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Para reservar una sala de reuniones y servicios de reuniones relacionados, las organizaciones no gubernamentales (ONG) deben completar el siguiente formulario de solicitud de reserva y enviar una agenda de la reunión y una nota conceptual que se enviará por correo electrónico a la Unidad de enlace con las ONG al menos 6 semanas antes de la reunión. fecha prevista para la reunión. Dependiendo de la disponibilidad, la Unidad de Enlace con ONG le asignará y reservará una habitación.
Las habitaciones podrán estar disponibles para los siguientes fines:
- Consultas con la Secretaría y/o Gobiernos y/u otras Organizaciones No Gubernamentales sobre asuntos relacionados con las preocupaciones del Consejo Económico y Social de las Naciones Unidas (ECOSOC);
- Reuniones, seminarios y conferencias relacionados con las preocupaciones del Consejo Económico y Social de las Naciones Unidas (ECOSOC) y que involucren la participación de una o más secciones de la Secretaría.
- Reuniones, seminarios, conferencias y consultas relacionadas con los procedimientos del estatus consultivo.
No se pueden poner a disposición de las ONG habitaciones para:
- Realizar sus propios asuntos organizativos;
- Avanzar en su propio propósito
Recursos
NB: Debido a importantes renovaciones en curso en el Palacio de las Naciones, algunas de las salas de reuniones están sujetas a cambios en cuanto a su disponibilidad, capacidad o funcionalidades.
Comuníquese con la Unidad de Enlace con ONG:
Oficina del Director General
Tel: + 41 (0)22 917 13 04 o 917 21 78
entre semana, de 9.00 a 11.00 horas y de 14.00 a 16.00 horas
Fax: +41 (0)22 917 05 83
Correo electrónico: unog.ngo@un.org
Preguntas frecuentes
Las reuniones normalmente se llevan a cabo entre las 10 am y las 6 pm los días hábiles. Si los servicios de ONU Ginebra se solicitan fuera de este horario oficial, se cobrarán como horas extra. No se pueden programar reuniones durante los fines de semana, días festivos oficiales o después de las 6 p. m.
Las reservas de habitaciones se pueden cancelar. Sin embargo, la cancelación debe hacerse lo antes posible. Dadas las capacidades significativamente reducidas actuales, una cancelación oportuna nos permitiría reasignar el espacio a consultas de otros clientes. Además, los servicios solicitados en una provisión extrapresupuestaria deben cancelarse dos semanas antes del inicio de la reunión planificada, ya que de lo contrario, aún se pueden incurrir en costos debido a los compromisos asumidos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
Le invitamos a indicar su preferencia por una sala de conferencias específica. La asignación de salas depende de la disponibilidad de salas y es posible que la sala de conferencias consultada no esté disponible. La Sección de Gestión de Reuniones de las Naciones Unidas en Ginebra siempre asignará la mejor opción disponible.
Las ONG pueden organizar reuniones híbridas en la ONU en Ginebra utilizando una plataforma para reuniones remotas llamada WebEx. Algunos participantes están físicamente dentro de la sala de conferencias y otros participantes asisten de forma remota a través de un enlace en línea (enviado previamente por el organizador de la reunión).
La ONG debe tener una persona dedicada y experimentada para manejar WebEx.