المساعدة المقدمة في قاعات الاجتماعات
أثناء الاجتماع، يكون مساعد خدمات الاجتماعات هو جهة الاتصال الرئيسية لمنظم المؤتمر وهو يتولى المساعدة في الخدمات المقدمة داخل القاعة والتنسيق بشأن أي تغييرات في الجدول الزمني أو الخدمات المطلوبة. يُرسل اسم مساعد خدمات الاجتماعات ومعلومات الاتصال به إلى منظم الاجتماع مسبقاً. إذا كنت لا تعرف من هو مساعد خدمات الاجتماعات، يرجى الاتصال بوحدة خدمة الاجتماعات: +41 22 917 22 01.
مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- إعداد القاعة عن طريق تجهيز المنصة وترتيبات الجلوس وفقاً للبروتوكول المعتمد ومخططات القاعة، ووضع لوحات الأسماء والتحقق من توافر المعدات اللازمة وعملها
- الحصول على قوائم المتكلمين من أمين الاجتماع واستلام وفرز مسودات البيانات المعدة مسبقاً لتوزيعها على المترجمين الشفويين والخدمات الأخرى، حسب الاقتضاء
- توزيع النصوص غير الرسمية وأوراق غرف الاجتماعات على الوفود وفقًا للوائح والإجراءات ذات الصلة
- تسجيل الأسماء الكاملة للمتكلمين والبلدان/الكيانات التي يمثلونها أثناء المناقشة (بناء على طلبهم)
- في حالة الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي، متابعة وقائع الاجتماع من خلال المنصة كمشاهد، وتحديد أي خلل وإصلاحه، وضمان تدخل الخدمات التقنية أو خدمات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة، إذا لزم الأمر
- المساعدة في إجراءات التصويت.
الوظائف غير المندرجة في نطاق مهام مساعدي خدمات الاجتماعات
- التعامل مع الطلبات الشخصية للمندوبين (مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو استنساخ الوثائق)
- توزيع الدعوات لحفلات الاستقبال، وهي دعوات ينبغي أن توزعها الوفود نفسها
- تعديل قائمة المتكلمين بناءً على طلب أحد الوفود
- توزيع الوثائق الرسمية التي تتألف رموزها من حروف وأرقام والمتاحة في مكتب التوزيع أو في رفوف مخصصة لهذا الغرض في قاعة الاجتماعات
- البقاء في القاعة أو أمامها طوال مدة الاجتماعات التي لا تقدم فيها خدمات الترجمة الشفوية. وعادة ما يبقى مساعدو خدمات الاجتماعات في القاعة لمدة 30 إلى 45 دقيقة.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22 917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يرجى دائمًا إدراج عنوان البريد الإلكتروني mms@un.org لضمان المتابعة في الحالة التي يكون فيها الزملاء في إجازة.
الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي
في يوم الاجتماع، تجري إدارتا الصوتيات والمرئيات وتكنولوجيا المعلومات اختبارات لإعدادات الأجهزة واختبارات أخرى قبل ساعتين على الأقل من بدء الاجتماعات المذكورة وتصدق على أن جميع الإعدادات قد ضُبطت واختُبرت.
الإشراف التقني
قبل ساعة واحدة من بدء كل اجتماع مقرر عقده خلال دورتك، سيكون المشرفون التقنيون العاملون في مكتب الأمم المتحدة في جنيف في قاعة الاجتماعات تحت تصرف الأمانة لترتيب أي تفاصيل نهائية. ويشرع المشرفون الفنيون أيضاً في اختبار إعدادات المشاركين عن بُعد للتحقق من جودة الاتصال والصوت، ولمساعدتهم في أي مسألة تتعلق باستخدام الموقع الشبكي.
والمشرفون الفنيون مسؤولون عما يلي:
- تشغيل الجلسة المعقودة عبر تطبيق Zoom من خلال الإعدادات القياسية التالية (ما لم يتم تقديم طلبات خاصة وقبولها مسبقًا):
- تفعيل خاصية غرفة الانتظار.
- تفعيل خاصية مشاركة الشاشة.
- تفعيل خاصية الدردشة.
- تفعيل خاصية "إعادة التسمية".
- تفعيل خاصية "بدء تشغيل الفيديو".
- تعطيل الخاصية التي تمكن المشاركين من إلغاء كتم صوت الميكروفون. وهذا أمر بالغ الأهمية بوجه خاص في الاجتماعات التي تقدم فيها ترجمة شفوية، إذ يجب ألا يكون هناك أكثر من ميكروفون واحد في وقت واحد.
- وأثناء الاجتماع لن يتمكن أي مشارك عن بُعد من أخذ الكلمة مباشرةً - أي لا يمكن للمشاركين ببساطة تشغيل الميكروفونات بأنفسهم والبدء في التكلم. بل ينبغي لهم القيام بما يلي لكي يأخذوا الكلمة:
- النقر على خاصية "رفع اليد".
- انتظار موافقة رئيس الاجتماع.
- قيام المشرف التقني بإلغاء خاصية كتم صوت ميكروفون المتكلم.
- يمكن للمتكلم بعد ذلك أن يأخذ الكلمة.
- يكتم المشرف التقني صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك، أو إذا قاطع الرئيسُ المندوب.
- يكتم المشرف التقني صوت ميكروفون المتكلم في نهاية مداخلته.
- عندما يدعو الرئيس أحد المشاركين عن بُعد لأخذ الكلمة، يجب على المشارك أن ينقر على خاصية "رفع اليد".
- يجب على المشاركين بالحضور الشخصي اتباع الإجراءات المعتادة لطلب الكلمة.
- لاحِظ أنه بالنسبة للجلسات التي تُعقد بالحضور الشخصي والافتراضي وتقدم فيها خدمات الترجمة الشفوية، مع وجود بعض المشاركين في قاعة الاجتماع، يلزم وجود مشرفين فنيين اثنين، لتشغيل منصة Zoom، بالإضافة إلى فني صوت واحد في المقصورة التقنية.
- للحصول على معلومات عن مشاركة الوثائق وتشغيل مقاطع الفيديو وتسجيل الجلسة عبر منصة Zoom، يرجى الرجوع إلى الفصول ذات الصلة أعلاه.
- تُفعل خاصية "غرفة الانتظار" دائماً، حتى في الاجتماعات العلنية. ويتم قبول المشاركين والسماح لهم بدخول الاجتماع من غرفة الانتظار في موعد أقصاه ساعة واحدة قبل بدء الاجتماع. وإذا لم يدخل المشاركون هوياتهم على النحو السليم (باستخدام الشكل التالي: اسم البلد أو المنظمة/ الاسم/اللقب)، فإن المشرف التقني يرسل رسالة في غرفة الانتظار لدعوة المشارك إلى إعادة إدخال اسمه بالشكل السليم.
- لتجنب أي لبس فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات، ولتجنب أي انقطاع لأسباب تقنية أو أي مشاكل تقنية، لا تُمنح خاصية المشاركة في استضافة الاجتماع إلا للمشرفين التقنيين.
- عندما تكون مستعداً لبدء الاجتماع، وقبل أن يفتتح الرئيس الاجتماع، سيعرض إعلان مقتضب بالفيديو بشأن شروط المشاركة عن بُعد.
- تزود الشاشة الموجود في القاعة وكذلك الشاشات الموجودة على لوحات التحكم الموجودة أمام المندوبين (إذا كانت القاعة مجهزة بها) بخاصية عرض المتكلم- أي أن الشخص الذي يتكلم حاليًا يظهر في النافذة الرئيسية)، بصرف النظر عما إذا كان يتكلم من قاعة الاجتماع أو عن بُعد.
- كلما تتم مشاركة وثيقة، ستعرض على سبيل الأولوية وستظهر في النافذة الرئيسية مع عرض المتكلم في نافذة أصغر.
رسالة من المترجمين الشفويين
ينبغي أن يتلو الرئيس هذه الرسالة في بداية الجلسة.
"نود أن نوجه انتباهكم إلى أن انخفاض جودة الصوت يؤثر تأثيراً متزايداً وخطيراً على صحة المترجمين الشفويين. ولضمان جودة الصوت المناسبة بما يعود بالنفع علينا جميعاً، يجب استخدام المعدات المناسبة والتأكد من جودة الاتصال. ويمكنكم الحصول على تفاصيل ذلك من الأمانة، ولكن الحد الأدنى من الشروط التي ينبغي للمشاركين عن بعد استيفاؤها هو استخدام ميكروفون أحادي الاتجاه موصول بحاسوب مكتبي عن طريق ناقل تسلسلي عام ”USB“، وسماعتي رأس منفصلتين، ووصلة إنترنت قوية ومستقرة، والاتصال من موقع هادئ.
ويرجى من المشاركين عن بعد الذين يشعرون أنهم قد يجدون صعوبة في استيفاء هذه الشروط أن يتصلوا بمنسقي الاجتماع وبالأمانة. ويُرجى العلم بأنه يجوز للمترجمين الشفويين التوقف عن تقديم خدماتهم في الحالات التي تؤثر فيها جودة الصوت على صحتهم وسمعهم. ونذكر المشاركين كذلك بأن عليهم أن يتحدثوا بسرعة معقولة كي يعطونا الفرصة لترجمة بياناتهم ترجمة شفوية دقيقةً غير منقوصة".
الأسئلة المتكررة
تُفتح قاعات الاجتماعات عادةً قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الاجتماع. وإذا احتاج منظمو المؤتمرات إلى مزيد من الوقت لإعداد القاعة، ينبغي لهم الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات. وستكون إمكانية دخول القاعة مرهونة بالاجتماعات الأخرى التي قد يكون مقرراً عقدها في القاعة نفسها قبل الاجتماع المعني.
وفقاً لقرار الجمعية العامة 242/56 المؤرخ 18 كانون الثاني/يناير 2002، ينبغي أن تعقد الاجتماعات في الأمانة العامة خلال ساعات العمل العادية في أيام العمل الرسمية، أي من الساعة الساعة 10:00 صباحاً إلى الساعة 1:00 بعد الظهر ومن الساعة 3:00 عصراً إلى الساعة 6:00 مساءً. ولا يجوز تمديد الاجتماع لأكثر من ثلاث ساعات إلا في ظروف استثنائية ويخضع التمديد لتكاليف إضافية. ويجب على منظمي الاجتماعات الذين يحتاجون إلى طلب تمديد من هذا القبيل الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات التابع لشعبة إدارة المؤتمرات أو من خلال مساعد خدمات الاجتماعات في القاعة في موعد أقصاه 30 دقيقة قبل الموعد المقرر لانتهاء الاجتماع. وستُحال الطلبات الموجهة إلى خدمات الوسائل السمعية والبصرية أو فريق البث الشبكي أو مقدمي الخدمات الآخرين إلى قسم إدارة الاجتماعات. وسينسق القسم بين مختلف أجزاء منظومة مؤتمرات الأمم المتحدة في جنيف للبت فيما إذا كان التمديد ممكناً. وسيتم إبلاغ منظم الاجتماع بمدى إمكانية استمرار الاجتماع في القاعة نفسها ومدى توافر جميع الخدمات المطلوبة، مثل منصة الاجتماعات المعقودة بالحضور الشخصي والافتراضي والبث الشبكي وما إلى ذلك. ونظراً لأحكام اتفاق النظام الموحد للأمم المتحدة مع الرابطة الدولية لمترجمي المؤتمرات الشفويين، لا يجوز تمديد خدمات الترجمة الشفوية أكثر من 15 دقيقة من الوقت المعتاد ما لم توضع تدابير استثنائية محددة موضع التنفيذ قبل الاجتماع بالاتفاق مع رئيس دائرة الترجمة الشفوية (قد تنطبق استثناءات على مجلس حقوق الإنسان). وتترتب على تمديدات الاجتماعات لأكثر من 15 دقيقة تكاليف إضافية تُحمَّل لاحقاً على منظم الاجتماع في الفاتورة النهائية.
في حالة حدوث طارئ طبي لأحد المشاركين في المؤتمر، يمكن الاتصال بمركز المراقبة الأمنية على الرقم +41 22 917 21 12 أو إبلاغ أحد موظفي الأمن في مكتب الأمم المتحدة في جنيف. ويمكن أيضاً الاتصال برقم الطوارئ 112 من هاتف أرضي.
ويمكن للمشاركين أيضاً الاتصال بوحدة الخدمت الطبية للحصول على المشورة على الرقم +41 22 917 28 07 (الممرضات) أو +41 22 917 25 20 (الاستقبال). وهذان الرقمان ليسا للحالات الطارئة لأنه قد تكون هناك أوقات لا يتسنى الرد فيها على الهاتف. وبوسعك أيضاً التواصل مع الممرضات عبر البريد الإلكتروني: unognurses@un.org.
هناك غرفة مخصصة للأمهات المرضعات في المبنى E، الطابق الثالث، الغرفة E.3054-2. وتحتوي الغرفة أيضاً على طاولة لتغيير ملابس الأطفال الرضع. وينبغي للمشاركات في المؤتمر الراغبات في الوصول إلى تلك الغرفة أن يتصلن بالأمن على الرقم +41 22 917 29 00 وأن يطلبن من موظفي الأمن فتح باب الغرفة لهن عن بُعد.