Le Comité des publications est un organe du Secrétariat de l’ONU régi par la circulaire du Secrétaire général ST/SGB/2012/2 publiée le 29 mars 2012. Il a pour objet de fixer les normes et politiques du Secrétariat (y compris les bureaux hors Siège et les commissions régionales) en matière de publications.

Le Comité des publications possède une page Web sur iSeek, la plateforme Intranet du Secrétariat de l’ONU (https://iseek.un.org/fr/publications-board), sur laquelle figurent toutes les informations utiles, dont le programme annuel global des publications, les instructions du Comité à l’intention des départements auteurs qui soumettent leurs propositions de publications, l’ensemble des instructions administratives ST/AI 189 relatives aux publications, ainsi que le très pratique et utile Manuel pour l’élaboration des publications des Nations Unies. Si le Manuel est encore à l’état de projet, le Comité recommande de le consulter pour obtenir des informations détaillées et à jour sur l’élaboration, le contenu et la mise en forme des publications, les droits d’auteur et l’octroi de licences.

Étape 1 : Vérifiez que la publication est inscrite dans le Programme des publications des Nations Unies. Chaque entité autrice a une personne référente au Comité des publications, qui peut répondre à toute demande de renseignement sur les publications inscrites au Programme. Une fois que le Comité des publications a terminé son examen, son secrétariat informe chaque département auteur, par l’intermédiaire de la personne référente, du résultat de l’examen ainsi que des services que le Comité assure, dont l’attribution à chaque publication d’un numéro d’identification dans le programme.

Étape 2 : Si vous copubliez et/ou corédigez une publication, contactez le secrétariat du Comité des publications, à New York, au moins un mois avant la date à laquelle vous devez soumettre la publication dans gDoc2.0 pour traitement. M^me Irina Lumelsky, secrétaire du Comité des publications : lumelsky@un.org.

Note : Tout département auteur qui prévoit de produire une copublication doit conclure un accord avec l’entité qui entend publier conjointement avec lui. Avant d’entamer des discussions en vue de l’élaboration d’une publication conjointe avec une partie qui n’est pas une entité du système des Nations Unies (y compris une banque multilatérale de développement), il doit consulter le secrétariat du Comité des publications et il ne doit pas prendre d’engagement relatif à des droits d’auteur conjoints avant que le Bureau des affaires juridiques n’ait confirmé que cela est légalement autorisé. Les départements auteurs doivent sélectionner le type de copublication dans la base de données lorsqu’il est prévu qu’un titre soit publié conjointement avec d’autres entités des Nations Unies et/ou des entités externes. Ils doivent ajouter une note indiquant le nombre d’entités qui doivent copublier, leur nom et, le cas échéant, les langues dans lesquelles la publication sera traduite et publiée, en plus de la version originale. La copublication est encouragée car elle permet de partager les coûts et d’éviter la production de plusieurs publications similaires. Les départements auteurs ne doivent pas accepter de prendre en charge tous les coûts de production et de traduction et doivent tenir compte du fait que tout projet de publication conjointe doit faire l’objet d’un contrat de copublication. Ces contrats sont négociés et établis par le secrétariat du Comité des publications, à New York.

Étape 3 : Remplissez le questionnaire pour la Section des ventes et de la commercialisation des publications des Nations Unies (New York) en suivant les instructions communiquées par celle-ci :

• Connectez-vous avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe UniteID à l’adresse suivante : https://shop.un.org/user/login. Note : vous serez automatiquement déconnecté(e) après 15 minutes d’inactivité. Il faut donc ouvrir le questionnaire dans un délai de 15 minutes.
• Si vous utilisez le système pour la première fois, vous devrez attendre que la procédure d’autorisation initiale soit terminée, à savoir 24 à 48 heures, avant de pouvoir passer à l’étape suivante. Si vous n’arrivez pas à vous connecter avec votre identifiant UniteID à ce stade, cliquez en bas de la page sur « Nous contacter ».
• Après vous être connecté(e) comme indiqué ci-dessus, ouvrez le questionnaire destiné aux entités autrices, à l’adresse suivante : https://shop.un.org/form/author-questionnaire.
• Après la première connexion, l’ouverture du questionnaire peut prendre jusqu’à 24 ou 48 heures, en raison des mesures de sécurité supplémentaires appliquées par le Bureau de l’informatique et des communications. Vous aurez un accès immédiat les fois suivantes. Si vous avez besoin d’un accès immédiat dès la première connexion, veuillez nous contacter après avoir réussi à vous connecter avec le premier lien fourni.

Étape 4 : Connectez-vous à gDoc2.0 et créez une prévision pour votre publication (les étapes de la création d’une prévision sont décrites sur une page distincte, intitulée « Prévision des publications à traduire »).

Étape 5 : Remplissez le formulaire de demande d’impression (DI) (que vous pouvez obtenir auprès de votre bureau ou de DMS) en utilisant les informations fournies dans la prévision et soumettez le formulaire à DMS pour vérification.

Étape 6 : S’il s’agit d’une publication en série, obtenez les numéros ISSN et eISSN (s’il y a lieu) pour chacune des versions linguistiques auprès du Centre international de l’ISSN (https://portal.issn.org/). Une fois le questionnaire destiné aux entités autrices soumis, la Section des ventes et de la commercialisation indiquera systématiquement dans ses courriels de réponse les numéros ISSN et eISSN, lorsqu’ils existent. Si ce n’est pas le cas, faites une nouvelle demande à l’adresse https://www.issn.org/fr/services-et-prestations/demander-un-issn/.

Étape 7 : Deux semaines avant de soumettre la publication, envoyez la demande d’impression validée, la réponse de la Section de la vente et de la commercialisation et le(s) fichier(s) de codes-barres, si nécessaire, par courriel à la personne chargée de la coordination à DMS, à l’adresse : dms-coordination@un.org.

Note : La même procédure s’applique aux publications qui paraissent uniquement au format électronique.

Étape 1 : Dans gDoc2.0, si la publication est destinée à la reproduction (impression uniquement), créez une demande et saisissez le numéro d’identification attribué par le Comité des publications. Plusieurs champs seront mis à jour automatiquement. Remplissez tous les champs indiqués comme obligatoires dans gDoc2.0.

Si la publication est destinée à être traduite, soumettez-la dans gDoc2.0 en utilisant l’identifiant généré dans le cadre des prévisions et remplissez tous les champs demandés.

Étape 2 : Téléversez les fichiers suivants dans gDoc2.0 :

1. La demande d’impression validée
2. La page de couverture
3. Le fichier Word unique et modifiable contenant le texte final prêt à être imprimé
4. Les codes-barres liés aux numéros ISBN et eISBN
5. Les instructions concernant l’impression (couleurs, par exemple)
6. Les photos, graphiques, fichiers Excel (qui doivent correspondre à ceux figurant dans le texte final) et autres éléments visuels, rigoureusement nommés
7. L’accord de copublication ou de corédaction et l’approbation du Comité des publications, s’il y a lieu

Avant de programmer le traitement de la publication, DMS vérifiera les éléments suivants :

• Cote : pas de rupture dans la numérotation, série de cotes respectée, suffixe idoine (Rev., Amend., Corr., etc.) ajouté en cas de modification d’une publication déjà parue
• Titre de la publication : identique ou presque à celui qui figure dans le programme du Comité des publications ; doit comprendre toute indication relative au stade d’élaboration (projet, version préliminaire, révision, modification)
• Nombre total de pages de l’original : y compris les pages de couverture et de titre
• Date de fin de traitement demandée : devrait correspondre à la publication de la dernière version linguistique (cf phase 2 du traitement)
• Mandat : texte adopté par un organe délibérant dans lequel est décidée l’élaboration de la publication
• Informations sur les soumetteurs : informations sur les fonctionnaires chargés des consultations, des autorisations et des certifications
• Renseignements sur le type de financement : en cas de financement extrabudgétaire, une prévision de dépenses établie par la Division de la gestion des conférences (DCM) et portant le bloc d’imputation d’Umoja doit être incluse
• Désignation de l’entité : doit être correctement sélectionnée dans le menu déroulant de gDoc2.0
• Référence de la publication : année du programme du Comité des publications et numéro d’identification
• Numéros ISSN et eISSN : s’ils ont été attribués par le Centre international de l’ISSN
• Numéros ISBN et eISBN : s’il y a lieu
• Instructions pour l’impression : précisions relatives à la production qui devraient déjà avoir été convenues avec la Section de l’impression
• Instructions données dans gDoc2.0 : instructions spéciales, telles que les dates de la réunion ou manifestation connexe, et, pour les publications devant être traduites, les adresses électroniques des personnes devant recevoir le texte traduit pour approbation
• Langues : pour l’impression uniquement, cocher toutes les versions linguistiques devant être soumises dans la colonne « Original ». À noter : la traduction dans les langues non prévues sera considérée comme relevant de ressources extrabudgétaires (fonds à fournir).

Le traitement des publications se fait en deux phases :

1. La version originale est envoyée pour traitement et impression.
2. Le travail de traduction commence. Si vous souhaitez étudier les possibilités de traitement parallèle, c’est-à-dire la réalisation simultanée des deux phases, veuillez contacter DMS.

PHASE 1 (traitement de toutes les versions originales)

Étape 1 : La Section de l’impression vous envoie le bon à tirer (BAT) avec une version PDF prête à imprimer de votre publication. En fonction du volume de la publication et du travail à réaliser, cela peut prendre jusqu’à quatre semaines.

Étape 2 : Lorsque vous recevez le BAT, vérifiez les éléments de mise en forme dans le PDF. Apportez les corrections nécessaires à la mise en page et renvoyez le BAT signé à la Section de l’impression dans un délai d’une semaine après réception. Seules des corrections de mise en page peuvent être apportées au BAT. Aucune correction ne doit être apportée au texte à ce stade et aucune correction ne pourra y être apportée ultérieurement.

Étape 3 : Une fois les modifications de mise en page confirmées, vous recevez un autre BAT avec un fichier PDF final. Dès que la Section de l’impression reçoit le BAT signé, la publication est envoyée à l’impression.

Étape 4 : La publication est imprimée et livrée à l’adresse indiquée. Si la quantité d’exemplaires demandée remplit plus de trois cartons, veuillez prendre des dispositions particulières en contactant la Section de la distribution, qui vous orientera vers les services idoines.

PHASE 2 (si la publication est également destinée à être traduite)

Étape 1 : Lorsqu’après avoir approuvé le BAT dans le cadre de la phase 1 décrite ci-dessus, vous recevez le fichier PDF final, convertissez ce dernier en fichier Microsoft Word.

Étape 2 : Vérifiez que tout est correct dans les fichiers convertis : pas de sections ou de passages manquants, pas de problème dans la numérotation des parties, des paragraphes ou des notes de bas de page, ni dans le contenu de ces dernières, pas de mots remplacés par des carrés ou des points d’interrogation, pas de texte manquant dans les tableaux et graphiques, etc.

Étape 3 : Une fois les vérifications terminées, téléchargez le fichier Word final dans gDoc2.0 en tant que « Final Text ». Téléchargez également le fichier PDF dans gDoc2.0, éventuellement accompagné de références et d’un exemplaire annoté, si une version antérieure a été traduite.

Étape 4 : Envoyez un courriel à DMS pour confirmer que tous les fichiers ont été téléchargés. Ce n’est qu’après cela que les fichiers seront envoyés aux sections de traduction. À noter : il est de la plus haute importance de procéder à cette étape, car la traduction ne peut pas commencer tant que DMS n’a pas reçu de courriel.

Étape 5 : Une fois la traduction terminée, vous recevez par courriel des fichiers électroniques des différentes versions linguistiques pour vérification. Vous avez cinq jours ouvrables pour vérifier le contenu des versions traduites. À ce stade, vous pouvez contacter directement les sections de traduction pour discuter de questions terminologiques ou d’autres aspects du texte. Aucune modification majeure ne peut être apportée au texte à ce stade. Après cela, le document sortira des services de traitement de texte.

Étape 6 : La Section de l’impression vous envoie un BAT avec un fichier PDF prêt à imprimer de chaque version linguistique de votre publication. Vérifiez les éléments de mise en page dans les PDF. Apportez les corrections nécessaires à la mise en page et renvoyez le BAT signé à la Section de l’impression dans un délai d’une semaine après réception. Aucune correction ne doit être apportée au texte à ce stade et aucune correction ne pourra y être apportée ultérieurement. Dès que la Section de l’impression reçoit le BAT signé, la publication est envoyée à l’impression.

Étape 7 : La publication est imprimée et livrée à l’adresse indiquée. Si la quantité d’exemplaires demandée remplit plus de trois cartons, veuillez prendre des dispositions particulières en contactant la Section de la distribution, qui vous orientera vers les services idoines.