处理文档
只要存在与预算权利相关的立法授权，文件管理科 (DMS) 就会处理官方文件。授权要么基于主管上级机构认可的已通过决定，要么源于符合适用程序规则的长期授权。
任务决定了文件类别，即源自秘书处、非源自秘书处、成员国和其他方面的文稿，以及类型，即会前、会中或会后文件。根据每个文档的类别和类型，应用不同的处理模式和字数限制。
具有现有官方任务的会前文件每年两次预测，分两个周期进行：对于 7 月 10 日至次年 1 月 8 日举行的会议，应在 4 月的第一周完成预测提交，并在 10 月的第一周完成预测提交1 月 9 日至 7 月 9 日举行的会议。实务秘书处输入的预测由 DMS 规划股验证和批准。预测应在审议该文件的会议开幕前 14 周内得到确认。在此阶段之后不能对预测进行任何更改。未预测的强制性文件将在“可用”能力基础上进行处理。
- 会前文件，例如临时议程、工作计划或秘书处的报告，应在预定会议日期或报告审议日期前 10 周提交（除非已采用其他模式）。
- 会议期间提交的会期文件，包括决议和决定草案，供会议审议。它们应尽可能短（最多 3,300 个单词），并有 48 或 24 小时的周转时间。
- 会议结束后准备的会后文件，例如会议的最后报告、决议和通过的决定，应在会议结束后不久提交，最好在两周内提交。
- DMS 验证立法授权和预算权利，交叉检查提交时间表并根据审议日期错开提交。在不可抗力的情况下，DMS 还管理延迟的排位安排。
- 注册后，文件将由相关部门或单位指定处理。翻译后，文件将被格式化并准备发布。
- 文件以所有适用语言同时发布，并发布在官方文件系统(ODS) 中。
- 根据适用程序，印刷科以印刷形式制作文件。分发部分然后确保根据初始 gDoc 提交中的请求分发文档。
处理发布
- 文件管理科 (DMS) 处理官方授权产生的出版物，这些授权来自通过的决定或符合适用程序规则的长期授权。
- 各部门通过gDoc提交他们的半年刊计划。 DMS 规划部门审查提交的内容并向出版委员会秘书处提供反馈。出版委员会批准两年一次的出版计划。
- 没有官方授权的出版物可以直接由出版部门制作。然后费用由提交办公室承担。直接联系出版团队了解更多信息。
- 强烈鼓励对联合国出版物进行翻译预测。作者部门应在获得相关信息后尽快与DMS 规划部门联系，以评估文本的长度、提交时间和要求的完成时间。
- DMS 规划部门与提交实体、适用时的语言服务、设计师、印刷商和发行团队协商发行日期。
- 至少在预定提交前一个月，提交实体使用其 Unite ID 用户名和密码填写纽约联合国销售和营销科的调查问卷。
- 然后，需要填写并清算一份印模需求(DI) 表格（可通过文件管理部门获得）。
- 提交实体通过https://portal.issn.org/向 ISSN 国际中心请求 ISSN 编号（用于出版物系列）和 eISSN 编号（用于在线出版物）。
- 在提交前两周，提交实体通过电子邮件将已批准的 DI 和联合国销售和营销科的回复发送至 DMS，电子邮件地址为dms-coordination@un.org 。
- 该出版物在适用时使用预测 ID 通过gDoc提交。
- 在出版物可以印刷之前，提交部门会在一周内从印刷部收到一份“Bon à tirer”（BAT）和可印刷的 PDF 版本，以供批准。如果需要更改任何布局，印刷部将发送带有新布局的第二个 BAT。
- 一旦获得批准，出版物就会被送去印刷。
- 如果需要翻译，则必须通过gDoc提交基于已批准 BAT 的最终版本的最终印刷文本的可编辑版本。它应该被标记为“最终文本”。翻译提交应在适用时由先前翻译文本的标记支持。
- 在最终格式化之前，作者将收到一份翻译文本的副本，以便就语言和术语进行讨论。作者有五个工作日的时间来完成这个过程。这是更改目标语言的唯一机会。
- 翻译后的文本将通过与原始出版物相同的 BAT 流程。
- 分发部分确保根据初始 gDoc 提交中的请求分发出版物。
分发联合国正式文件
联合国日内瓦办事处负责分发联合国正式文件和出版物，维护文件库存，并提供优质、及时、高效、具有成本效益和环境可持续的文件相关服务。
文件根据会议/会议、实务办公室、常驻代表团、官方地址/邮寄名单和个人客户的需要分发。
文件在分发柜台分发。它们也可以从位于 40 号门分发柜台的网络角的官方文件系统打印。
代表服务台和按需打印：
周一至周五：上午 08.30 – 下午 12.30 和下午 1.30 – 下午 5.30
柜台位置：
主柜台
E栋/40号门
联系：
+41 22 917 49 00
distribution-counters@un.org
常见问题
《文件管理和限制条例》(ST/AI/189/Add.3/Rev.2)对文件和出版物的定义是：“文件是提交联合国主要机关或附属机关审议的文本，通常与其议程项目有关。”联合国文件是为政府间机构或经其授权以联合国文号印发的，包括联合国各机关或会议的所有正式记录和会议记录。联合国文件的归属由大会和会议管理部根据既定规则和惯例管理。联合国文件除了与主题或议程项目相对应的标题外，通常还有一个副标题，表明负责提交文件的实体或官员。在为没有会期议程的机构编写的文件中，主标题可包含这一信息。
“联合国出版物”一词是指联合国向公众发行的任何书面材料。联合国出版物的例子包括主要研究报告和其他报告、专题著作、文集、统计汇编、会议记录、期刊、诸如年鉴等系列出版物、《联合国条约汇编》和其他国际法出版物。联合国出版物通常根据法定任务或政府间机构的要求出版。出版物可以免费或定价发行。联合国出版物如果出售，将获得国际标准书号(ISBN/eISBN)，如果是丛书和期刊，则获得国际标准连续出版物号(ISSN/eISSN)。出版物可以印刷或电子形式出版，包括移动应用程序，并可随着技术的发展以任何其他格式或媒介出版。