Pour réserver une salle de réunion et des services connexes, les organisations non gouvernementales (ONG) doivent remplir le formulaire de demande de réservation et soumettre l’ordre du jour et le descriptif de la réunion par courriel au Groupe de la liaison avec les ONG au moins six semaines avant la date de la réunion. En fonction des disponibilités, une salle est attribuée à la réunion et réservée par le Groupe de liaison avec les ONG.
Les ONG peuvent se voir mettre des locaux à disposition :
- Aux fins de consultations avec le Secrétariat, des gouvernements ou d’autres organisations non gouvernementales sur des questions liées aux domaines d’action du Conseil économique et social ;
- Aux fins de réunions, séminaires et conférences qui concernent les domaines d’action du Conseil économique et social et auxquels participent une ou plusieurs sections du Secrétariat ;
- Aux fins de réunions, séminaires, conférences et consultations concernant la procédure d’octroi du statut consultatif.
Les ONG ne peuvent pas se voir mettre des locaux à disposition :
- Pour mener des activités qui les concernent exclusivement ;
- Pour promouvoir la réalisation de leurs propres objectifs.
Ressources
N.B. En raison des travaux de rénovation majeurs entrepris au Palais des Nations, la disponibilité, la capacité ou les fonctionnalités de certaines salles peuvent avoir changé.
Unité de liaison avec les ONG
Bureau de la Directrice générale
Palais des Nations
1211 Genève 10
Tel. : + 41 (0)22 917 13 04 - lundi au vendredi de 9h00 à 11h30
Fax. : +41 (0)22 917 05 83
Courriel : unog.ngo@un.org
FAQ
Les réunions se tiennent de 10h00 à 13h00 et de 15h00 à 18h00, les jours ouvrables. Les réunions ne peuvent pas être programmées pendant les week-ends, les jours fériés officiels ou après 18 heures.
Les réservations de salles peuvent être annulées. Cependant, les annulations doivent être faites le plus tôt possible pour permettre à d'autres clients de bénéficier de la salle de conférence, surtout si l'on considère la pénurie actuelle de salles. De plus, les demandes de services payants doivent être annulées deux semaines avant la date prévue de la réunion. Dans le cas contraire, des coûts peuvent être encourus en raison des engagements pris envers les prestataires de services (par exemple, le recrutement de personnel qualifié).
Vous pouvez exprimer une préférence pour une salle de conférence particulière lorsque vous prenez contact avec la Section de la gestion des réunions ou le/la coordonnateur(trice) désigné(e) au sein de votre organisation. Toutefois, les salles sont attribuées en fonction de leur disponibilité et il se peut que la salle demandée ne soit pas disponible. La Section de la gestion des réunions vous attribuera toujours la salle disponible la plus adaptée à vos besoins.
Oui, les ONG peuvent organiser des réunions hybrides à l'ONU Genève en utilisant une plateforme de réunions à distance appelée WebEx ou Zoom. Certains participants se trouvent physiquement dans la salle de conférence et d'autres participent à distance en utilisant un lien en ligne (fourni précédemment par l'organisateur de la réunion). L'ONG doit disposer d'une personne dédiée et expérimentée pour gérer WebEx. Il s'agit d'un service payant. La réunion hybride peut avoir lieu uniquement en utilisant la licence WebEx ou Zoom de l’ONU.