Vous trouverez sur cette page des informations sur les mesures à prendre pour organiser des réunions accessibles et inclusives. Des précisions et des instructions par étape sont disponibles dans le document intitulé Standard Operating Procedure on Accessible Meetings and Conferences (en anglais).
Toutes les réunions tenues à l’ONU Genève doivent se dérouler dans le respect des normes générales d’accessibilité suivantes :
- Les sites Web des conférences doivent être conformes aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web et aux Pratiques d’accessibilité pour les sites Web des Nations Unies ;
- Les procédures d’enregistrement doivent être accessibles ;
- Des informations concernant l’accessibilité doivent être communiquées aux représentants ;
- Un accès rapide à l’accréditation au Portail de Pregny doit être accordé à toutes les personnes handicapées participant à une conférence ;
- Toutes les déclarations vidéo et tous les exposés vidéo présentés par des fonctionnaires de l’ONU doivent être accessibles ;
- Toutes les réunions publiques doivent être radiodiffusées en direct ;
- Tous les comptes rendus des conférences, ainsi que les documents, décisions et résolutions qui en sont issus doivent être publiés sur les sites Web des conférences.
De manière générale, il est possible de rendre les conférences et les réunions plus inclusives en assurant l’accessibilité :
- Des annonces de conférence ;
- De l’organisation et du programme des conférences ;
- De la communication et de l’information ;
- Des procédures d’inscription ;
- Des déplacements et des procédures de sécurité et d’accréditation ;
- Des mesures prises à l’ONU Genève en faveur de la mobilité et de l’accessibilité à l’ONU Genève ;
- Des salles de réunion ;
- Des services d’accessibilité ;
- Des services de restauration ;
- De l’évaluation des conférences ;
- Des textes issus des conférences.
Annonces de conférence
Les secrétariats des réunions font en sorte que toutes les annonces des conférences tenues à l’ONU Genève, que celles-ci portent directement sur des questions relatives au handicap ou non, soient accessibles et en particulier :
- Que les annonces puissent être lues à l’aide d’un lecteur d’écran (format Word ou PDF accessible) ;
- Qu’une alternative textuelle soit fournie pour les images et vidéos ;
- Qu’il existe une version en langue simplifiée.
Lorsqu’ils créent un évènement dans Indico.UN, les organisateurs de réunions doivent indiquer, sur la page de leur évènement, quelles mesures d’accessibilité sont prévues (accessibilité de la salle et d’autres locaux, mise à disposition de documents en braille, sous-titrage en direct ou interprétation en langue des signes, etc.).
Il existe un modèle qui contient une série d’icônes représentatives des services pouvant être proposés pour garantir l’accessibilité d’une réunion. Pour créer la page de votre évènement, cherchez le modèle existant (tapez « Accessibility Master » dans le champ de recherche ou recherchez l’évènement n° 32376), copiez l’évènement et sélectionnez toutes les icônes qui correspondent à votre réunion.
Les secrétariats des réunions indiquent sur la page de leur évènement dans Indico. UN les coordonnées de la personne chargée d’assurer l’accessibilité de la réunion ou d’aider les participants qui le demandent à se rendre à la salle de réunion depuis le portail.
Toutes les pages d’évènement créées dans Indico contiennent également des informations sur la marche à suivre pour créer un compte et s’inscrire à un évènement dans Indico, la procédure d’accréditation rapide pour toutes les personnes handicapées et leurs accompagnants et la mobilité à Genève et au Palais des Nations.
Procédures d’inscription
Les organisateurs de réunions doivent s’enquérir des besoins d’assistance des participants qui peuvent être mentionnés sur le formulaire d’inscription d’Indico.UN. La partie relative à l’accessibilité doit être activée (utilisez le modèle relatif à l’accessibilité que vous trouverez dans Indico. UN en recherchant l’événement n° 32376). Elle comprend des questions sur le handicap des participants et l’assistance demandée. Ces informations aident l’ONU Genève à répondre aux besoins des participants handicapés (accès prioritaire à l’enceinte, place de stationnement, réservation d’un fauteuil roulant, mise à disposition de documents en braille, etc.). Veillez à expliquer à tous les participants comment ils peuvent s’inscrire dans Indico. UN et à leur préciser pourquoi et comment remplir la partie relative à l’accessibilité. Ces informations doivent aussi être transmises aux accompagnants, qui doivent également s’inscrire.
N’oubliez pas d’informer la Section de la gestion des réunions de la participation de représentants handicapés et des services demandés par ces derniers.
Déplacements
Lorsque l’ONU Genève doit organiser les déplacements des représentants ayant des besoins particuliers en matière d’accessibilité, les organisateurs de réunions doivent transmettre le formulaire de demande de déplacement accessible (en anglais) à ces derniers en leur demandant de le remplir et de le joindre à leur demande d’autorisation de voyage dans UMOJA. L’agence de voyages de l’ONU doit tenir compte des informations figurant dans ce formulaire au moment d’effectuer les réservations et doit consulter le Bureau des voyages de l’ONU et/ou le secrétariat de la réunion pour obtenir les précisions nécessaires.
Ainsi, l’agence de voyage de l’ONU s’assurer que des modalités de transport aérien conformes aux normes d’accessibilité permettent aux représentants intéressés :
- De voyager à des horaires qui leur permettent d’être transférés dans le respect des normes d’accessibilité depuis et vers l’aéroport ;
- De bénéficier de la même franchise de bagages tout au long de leur voyage ;
- D’être assis à côté de leur accompagnant ;
- D’être assis à proximité de toilettes accessibles ;
- De faire escale dans de bonnes conditions entre deux vols.
Accessibilité physique du Palais des Nations
Services d’interprétation en langue des signes ou services de sous-titrage
La décision de fournir, pour une réunion donnée, des services d’interprétation en langue des signes nationale ou internationale ou des services de sous-titrage devrait être prise en consultation avec les participants qui ont besoin de ces services.
Les demandes d’interprétation en langue des signes doivent être soumises à l’appréciation de la Section de la gestion des réunions avant la réunion. La Section peut donner des informations sur les incidences financières potentielles de ces demandes. Elle examinera les préparatifs nécessaires, notamment les documents à fournir à l’interprète et les réunions préliminaires à organiser avec les personnes handicapées.
L’ONU offre des services de sous-titrage et assure une interprétation simultanée en langue des signes pendant la réunion. Contactez la Section de la gestion des réunions pour discuter des différentes options.
Concevoir des déclarations et des exposés accessibles
Si vous utilisez des diapositives pour présenter un exposé pendant la réunion, gardez à l’esprit que certains des membres de votre audience peuvent avoir des difficultés à accéder à l’information visuelle ou auditive ou aux informations complexes. Veuillez prendre connaissance des lignes directrices ci-après concernant la conception d’exposés accessibles à tous. Ces lignes directrices devraient être communiquées à tous les orateurs et intervenants.
- Utilisez un langage clair et non technique.
- Écrivez une phrase par ligne et exprimez une idée par phrase.
- Donnez à votre public suffisamment de temps pour lire le contenu des diapositives.
- N’utilisez pas trop de diapositives.
- Ne mettez pas de photo en arrière-plan du texte et ne superposez pas de représentations graphiques sur le texte.
- Utilisez un contraste de couleur pour le texte et le fond, par exemple jaune sur bleu foncé ou blanc sur noir.
- N’utilisez pas plus de deux polices différentes. Choisissez des polices sans empattement (ex. : Helvetica, Arial, Calibri et Futura).
- Utilisez de gros caractères et de larges interlignes.
- N’utilisez pas de majuscules ou de caractères en italique et ne soulignez pas le texte.
- Alignez le texte à gauche pour éviter les espaces trop importants entre les mots.
Décrivez toute photo ou représentation graphique affichée. Si une représentation graphique indique une tendance, décrivez brièvement celle-ci. Si vous diffusez une vidéo comportant un dialogue, utilisez des sous-titres. Si vous diffusez un enregistrement vidéo silencieux, utilisez l’audiodescription.
Si vous voulez être compris de tous, y compris des personnes qui écoutent les interprètes, regardent les interprètes en langue des signes ou ne peuvent pas voir vos diapositives, gardez à l’esprit les points suivants :
- Utilisez un langage simple et des mots courants.
- Répétez les mots au lieu d’utiliser des synonymes difficiles à comprendre.
- Évitez les concepts abstraits, le jargon, les métaphores, les figures de style et les mots étrangers.
- Utilisez des verbes d’action.
- Évitez les tournures passives.
- Illustrez vos propos par des exemples concrets.
- Ne partez pas du principe que votre public connaît déjà le sujet dont vous parlez.
- Faites attention à votre vitesse d’élocution.
- Modulez votre voix afin d’être plus facilement entendu et compris.
- Évitez de lire un texte – vous pourriez aller trop vite, utiliser des phrases trop complexes et ne pas avoir la bonne intonation.
- Établissez un contact visuel et adressez-vous à votre public directement et respectueusement.
FAQ
Lorsque les mesures générales d’accessibilité ne répondent pas à leurs besoins, les participants aux conférences peuvent demander des aménagements raisonnables. Ces demandes doivent être adressées au secrétariat organisateur via Indico.UN. Les secrétariats organisateurs doivent discuter avec la Division de la gestion des conférences et le Service de la sécurité et de la sûreté des aménagements pouvant être apportés pour répondre aux demandes. Pour chaque manifestation qu’ils organisent, ils doivent activer dans Indico.UN un bref questionnaire permettant aux participants d’indiquer, lors de leur inscription, les aménagements raisonnables dont ils ont besoin. Si ce questionnaire n’est pas activé, les participants peuvent faire part de leurs besoins dans la zone de texte.
Toutes les entrées situées à la porte 40 et toutes celles du bâtiment Tempus sont accessibles. Les portes d’entrée de toutes les salles de conférence devraient être adaptées aux fauteuils roulants. Pour de plus amples informations, consultez notre page sur l’accessibilité.
Les participants aux réunions peuvent indiquer sur Indico.UN, dans leur formulaire d’inscription, qu’ils ont besoin d’accéder au site en véhicule (véhicules privés, pas de taxis) en raison d’une mobilité réduite. Le secrétariat de la réunion doit informer à l’avance le Service de la sécurité et de la sûreté pour que ces participants puissent entrer dans l’enceinte du Palais avec leur véhicule le jour de la réunion.
Les personnes handicapées bénéficient automatiquement d’un accès prioritaire à leur arrivée au Portail de la Paix. Elles reçoivent également un plan du Palais indiquant les portes, les ascenseurs et les toilettes accessibles. Si elles choisissent de se rendre au Palais en voiture, elles peuvent stationner leur véhicule sur les places prioritaires attribuées aux personnes handicapées.
Le Service de la sécurité et de la sûreté dispose de trois fauteuils roulants pouvant être mis à la disposition des adultes à mobilité réduite qui viennent au Palais. Ces fauteuils se trouvent au Portail de la Paix, au Portail de Pregny et à la porte 40. En outre, deux fauteuils roulants pédiatriques (un au Portail de la Paix, l’autre au Portail de Pregny) peuvent être mis à la disposition des enfants à mobilité réduite qui viennent au Palais. Si un(e) participant(e) sait à l’avance qu’il/elle aura besoin d’un fauteuil roulant, il/elle peut l’indiquer lors de son inscription sur Indico. UN afin que le fauteuil lui soit réservé. Une personne doit être présente pour aider les personnes qui empruntent les fauteuils roulants mis à disposition par le Service de la sécurité et de la sûreté.
Deux autres fauteuils roulants peuvent être réservés auprès du Centre des visiteurs.
L’installation d’une rampe doit être demandée à la Section de la gestion des réunions, qui en informera les déménageurs. Pour des raisons de sécurité, la personne à mobilité réduite doit être accompagnée lorsqu’elle utilise la rampe.