تُعقد الاجتماعات من الساعة 10:00 صباحاً إلى الساعة 1:00 بعد الظهر ومن الساعة 3:00 عصرًا إلى الساعة 6:00 مساءً في أيام العمل. ولا يمكن تنظيم اجتماعات خلال عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات الرسمية أو بعد الساعة 6:00 مساءً.

يمكن إلغاء حجوزات قاعات الاجتماعات. غير أن الإلغاء ينبغي أن يتم في أقرب وقت ممكن للسماح للعملاء الآخرين بالاستفادة من قاعة المؤتمرات، ولا سيما في ضوء النقص الحالي في قاعات المؤتمرات. وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي إلغاء الخدمات المطلوبة التي تترتب عليها تكاليف قبل أسبوعين من التاريخ المقرر للاجتماع. وفي حال عدم القيام بذلك، جاز تحميل التكاليف للوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها لمقدمي الخدمات (مثلاً، استقدام موظفين أكفاء).

يمكنك أن تشير إلى تفضيلك قاعة مؤتمرات معينة. ويعتمد تخصيص القاعات على مدى توافرها، وقد لا تكون قاعة المؤتمرات المطلوبة متاحة. وسيخصص قسم إدارة الاجتماعات في مكتب الأمم المتحدة في جنيف دوماً أفضل خيار متاح.

نعم، يمكن للمنظمات غير الحكومية أن تنظم اجتماعات بالحضور الشخصي والافتراضي في مكتب الأمم المتحدة في جنيف باستخدام إحدى منصتي التداول عن بُعد المعروفتين باسم WebEx أو Zoom. ويوجد بعض المشاركين شخصياً داخل قاعة المؤتمر بينما يحضر المشاركون الآخرون عن بُعد باستخدام رابط شبكي (يتولى منظم الاجتماع توفيره مسبقاً). ويجب أن يكون لدى المنظمة غير الحكومية شخص متفرغ وذو خبرة للتعامل مع منصة WebEx. فهذه خدمة مدفوعة الأجر. ولا يمكن عقد اجتماع بالحضور الشخصي والافتراضي إلا باستخدام ترخيص مكتب الأمم المتحدة في جنيف لـمنصة WebEx أو منصة Zoom.