Pour réserver une salle de réunion et des services connexes, les organisations non gouvernementales (ONG) doivent remplir le formulaire de demande de réservation et soumettre l’ordre du jour et le descriptif de la réunion par courriel au Groupe de la liaison avec les ONG au moins six semaines avant la date de la réunion. En fonction des disponibilités, une salle est attribuée à la réunion et réservée par le Groupe de liaison avec les ONG.
Les ONG peuvent se voir mettre des locaux à disposition :
- Aux fins de consultations avec le Secrétariat, des gouvernements ou d’autres organisations non gouvernementales sur des questions liées aux domaines d’action du Conseil économique et social ;
- Aux fins de réunions, séminaires et conférences qui concernent les domaines d’action du Conseil économique et social et auxquels participent une ou plusieurs sections du Secrétariat ;
- Aux fins de réunions, séminaires, conférences et consultations concernant la procédure d’octroi du statut consultatif.
Les ONG ne peuvent pas se voir mettre des locaux à disposition :
- Pour mener des activités qui les concernent exclusivement ;
- Pour promouvoir la réalisation de leurs propres objectifs.
Ressources
N.B. En raison des travaux de rénovation majeurs entrepris au Palais des Nations, la disponibilité, la capacité ou les fonctionnalités de certaines salles peuvent avoir changé.
Contactez le Groupe de liaison avec les ONG :
Office of the Director-General
Bâtiment H, Palais des Nations
1211 Genève 10
Tel: + 41 (0)22 917 13 04 or 917 21 78
(Du lundi au vendredi : 9 h 00 à 11 h 00 et 14 h 00 à 16 h 00.)
Fax: +41 (0)22 917 05 83
Email: unog.ngo@un.org
FAQ
Les réunions ont normalement lieu les jours ouvrables entre 10 heures et 18 heures. Il n'est pas possible d’organiser une réunion un jour férié ou après 18 heures.
Les réservations de salles peuvent être annulées jusqu'à l'heure prévue pour le début de la réunion. Compte tenu des capacités actuelles considérablement réduites, il est recommandé d'annuler suffisamment à l'avance pour que le créneau libéré puisse être attribué à un autre client. De même, les demandes supposant l’utilisation de ressources extrabudgétaires doivent être annulées deux semaines avant le début de la réunion, sans quoi des frais pourraient être encourus au titre d'engagements pris par les prestataires de services (p. ex. pour les recrutements).
Vous pouvez exprimer une préférence pour une salle de conférence particulière lorsque vous prenez contact avec la Section de la gestion des réunions ou le/la coordonnateur(trice) désigné(e) au sein de votre organisation. Toutefois, les salles sont attribuées en fonction de leur disponibilité et il se peut que la salle demandée ne soit pas disponible. La Section de la gestion des réunions vous attribuera toujours la salle disponible la plus adaptée à vos besoins.
Les ONG peuvent organiser des réunions hybrides à l’ONU Genève en utilisant une plateforme de réunion à distance appelée WebEx. Certains participants sont présents dans la salle de conférence, tandis que d’autres participent à distance en se connectant grâce à un lien (envoyé au préalable par l’organisateur de la réunion).
L’ONG doit charger une personne expérimentée de gérer la plateforme WebEx.