publicación si su audiencia es de al menos 500 ejemplares en todos los formatos en el idioma original y 1000 ejemplares (todos los formatos) para una edición traducida.
Cuando el contenido justifica su publicación, pero el público es demasiado limitado para justificar el coste de una publicación completa o no hay financiación disponible, el manuscrito puede publicarse como documento de trabajo, formateado por el departamento autor, con una maquetación minimalista y sin portada (solo una portada en blanco y negro). Los documentos de trabajo son exclusivamente digitales, en su idioma original, y se suben al sitio web del departamento autor. Cuentan con los derechos de autor de las Naciones Unidas y mencionan la palabra "documento de trabajo".
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El Secretario General, con el fin de aumentar la eficacia y eficiencia de las actividades editoriales de las Naciones Unidas en la ejecución de los mandatos de los órganos intergubernamentales, promulgó la Junta de Publicaciones mediante la norma ST/SGB/2012/2. El objetivo de la Junta de Publicaciones es establecer las políticas y normas de publicación de la Secretaría, incluidas las oficinas fuera de la Sede y las comisiones regionales, de modo que:
Las publicaciones de las Naciones Unidas siguen siendo una fuente de información pertinente, oportuna y de alta calidad para los Estados Miembros, los encargados de formular políticas, los profesionales, los académicos y el público en general.
Las actividades y prácticas editoriales de las Naciones Unidas están en consonancia con los objetivos y prioridades generales de la Organización en materia de pertinencia, comercialización, difusión, producción, eficacia en función de los costos y preservación.
La función de la Junta de Publicaciones es determinar las políticas que rigen la preparación, producción, distribución y venta de documentos , y coordinar la planificación y supervisar la ejecución del programa de publicaciones.
Solo estas publicaciones tienen prioridad, y se procesarán (es decir, se traducirán a todos los idiomas requeridos y se imprimirán) sin costo alguno para el departamento autor. Una vez que una publicación se incluye en el programa de publicaciones, no se podrán realizar cambios sin la autorización de la Junta de Publicaciones. Si los departamentos autores necesitan agregar un título o realizar cambios en un artículo del programa de publicaciones, como implementar un nuevo mandato de un organismo intergubernamental, deben presentar una solicitud detallada a la Secretaría de la Junta de Publicaciones para su aprobación.
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El término «programa de publicaciones» se refiere a un conjunto de obras cuya publicación está prevista por el departamento autor a lo largo de un año o un bienio, generalmente en respuesta a mandatos legislativos u otras solicitudes de organismos intergubernamentales u otros organismos de expertos. Todas las publicaciones de las Naciones Unidas deben incluirse en el programa de publicaciones. Por lo tanto, las oficinas sustantivas deben seguir detalladamente las directrices y políticas aplicables a este programa (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
El material informativo y promocional, como folletos, volantes, boletines, carteles, calendarios, catálogos y comunicados de prensa, no forma parte del programa de publicaciones. Los documentos de las Naciones Unidas tampoco forman parte de un programa de publicaciones. También se excluyen las publicaciones internas, como los documentos preparatorios, los documentos de trabajo y los documentos de sala de conferencias, que contienen documentación de referencia y técnica para reuniones y seminarios.
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De conformidad con los párrafos 2.3, 2.4 y 2.5 de la Sección 2 de la norma ST/SGB/2012/2, cada año, alrededor de noviembre, la Junta de Publicaciones envía por escrito a todos los departamentos autores de la Secretaría, incluidas las comisiones regionales, instrucciones para la preparación de los programas de publicaciones del año siguiente. Mediante este memorando interinstitucional, se solicita a los departamentos autores que presenten su propuesta de programa de publicaciones a través del módulo de publicaciones gDoc 2.0 .
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Todas las publicaciones deben registrarse en gDoc para su procesamiento. Las publicaciones que no estén registradas en gDoc no tienen estatus oficial de la ONU y no deben ni pueden llevar el símbolo de las Naciones Unidas.
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La preparación de publicaciones no tiene prioridad sobre la preparación de la documentación parlamentaria oficial. Por lo tanto, todas las publicaciones presentadas deben entregarse con la suficiente antelación para su finalización, teniendo en cuenta su tamaño y complejidad. Los plazos de producción no pueden estimarse con precisión hasta que se hayan entregado todos los elementos de una publicación.
Se estima que la preparación de las publicaciones demora al menos diez semanas si se entregan listas para imprimir. Si la preparación de una publicación implica traducción, el tiempo requerido para la traducción y la composición tipográfica adicional debe añadirse a la fecha límite mencionada. Por lo tanto, se recomienda consultar con DMS sobre un cronograma individual para cada publicación.
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Al finalizar cada año, las publicaciones vinculadas a los artículos del Consejo de Publicaciones correspondientes a ese año deberán haberse enviado en gDoc para su procesamiento. Cada año, el DMS compartirá una fecha límite con los respectivos puntos focales de la secretaría. Después de esta fecha, no se atenderán solicitudes de traducción e impresión. Solo se harán excepciones en los casos en que los costos se hayan precomprometido en UMOJA, lo cual aún requerirá consulta con el DMS.
Los departamentos autores deben cumplir con los plazos previstos, ya que el trabajo se planificará en consecuencia.
Se eliminarán los títulos obsoletos y las versiones en otros idiomas que hayan permanecido en una cola de traducción durante más de dos años.
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El emblema deberá figurar en la portada de todas las publicaciones de las Naciones Unidas, junto al nombre «Naciones Unidas» o encima de él, al pie de la página. El emblema no podrá utilizarse en combinación con el emblema de ninguna organización ajena al sistema de las Naciones Unidas sin la autorización expresa del Secretario General.
Cuando el emblema de las Naciones Unidas aparezca junto con el de otro órgano del sistema de las Naciones Unidas, el emblema de cada uno deberá aparecer en combinación con el nombre de la organización a que se refiere.
El emblema podrá utilizarse junto con las insignias de cualquier Gobierno únicamente con la autorización expresa de la Junta de Publicaciones. Para más detalles, véase la norma ST/AI/189/Add.21.