Pour réserver une salle de réunion et des services connexes, les ONG doivent remplir le formulaire de demande de réservation et soumettre l’ordre du jour et le descriptif de la réunion par courriel à l’Unité de liaison avec les ONG au moins six semaines avant la date de la réunion. En fonction des disponibilités, une salle est attribuée à la réunion et réservée par l’Unité de liaison avec les ONG.
Les ONG peuvent se voir mettre des locaux à disposition :
- Aux fins de consultations avec le Secrétariat, des gouvernements ou d’autres organisations non gouvernementales sur des questions liées aux domaines d’action du Conseil économique et social (ECOSOC) ;
- Aux fins de réunions, séminaires et conférences qui concernent les domaines d’action de l’ECOSOC et auxquels participent une ou plusieurs sections du Secrétariat ;
- Aux fins de réunions, séminaires, conférences et consultations concernant la procédure d’octroi du statut consultatif.
Les ONG ne peuvent pas se voir mettre des locaux à disposition :
- Pour mener des activités qui les concernent exclusivement ;
- Pour promouvoir la réalisation de leurs propres objectifs.
Ressources
N.B. : En raison d’importants travaux de rénovation en cours au Palais des Nations, la disponibilité, la capacité ou les fonctionnalités de certaines salles peuvent avoir changé.
Unité de liaison avec les ONG
Cabinet de la Directrice générale
Palais des Nations
1211 Genève 10
Tél. : + 41 22 917 13 04 - Du lundi au vendredi : 9 h – 11 h 30
Fax : +41 22 917 05 83
Courriel : unog.ngo@un.org
FAQ
Les réunions se tiennent les jours ouvrables de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures. Il n’est pas possible d’organiser une réunion un jour de week-end, un jour férié ou après 18 heures.
Il est possible d’annuler la réservation d’une salle. Il est demandé de procéder à l’annulation le plus tôt possible afin de permettre à d’autres clients d’utiliser la salle, en particulier compte tenu du nombre actuellement réduit de salles de conférence disponibles. En outre, les demandes de services payants doivent être annulées deux semaines avant la date prévue de la réunion, sans quoi des frais pourraient être dus au titre d’engagements pris par les prestataires de services (par exemple pour le recrutement de personnel qualifié).
Vous pouvez exprimer une préférence pour une salle de conférence particulière. Toutefois, les salles sont attribuées en fonction de leur disponibilité et il se peut que la salle demandée ne soit pas disponible. La Section de la gestion des réunions de l’ONU Genève vous attribuera toujours la salle disponible la plus adaptée à vos besoins.
Oui, les ONG peuvent organiser des réunions hybrides à l’ONU Genève en utilisant les plateformes de réunion à distance WebEx et Zoom. Certains participants se trouvent physiquement dans la salle de conférence et d’autres participent à distance à l’aide du lien envoyé au préalable par les organisateurs de la réunion. L’ONG doit disposer d’une personne expérimentée qui sera chargée de gérer WebEx. Il s’agit d’un service payant. Toute réunion hybride doit être organisée en utilisant la licence WebEx ou Zoom de l’ONUG.