Издательская коллегия — это орган Секретариата Организации Объединенных Наций, деятельность которого регулируется бюллетенем Генерального секретаря ST/SGB/2012/2, выпущенным 29 марта 2012 года. Задача Коллегии — определить издательскую политику и стандарты Секретариата, в том числе для отделений вне Центральных учреждений и региональных комиссий.

На веб-странице Издательской коллегии в интранете ООН — iSeek — внутренней коммуникационной платформе Секретариата ООН — по адресу https://iseek.un.org/publications-board можно найти всю информацию, включая годовую сводную Программу изданий, инструкции Совета для подразделений-составителей, представляющих свои предлагаемые издания, а также полную серию административных инструкций ST/AI 189 по изданиям и весьма практичное и полезное «Руководство по политике Организации Объединенных Наций в отношении изданий». И хотя Руководство существует пока лишь в виде проекта, Коллегия рекомендует обращаться к нему для получения всей актуальной подробной информации о подготовке, содержании, формате, авторских правах и лицензировании изданий.

Шаг 1: Убедитесь, что соответствующее издание включено в Программу изданий ООН. В каждом представляющем подразделении назначен координатор Издательской коллегии, к которому можно обратиться за подробной информацией об изданиях, включенных в Программу. После проведения обзора Издательской коллегией ее секретариат через координатора информирует каждое подразделение-составитель о результатах обзора, а также о предоставляемых ею услугах, связанных с изданиями, включая идентификатор программы Издательской коллегии для каждого издания.

Шаг 2: Если вы являетесь соиздателем и/или соавтором издания, не позднее чем за месяц до его предполагаемой подачи для обработки в систему gDoc 2.0, свяжитесь с секретариатом Издательской коллегии, Нью-Йорк. Секретарь Издательской коллегии г-жа Ирина Лумельски: lumelsky@un.org

Примечание: Подразделения-составители, планирующие выпускать совместные издания, должны заключить соглашение с идентифицированными соиздателями. Они должны проконсультироваться с секретариатом Издательской коллегии до начала обсуждения совместных изданий со сторонами, которые не являются подразделениями системы ООН (включая многосторонние банки развития), и не должны брать на себя обязательства по совместному авторскому праву до подтверждения юридической возможности этого Управлением по правовым вопросам. Подразделения-составители должны выбрать в базе данных вариант совместного издания в том случае, если они предполагают, что документ будет опубликован совместно с другими подразделениями ООН и/или внешними организациями/издательствами. Подразделения-составители должны включать примечание с указанием количества предполагаемых соиздателей, их наименования и используемых ими языков, если таковые имеются, в дополнение к изданию на языке оригинала, в котором наименование совместного издания будет переведено и опубликовано. Выпуск совместных изданий является предпочтительным, поскольку это позволяет разделить расходы и сократить дублирование аналогичных изданий. Подразделения-составители не должны соглашаться брать на себя все расходы по производству и переводу и должны учитывать, что все проекты по совместному изданию требуют заключения соответствующего договора. Такие договоры согласовываются и готовятся секретариатом Издательской коллегии в Нью-Йорке.

Шаг 3: Заполните анкету для Секции сбыта и маркетинга изданий Организации Объединенных Наций в Нью-Йорке, следуя приведенным ниже инструкциям, полученным из Нью-Йорка:

• Войдите в систему под своим именем пользователя и паролем UniteID по адресу: https://shop.un.org/user/login.
  Примечание: Система отключается через 15 минут бездействия. На открытие анкеты на следующем этапе отводится 15 минут.
• Если вы впервые заходите в эту систему до перехода к следующему шагу выждите 
  24–48 часов, чтобы дать возможность пройти первичную проверку. Если в данный момент вы не в состоянии войти в систему с помощью своего UniteID, нажмите внизу страницы на поле «Как связаться с нами».
• После входа в систему откройте анкету автора по адресу: https://shop.un.org/form/author-questionnaire. 
• Открытие анкеты автора может занять от 24 до 48 часов после первого входа в систему из-за дополнительных мер безопасности Управления информационно-коммуникационных технологий (УИКТ). Вы немедленно получаете доступ к ней. Если вам немедленно требуется первый доступ просьба связаться с нами после того, как вы успешно перейдете по первой ссылке.

Шаг 4: Войдите в систему gDoc2.0 и создайте прогноз для вашего издания (шаги по созданию прогноза описаны на отдельном листе под названием «Прогнозирование изданий для перевода».

Шаг 5: Заполните форму «Demande d'impression» (заявка на печать) (ЗП) (можно получить в вашем подразделении или в Секции управления документооборотом), используя соответствующую информацию из прогноза, и направьте ее в Секцию на предмет проверки.

Шаг 6: Получите номера ISSN (если речь идет о серии изданий) и eISSN (если это необходимо): номера ISSN зависят от языка и выдаются Международным центром ISSN https://portal.issn.org/. После отправки анкеты автора Секция сбыта и маркетинга изданий в Нью-Йорке обязательно укажет номера ISSN и/или eISSN в своем электронном ответе, если они существуют. Если таковых нет, зарегистрируйте новый запрос по адресу: http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/.  

Шаг 7: За две недели до представления документа отправьте по электронной почте одобренную заявку на печать, ответ из Секции сбыта и маркетинга изданий и файл(ы) со штрих-кодами, если необходимо, в адрес координатора Секции управления документооборотом по адресу: dms-coordination@un.org.

Примечание: Эта же процедура применима и к изданиям только в электронном виде.

Шаг 1: В системе gDoc2.0, если ваше издание предназначено для воспроизведения (только печать), создайте запрос и введите соответствующий идентификационный номер Издательской коллегии. Ряд полей будет обновлен автоматически. Заполните все обязательные поля в системе gDoc2.0, где это требуется.

Если ваше издание предназначено для перевода на другие языки представьте издание в системе gDoc 2.0, используя идентификатор прогноза, и укажите все требуемые параметры.

Шаг 2: Загрузите следующие файлы в систему gDoc 2.0:

1. утвержденную заявку на печать
2. титульную страницу
3. файл Word с готовым к печати окончательным текстом (в одном редактируемом файле)
4. штрих-коды для ISBN и eISBN
5. информацию об особенностях печати, таких как цвета
6. полностью маркированные фотографии, графики, вспомогательные файлы Excel (должны соответствовать окончательному тексту) и т. д.
7. сведения о совместном издании и соавторстве, согласие/одобрение Издательской коллегии, если это необходимо

Секция управления документооборотом проверит следующие элементы вашей заявки, прежде чем отправить ее на обработку:

• символ: отсутствие пробелов в нумерации; символы серии следует сохранить; изменения в ранее выпущенных изданиях должны содержать суффикс — Rev., Amend., Corr. и т. д.
• название издания: должно соответствовать или быть очень близким к названию в программе Издательской коллегии. Необходимо отразить изменения в тексте, такие как проект, предварительный вариант, пересмотр, поправки
• общее количество страниц оригинала: включает обложку и титульные страницы
• запрашиваемая дата завершения: должна соответствовать выпуску последнего из языковых вариантов (см. этап 2)
• мандат: мандат директивного органа, на основании которого принимается решение об издании
• предоставление информации: информация о консультантах и выдающих разрешение и осуществляющих заверение должностных лицах
• бюджет: если задействованы внебюджетные средства, необходимо включить смету расходов, выпущенную Отделом конференционного управления и содержащую блок кодирования «Умоджа»
• информация об органе: правильно ли выбрана из выпадающего меню в системе gDoc 2.0
• информация об издании: год Программы и идентификационный номер Издательской коллегии
• номера ISSN и eISSN: в случае присвоения Международным центром iSSN
• номера ISBN и eISBN: если применимо
• страницы оригинала: технические требования, которые уже должны быть согласованы с Полиграфической секцией
• инструкции в системе gDoc 2.0: любые особые инструкции, например даты проведения соответствующего заседания/мероприятия и издания для перевода, электронные адреса лиц, которые должны получить переведенный текст для утверждения
• языки: только для печати, пометьте все языки, которые будут представлены в графе «Язык оригинала». Обратите внимание, что расходы на перевод, выходящие за рамки установленных норм, будут считаться внебюджетными (необходимо будет выделить на это средства)

Обработка изданий проходит в два этапа:

1. Вариант на языке оригинала отправляется на обработку/печать.
2. Начинается работа по переводу на другие языки. Если вы хотите изучить возможность параллельной обработки, при которой два шага осуществляются одновременно, обращайтесь в Секцию управления документооборотом.

ЭТАП 1 (для обработки вариантов на всех языках оригинала)

Шаг 1: В Полиграфической секции вы получите «Bon a tirer» (BAT) («распоряжение печатать») с готовым к печати PDF-вариантом вашего издания. В зависимости от объема представленных материалов и объема работы этот срок может составлять до четырех недель.

Шаг 2: Получив «распоряжение печатать», проверьте элементы форматирования в PDF. Внесите необходимые исправления в макет и верните подписанное «распоряжение печатать» в Полиграфическую секцию в течение одной недели после получения. «Распоряжение печатать» действительно только для внесения исправлений в макет. На этом этапе исправления в текст вносить не следует. После этого этапа исправления для внесения в текст не принимаются.

Шаг 3: После подтверждения изменений в макете, если таковые имеются, вы получите еще одно «распоряжение печатать» с окончательным файлом PDF. Как только подписанное «распоряжение печатать» возвращается в Полиграфическую секцию, ваше издание отправляется в печать.

Шаг 4: Печать завершена и документ доставляется по указанному адресу. При больших объемах, превышающих три коробки, просьба самостоятельно договориться с Секцией распространения документов, которая направит вас в соответствующие службы.

ЭТАП 2 (если издание предназначено также для перевода)

Шаг 1: Когда вы получите окончательную версию в формате PDF после утверждения «распоряжения печатать» на этапе 1, описанном выше, преобразуйте PDF-файл в файл Microsoft Word.

Шаг 2: Проверьте преобразованные файлы на следующие ошибки: пропущенная(ые) глава(ы) или части текста, заголовок и номера пунктов, наличие всех номеров сносок и текста в них, слова, замененные квадратами или вопросительными знаками, полнота текста в таблицах, на диаграммах и т. д.

Шаг 3: После завершения проверки отправьте окончательный файл Word через систему gDoc 2.0, пометив его «Окончательный текст». Загрузите PDF-версию в систему gDoc 2.0, включая все ссылки и размеченную копию (если документ ранее переводился).

Шаг 4: Отправьте электронное письмо в Секцию управления документооборотом с подтверждением, что все файлы загружены. Только после этого файлы будут отправлены на обработку в секции перевода. Примечание: Без этого шага перевод не может быть начат, поэтому весьма важно, чтобы он был выполнен должным образом.

Шаг 5: После завершения перевода вы получите по электронной почте электронные версии изданий для проверки. В вашем распоряжении пять рабочих дней, чтобы проверить перевод на отсутствие ошибок. На этом этапе вы можете напрямую обратиться в соответствующие секции перевода, чтобы обсудить терминологические вопросы или другие элементы текста. Существенные изменения на данном этапе в текст внесены быть не могут. По истечении этого времени текст будет «выведен» из режима обработки.

Шаг 6: Вы получите еще одно «распоряжение печатать» с готовой к печати PDF-версией на различных языках из Полиграфической секции. Проверьте элементы макета в PDF-файле. Внесите необходимые исправления в макет и верните подписанное «распоряжение печатать» в Полиграфическую секцию в течение одной недели после получения. На этом этапе исправления в текст вносить не следует. После этого этапа исправления для внесения в текст не принимаются. Как только подписанное «распоряжение печатать» возвращается в Полиграфическую секцию, ваше издание отправляется в печать.

Шаг 7: Печать завершена и документ доставляется по указанному адресу. При больших объемах, превышающих три коробки, просьба самостоятельно договориться с Секцией распространения документов, которая направит вас в соответствующие службы.