En tant qu’organisateur(trice) d’une réunion, vous devrez créer une page consacrée à l’événement sur Indico.UN pour gérer les inscriptions des participants et permettre à ces derniers d’accéder à la réunion. Vous aurez besoin pour ce faire du statut de gestionnaire de catégorie (avec autorisations au niveau d’une organisation, d’une unité, d’un dossier ou d’une sous-catégorie) ou de gestionnaire de conférence (avec autorisations pour une conférence donnée).
L’équipe d’analyse opérationnelle organise une séance de présentation et l’équipe d’aide Indico.UN une séance de formation pour les organisations ou entités qui commencent à utiliser Indico.UN. Au cours de ces séances, les droits de gestionnaire de catégorie sont accordés aux utilisateurs qui créeront et géreront des événements. Les gestionnaires de catégorie peuvent attribuer à des collègues le même rôle ou un rôle auxiliaire, comme celui de gestionnaire de conférence, de coordonnateur(trice) ou, sous certaines conditions, de responsable de la sécurité.
Schéma des opérations dans Indico.UN
FAQ
Une page d’aide du site Indico.UN présente les différentes étapes de l’ouverture d’un compte. Une fois votre compte créé, veuillez contacter l’équipe d’Indico.UN pour qu’elle vous attribue un rôle (gestionnaire de catégorie ou gestionnaire de conférence).
Pour savoir comment enregistrer leur événement dans Indico.UN, les organisateurs de réunions sont invités à se rendre sur la page d’aide « Créer un événement » du site Indico.UN, sur laquelle ils trouveront des instructions étape par étape.
Oui, il existe plusieurs rôles dans Indico.UN, et le rôle qui vous est attribué détermine les actions que vous pouvez effectuer. Une vue d’ensemble des différents rôles est présentée sur la page d’aide d’Indico.UN intitulée « Vue d’ensemble des rôles de gestion ».
L’équipe d’aide d’Indico.UN a mis en ligne un guide par étapes pour l’inscription des participants. Veuillez donner le lien conduisant à cette page aux personnes qui souhaitent participer à votre événement.
Oui, nous pouvons fournir un exposé expliquant le fonctionnement du système et ses fonctionnalités. Nous pouvons également faire une démonstration du système aux entités intéressées. N’hésitez pas à nous contacter.
Les participants à une conférence qui se sont inscrits sur Indico.UN peuvent entrer dans le Palais des Nations par le Portail de Prégny, où un badge leur est remis. La porte 40 et les portes du bâtiment Tempus s’ouvrent en permanence sans badge spécial (contrairement à d’autres portes de différents bâtiments).
Oui, Indico.UN peut être utilisé par des organes de l’ONU, des institutions spécialisées des Nations Unies, des organisations non liées à l’ONU et des entités privées dans le monde entier.
Les organisateurs d’une réunion doivent trouver un lieu pour leur événement, consulter les services responsables de la sécurité et se procurer tout service connexe en dehors d’Indico.UN. En revanche, ils peuvent tirer parti des fonctions de gestion des conférences et des participants d’Indico.UN pour créer la page de l’événement, configurer et personnaliser les paramètres d’inscription et le calendrier, planifier l’envoi de notifications par courriel aux participants, configurer les rôles liés à la sécurité, gérer les inscriptions et envoyer des notifications par courriel, et procéder à des activités liées à la gestion de la sécurité, à l’impression des badges et à l’enregistrement.
Indico.UN est intégré à d’autres systèmes de gestion des conférences du Secrétariat de l’ONU qui peuvent être utilisés pour la réservation de salles ou l’obtention de transcriptions ou de services de sécurité. Les fonctions correspondantes ne sont alors disponibles que pour certains lieux de conférence de l’ONU. Pour plus de détails, veuillez consulter l’équipe d’assistance d’Indico.UN.
Le module analytique d’Indico.UN peut fournir des statistiques sur un événement donné, sur une sous-catégorie définie (par exemple, un lieu en particulier ou une série d’événements) ou sur une entité, en fonction des autorisations qu’a l’utilisateur dans le système.
Les principaux indicateurs mesurés sont le nombre d’événements, le nombre de participants approuvés, le nombre de badges imprimés et le nombre de participants enregistrés par client ou sous-client, par événement et par série d’événements. Des filtres et des vues par période et par lieu sont également disponibles.
Un(e) utilisateur/trice d’Indico.UN peut se voir attribuer un rôle de rapporteur/teuse pour accéder au module analytique. L’accès à ce module peut se faire par le lien qui figure dans l’interface d’Indico.UN. Prière de consulter les fiches d’aide sur le module analytique ou de contacter l’équipe d’assistance aux utilisateurs pour en savoir plus sur comment accéder à l’espace de travail du module analytique et comment attribuer un rôle de rapporteur à un utilisateur d’Indico.UN.