Все требования, касающиеся оборудования, следует направлять непосредственно в Группу связи с НПО.

Большинство конференц-залов оборудованы компьютером, экраном, мультимедийным проектором, микрофонами и бесплатным Wifi. Некоторые залы оснащены микрофоном с расстоянием улавливания звука до 10 метров. По запросу и при наличии могут быть предоставлены именные таблички для членов дискуссионной группы, пинборды, флипчарты (без бумаги) и дополнительные столы (запрашиваются не позднее чем за семь дней до заседания).

Если вы организуете заседание в гибридном формате, вам как организатору придется принять несколько решений:

• Какая платформа и формат лучше всего подходят для вашего мероприятия?
• Как вы распределите роли ведущего, соведущего, членов дискуссионной группы и слушателей?
• Кто позаботится о чате, опросе, выводе документов на экран или воспроизведении видеосообщений?
• Будет ли вестись запись мероприятия? Планируете ли вы веб-трансляцию или онлайн-трансляцию в социальных сетях?

Сообщая ораторам и участникам заседания информацию о доступе к платформе, рекомендуйте им использовать правильную комбинацию оборудования и настроек и проверить качество подключения.