Para reservar una sala de reuniones y los servicios conexos, las organizaciones no gubernamentales (ONG) deben rellenar el formulario de solicitud de reserva y enviar por correo electrónico a la Dependencia de Enlace con las ONG el orden del día de la reunión y una nota conceptual al menos seis semanas antes de la fecha prevista para la reunión. En función de la disponibilidad, la Dependencia de Enlace con las ONG le asignará una sala, que quedará reservada.
Se podrán habilitar salas para los siguientes fines:
- Consultas con la Secretaría, los Gobiernos u otras Organizaciones No Gubernamentales sobre asuntos que preocupen al Consejo Económico y Social de las Naciones Unidas (ECOSOC).
- Reuniones, seminarios y conferencias relacionados con asuntos que preocupen al Consejo Económico y Social de las Naciones Unidas (ECOSOC), en los que participen una o más secciones de la Secretaría.
- Reuniones, seminarios, conferencias y consultas que guarden relación con los procedimientos de carácter consultivo.
No se podrán poner salas a disposición de las ONG para:
- Dirigir sus propios asuntos organizativos.
- Promover sus propios objetivos.
Recursos
Nota: Debido a las importantes obras de renovación que se están llevando a cabo en el Palacio de las Naciones, podrán producirse cambios en la disponibilidad, la capacidad o las funcionalidades de algunas de las salas de reuniones.
Dependencia de Enlace con las ONG
Oficina de la Directora General
Palacio de las Naciones
1211 Ginebra 10
Tel: + 41 22 917 13 04 – Lunes a viernes, de 9 a 11.30 horas
Fax: +41 22 917 05 83
Correo electrónico: unog.ngo@un.org
Preguntas frecuentes
Las reuniones se celebran de las 10.00 a las 13.00 horas y de las 15.00 a las 18.00 horas en días laborables. No pueden programarse en fines de semana o feriados oficiales, ni después de las 18.00 horas.
Las reservas de salas pueden cancelarse. Sin embargo, las cancelaciones deben hacerse lo antes posible para que otros clientes puedan aprovechar la sala, sobre todo teniendo en cuenta la escasez actual de salas. Además, los servicios solicitados que conlleven un gasto deberán cancelarse dos semanas antes de la fecha prevista para la reunión. De no ser así, podrían seguir generando gastos debido a los compromisos adquiridos con los proveedores de servicios (por ejemplo, para la contratación de personal cualificado).
Si lo desea, puede indicar su preferencia por una sala concreta. La asignación de salas depende de la disponibilidad de estas, y es posible que la sala solicitada no esté disponible. La Sección de Gestión de Reuniones de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra asignará siempre la mejor opción disponible.
Sí, las ONG pueden organizar reuniones híbridas en la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra utilizando plataformas para reuniones a distancia como WebEx o Zoom. Algunos participantes están físicamente en la sala, mientras que otros asisten a distancia a la reunión mediante un enlace en línea (facilitado previamente por el organizador). La ONG debe contar con una persona dedicada y con experiencia que se encargue de WebEx. Se trata de un servicio de pago. La reunión híbrida solo puede tener lugar utilizando la licencia de la ONUG para WebEx o Zoom.