Toutes les demandes concernant l'équipement doivent être adressées directement au Groupe de liaison avec les ONG.

La plupart des salles de conférence sont équipées d'un ordinateur, d'un écran, d'un vidéoprojecteur, de microphones et d'une connexion Wifi gratuite. Certaines salles sont équipées d'un microphone itinérant de 10 mètres. Sur demande et sous réserve de disponibilité, des plaques nominatives pour les panélistes, des tableaux d'affichage, des tableaux à feuilles mobiles (pas de papier) et des tables supplémentaires peuvent être fournis (à demander au moins sept jours avant la réunion).

Si vous planifiez une réunion hybride, vous devez prendre certaines décisions :

• Quelle plateforme et quel format est le plus adapté ?
• Comment allez-vous attribuer les différents rôles (organisateur, co-organisateurs, intervenants et participants) ?
• Qui gérera le canal de messagerie instantanée, effectuera les sondages, partagera les documents à l'écran et diffusera les messages vidéo ?
• La réunion sera-t-elle enregistrée ? Sera-t-elle diffusée sur le Web ou sur les médias sociaux ?

Lorsque vous communiquez les données d'accès à la plateforme aux orateurs et aux participants, encouragez-les à utiliser la bonne configuration et à faire un test de connectivité.